การจ้างพนักงานสแกน เอกสารและ ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร ?

1. การเติบโตของข้อมูลจำนวนมาก

ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ผลักดันความต้องการโซลูชันการจัดการเอกสาร เรากำลังดิ้นรนกับข้อมูลตั้งแต่ช่วงปลายยุค 90 และต้นสหัสวรรษ จำนวนข้อมูลทั้งหมดที่สร้าง บันทึก และใช้งานทั่วโลกคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็นมากกว่า180 เซตตะไบต์ภายในปี 2568

แม้กระทั่งทุกวันนี้ เราไม่สามารถพูดได้ว่าเราได้จัดการกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นอย่างสมบูรณ์แล้ว บิ๊กดาต้า เป็นคำที่นิยมในวงการอุตสาหกรรม ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการเติบโตแบบทวีคูณของข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลในลักษณะที่มีการจัดระเบียบอย่างประณีตและเข้าใจได้ ทำให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในท้ายที่สุด

2. ประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกิจกรรมขององค์กรทั้งหมด บริษัทลงทุนทั้งเวลาและเงินเป็นจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่แม้ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในระบบของพวกเขาก็อาจมีการแตกสาขาครั้งใหญ่และส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ   อนุญาตให้ตรวจสอบเอกสาร กระบวนการอัตโนมัติ การกำหนดเวอร์ชัน และการติดตามการเปลี่ยนแปลง ปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต DMS นำเสนอ  โซลูชันการจัดการการเก็บรักษาบันทึก ที่สมบูรณ์  สำหรับบันทึกของคุณ ซึ่งช่วยให้ระบุ จัดประเภท และจัดการบันทึกได้ง่ายขึ้นตามนโยบายภายในและกฎหมายกำกับดูแลของคุณ

3. กระบวนการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น

อย่างไรก็ตาม ด้วย DMS คุณไม่ต้องกังวลกับการตัดสินใจผิดพลาด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมาพร้อมกับเครื่องมือวิเคราะห์และข้อมูลเชิงลึกมากมายที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ต้องเผชิญกับความท้าทายในการตัดสินใจทุกวันและไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมหรือเหตุผลที่สมควรจะเข้าถึง ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมักรู้สึกว่าต้องการ DMS จึงมีข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจ

4. การกู้คืนจากภัยพิบัติ

แม้จะมีอันตราย แต่บริษัทต่างๆ ไม่ได้ป้องกันภัยพิบัติอย่างเพียงพอ จากรายงานของ The Biggest Data Breaches of 2021พบว่า ธุรกิจกว่าครึ่ง ( 54% ) มีแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่จัดทำเป็นเอกสารสำหรับองค์กร ซึ่งหมายความว่าภัยพิบัติอาจเป็นหายนะสำหรับบริษัทต่างๆ โดยเฉพาะบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง ไม่ว่าคุณจะอาศัยอยู่ในนิวยอร์ก กลัวพายุครั้งต่อไป หรือนั่งอยู่ในแคลิฟอร์เนียเพื่อกังวลเรื่องแผ่นดินไหวครั้งต่อไป คุณก็รู้ดีว่าคุณไม่มีภูมิคุ้มกันต่อภัยพิบัติ ความกลัวนี้เป็นแรงผลักดันหลักสำหรับผู้คนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีระบบการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่ง 

5. ความปลอดภัย

ในขณะที่เราคิดอยู่เสมอว่าการจัดการ ประสิทธิภาพการทำงาน และองค์กรที่ดีขึ้นเป็นเหตุผลหลักที่อยู่เบื้องหลังการนำ DMS มาใช้ แต่ดูเหมือนว่าบริษัทต่างๆ จะนำ DMS ไปใช้เพราะความกลัว ไม่ว่าจะเป็นความกลัวความยุ่งยากทางกฎหมาย ความกลัวต่อภัยพิบัติ หรือความกลัวต่อการละเมิดความปลอดภัย แทนที่จะใช้เหตุผลเชิงบวก มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ต่อไปนี้คือเหตุผลบางประการที่บริษัทบางแห่งคิดว่าการซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault อาจเป็นความคิดที่ดี