การจัดการเอกสารภายใน คุณสนใจที่จะจัดระเบียบความรู้ของธุรกิจของคุณเป็นเอกสารภายในหรือไม่? คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการจัดทำเอกสารความรู้ของบริษัทของคุณ
ทุกบริษัทมีความรู้จำนวนมหาศาลล่องลอยอยู่ทั่วไป ซ่อนอยู่ในช่องทาง Slack และเครือข่ายอีเมล เก็บไว้ในไฟล์และโฟลเดอร์ หรือแม้แต่ในหัวของพนักงานของคุณ นี่ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิผลในการจัดการกับความรู้ของบริษัท และนำไปสู่การเสียเวลาและความพยายามโดยเปล่าประโยชน์
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดทำเอกสารภายใน และเหตุใดจึงสำคัญที่จะต้องจัดทำเอกสารความรู้ของบริษัทของคุณ
วัตถุประสงค์ของการจัดทำเอกสารภายในคืออะไร
คำจำกัดความของเอกสารภายในคือบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับกระบวนการของบริษัทของคุณ ซึ่งพนักงานสามารถใช้เพื่อทำงานให้เสร็จสิ้นได้ ตรงกันข้ามกับเอกสารภายนอกซึ่งมีไว้สำหรับลูกค้า เอกสารภายในเขียนขึ้นสำหรับพนักงานเท่านั้น
จุดมุ่งหมายของการจัดทำเอกสารภายในคือกระบวนการรวบรวมความรู้ของบริษัทของคุณเข้าด้วยกันในที่เดียว มีการบันทึกข้อมูลความรู้เพื่อประโยชน์ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล การตลาด การขาย การพัฒนา การเงิน ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า และทีมอื่นๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทของคุณ
ประเภทของเอกสารภายใน
มีเอกสารภายในหลายประเภทที่คุณอาจพบ
เอกสารของทีมเป็นของทีมเฉพาะในบริษัทของคุณ เอกสารนี้ประกอบด้วยหัวข้อที่สำคัญ เช่น คู่มือสไตล์ การประชุม กลยุทธ์ของทีม และอื่นๆ
เอกสารโครงการมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ แผนงานโครงการ แผนการจัดการโครงการเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ เอกสารทางเทคนิคเป็นต้น
เอกสารประกอบกระบวนการ อธิบายถึงขั้นตอนและเวิร์กโฟลว์ต่างๆ ที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะอย่างเหมาะสม ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐาน , แผนที่ความรู้ เป็นต้น
ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารภายใน
ไม่มีความลับที่หลายบริษัทรู้สึกลังเลที่จะลงทุนในเอกสารภายในของตน พวกเขาเห็นว่าเป็นการเสียเวลา โดยคิดว่าจะไม่มีใครอ่านมัน หรือคิดว่าพวกเขาไม่ต้องการเอกสารตั้งแต่แรก
แท้จริงแล้ว เป็นความจริงที่หากเอกสารของคุณส่งเดช ไม่เป็นระเบียบ และไม่สมบูรณ์ พนักงานก็ไม่น่าจะได้รับคุณค่ามากนักจากเอกสารนั้น หากคุณไม่ลงทุนอย่างเหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์และกระบวนการของคุณ เอกสารที่คุณจัดทำมักจะมีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐาน การจัดการเอกสารภายใน
เอกสารภายในคุณภาพสูงสุดนั้นคุ้มค่ากับความพยายามของคุณ นี่คือเหตุผล:
1. อำนวยความสะดวกในการถ่ายโอนความรู้
พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา20% ของเวลาทำงานเพื่อค้นหาข้อมูลหรือขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน เมื่อคุณกระตุ้นให้พนักงานสร้างเอกสารภายใน การถ่ายโอนความรู้สามารถเกิดขึ้นได้จากหนึ่งไปยังอีกหลายคน แทนที่จะเป็นความรู้ที่มีค่าอยู่ในหัวของพนักงาน ความรู้จะถูกแบ่งปันทั่วทั้งองค์กรเพื่อประโยชน์ของทุกคน
2. ป้องกันการสูญเสียความรู้
เมื่อคุณล้มเหลวในการจัดทำเอกสารความรู้ของคุณ คุณตกอยู่ในอันตรายที่จะสูญเสียทรัพย์สินที่สำคัญเมื่อใดก็ตามที่พนักงานลาพักร้อน ลาป่วย หรือลาหยุดทั้งหมด บริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 สูญเสียอย่างน้อย31.5 พันล้านดอลลาร์ต่อปีจากการไม่แบ่งปันความรู้ เอกสารภายในหมายความว่าคุณเก็บความรู้ไว้ใช้ในอนาคต และคุณกำลังป้องกันการออกจากงานของพนักงาน
3. ปรับปรุงผลผลิต
หากไม่มีเอกสารภายใน พนักงานจะประสบปัญหาในการหาคำตอบสำหรับคำถามทั่วไป การมีเอกสารที่เกี่ยวข้องหมายความว่าพนักงานของคุณใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลน้อยลง ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจของทีม ด้วยการฝึกการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ บริษัท70% เชื่อว่าสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างน้อย 20 %
4. ฝึกฝนสมาชิกในทีมใหม่ให้เร็วขึ้น
ประสบการณ์การรับพนักงานที่ดีหมายความว่าพนักงานจะอยู่กับบริษัทของคุณนานถึงสามปี เมื่อพนักงานใหม่เริ่มต้นที่บริษัทของคุณ พนักงานอาวุโสต้องใช้เวลาอันมีค่านอกเหนือจากงานปกติเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่คนนี้ เอกสารภายในหมายความว่าสามารถจ้างงานใหม่ได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องใช้เวลากับเพื่อนร่วมงานมากนัก
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารภายใน
ตอนนี้เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยในการจัดการเอกสารภายในของคุณ
1. ประเมินเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว
เมื่อคุณเริ่มโครงการใหม่ในการสร้างเอกสารภายในของคุณ คุณน่าจะมีสินทรัพย์ความรู้มากมายซ่อนอยู่ในเครื่องมือสื่อสารของบริษัทต่างๆ
รวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในที่เดียวเพื่อเป็นจุดเริ่มต้นในการจัดระเบียบเอกสารภายในของคุณ คุณจะต้องใช้ความพยายามน้อยลงเนื่องจากคุณจะไม่สร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ แต่คุณกำลังใช้ประโยชน์จากเอกสารที่มีอยู่แล้วแทน
หากคุณเริ่มต้นจากศูนย์ ก่อนอื่นให้ระบุว่าพนักงานคนใดรับผิดชอบกระบวนการที่คุณต้องการจัดทำเอกสาร เพื่อที่คุณจะได้ขอความช่วยเหลือจากพวกเขาในการสร้างเอกสารประกอบ
2. กำหนดแชมเปี้ยนความรู้
การจัดทำเอกสารไม่ใช่กิจกรรมที่คุณควรทำเพียงลำพัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับสมาชิกของทุกทีมเพื่อสร้างเนื้อหา ท้ายที่สุดแล้ว พนักงานเหล่านี้คือบุคลากรแถวหน้าซึ่งรู้จักเอกสารประกอบดีที่สุด ดังนั้นพวกเขาจึงควรรับผิดชอบในการสร้างเอกสารดังกล่าว
พนักงานของคุณไม่ใช่นักเขียนเชิงเทคนิคมืออาชีพ ดังนั้นพวกเขาจึงมักต้องการความช่วยเหลือในการเขียนเนื้อหา สร้างกระบวนการตรวจสอบเนื้อหาเพื่อให้คุณสามารถควบคุมเนื้อหาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหานั้นเขียนขึ้นตามมาตรฐานที่ดี
3. วางแผนโครงสร้างเอกสารภายในของคุณ
เอกสารภายในของคุณจำเป็นต้องมีโครงสร้างเพื่อให้พนักงานสามารถเรียกดูและค้นพบเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย สิ่งสุดท้ายที่ทุกคนต้องการคือความยุ่งเหยิงที่ไม่มีโครงสร้าง ซึ่งจะขัดขวางไม่ให้พนักงานใช้เอกสารของคุณและทำให้พวกเขากลับไปใช้แนวทางเดิม
การลงทุนในสถาปัตยกรรมข้อมูลของเอกสารภายในของคุณเป็นสิ่งสำคัญ เลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสมสำหรับเอกสารประกอบของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแถบนำทางด้านซ้ายแสดงเนื้อหาและหมวดหมู่ของคุณ
4. ทำให้มันง่ายและเข้าถึงได้
สิ่งสำคัญอันดับหนึ่งของคุณคือการให้พนักงานใช้เอกสารของคุณเป็นประจำ เพื่อให้เป็นไปได้ เอกสารของคุณควรเรียบง่ายและเข้าถึงได้ หลีกเลี่ยงศัพท์แสงถ้าเป็นไปได้และใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดโครงสร้างบทความของคุณเป็นส่วนและส่วนย่อย ใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และสารบัญสำหรับบทความขนาดยาว แนวคิดทั้งหมดคือการทำให้บทความของคุณเข้าถึงได้มากที่สุด ทำให้ผู้อ่านสามารถสแกนเนื้อหาได้ และลดความพยายามในการอ่านบทความของคุณ
5. เลือกเครื่องมือจัดทำเอกสารที่เหมาะสม
มีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้สำหรับเอกสารภายในของคุณ ตั้งแต่เครื่องมือการจัดการเอกสาร เช่นGoogle ไดรฟ์ไปจนถึงวิกิภายในและฐานความรู้ภายใน
เราอยากจะใช้โอกาสนี้เพื่อเน้นซอฟต์แวร์ฐานความรู้ Helpjuice ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ทรงพลังและใช้งานง่ายซึ่งเหมาะสำหรับการสร้างเอกสารภายใน ซอฟต์แวร์นี้เรียบง่ายมาก คุณสามารถเริ่มต้นได้ทันที และคุณจะสามารถเริ่มต้นใช้งานเนื้อหาใหม่ได้ภายในไม่กี่นาที
ไม่ว่าคุณจะเลือกโซลูชันใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:
- แก้ไขเนื้อหาได้ง่ายแม้กับผู้ใช้ที่ไม่ใช้เทคโนโลยี
- ประกอบด้วยฟังก์ชันการค้นหาที่รวดเร็วและครอบคลุม
- ช่วยให้คุณสร้างการนำทางที่ใช้งานง่ายสำหรับเอกสารของคุณ
- รวมเข้ากับเครื่องมือยอดนิยมอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณ
เอกสารภายในของคุณจะใช้งานไม่ได้หากพนักงานของคุณไม่สามารถทำการค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ ประสบการณ์การค้นหาและการนำทางที่ขาดความดแจ่มใสทำลายจุดประสงค์ทั้งหมดของเอกสารของคุณตั้งแต่เริ่มต้น
วัตถุประสงค์ของเอกสารภายในของคุณคือการทำให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายและทำงานได้ดีขึ้น เพื่อช่วยให้เอกสารของคุณบรรลุเป้าหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงทุนในการค้นหาและการนำทางที่มีประสิทธิภาพ
แถบค้นหาของคุณควรมีความสามารถเหมือน Google ที่พนักงานสามารถใช้เพื่อรับคำแนะนำบทความได้ทันทีและถูกต้อง เชื่อมโยงบทความแต่ละบทความเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถค้นพบเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้เมื่อใช้ฐานความรู้ของคุณ
6. อย่าทำเอกสารมากเกินไป
คุณอาจพบว่าคุณมีหลายสิ่งหลายอย่างที่คุณสามารถจัดทำเป็นเอกสารได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานของคุณล้นหลามด้วยเนื้อหาที่ไม่จำเป็นจำนวนมาก เพียงจัดทำเอกสารขั้นต่ำที่คุณต้องการเพื่อให้เอกสารภายในของคุณมีประสิทธิภาพ
และนั่นหมายถึงการตรวจสอบเอกสารของคุณเป็นประจำเพื่อค้นหาเนื้อหาที่อาจถูกลบออกเนื่องจากไม่มีประโยชน์อีกต่อไป อย่าเก็บเอกสารไว้ “ในกรณี” ที่คุณอาจจำเป็นต้องใช้ – อย่าใช้ความรุนแรงเมื่อตัดทอนเอกสารของคุณ
7. เพิ่มภาพในเอกสารของคุณ
เอกสารของคุณมีแนวโน้มที่จะผิดหวังหากเป็นแบบข้อความเพียงอย่างเดียว การเพิ่มรูปภาพและวิดีโอ ผังงานและไดอะแกรมจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์การจัดทำเอกสารและดึงดูดพนักงานของคุณมากกว่าข้อความเพียงอย่างเดียว
ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว อย่าพึ่งพารูปภาพและวิดีโอมากเกินไป – ให้พนักงานมีทางเลือกที่จะไม่ใช้พวกเขาหากไม่ต้องการใช้ภาพไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ข้อความในเอกสารของคุณควรแยกเป็นเอกเทศและเข้าใจได้แม้ว่าภาพจะถูกนำออกไป
8. ทำงานจากคู่มือสไตล์
คู่มือสไตล์บริษัทของคุณเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้เอกสารของคุณมีความสอดคล้องและสอดคล้องกับแบรนด์ คุณน่าจะมีผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อต่างๆ มากมายที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสารของคุณ ซึ่งแต่ละคนจะเขียนด้วยวิธีที่แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้นคุณต้องสามารถชี้แนะสไตล์ให้พวกเขาได้
เมื่อคุณทำตามคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์สำหรับเนื้อหาของคุณ จะทำให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้นมาก เนื่องจากพนักงานรู้ว่าควรคาดหวังอะไร หากไม่มีคู่มือแนะนำสไตล์ เนื้อหาอาจขาดส่วนและสับสนได้
9. อัปเดตเอกสารของคุณอยู่เสมอ
เอกสารประกอบภายในไม่ใช่แบบฝึกหัดที่กำหนดไว้แล้วลืม เอกสารประกอบของคุณไม่เคย “เสร็จสิ้น” อย่างสมบูรณ์ เพราะมันพัฒนาไปตามวิวัฒนาการขององค์กร ตื่นตัวอยู่เสมอถึงโอกาสในการอัปเดตเอกสารของคุณเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายและขั้นตอนของบริษัท
ไม่ต้องบอกว่าคุณต้องทบทวนเอกสารภายในของคุณบ่อยๆ กำหนดการตรวจสอบรายไตรมาสสำหรับเนื้อหาทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่ามีสิ่งใดที่ล้าสมัยหรือผิดพลาดธรรมดา
10. รวบรวมคำติชมจากพนักงานของคุณ
อย่านั่งเฉยในขณะที่พนักงานอาจจะใช้เอกสารภายในของคุณหรือไม่ก็ได้ ขอความคิดเห็นจากพวกเขาอย่างแข็งขันเพื่อให้คุณทราบว่าเนื้อหาของคุณทำงานได้ดีเพียงใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ฐานความรู้ ที่จะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าฟังก์ชันการแสดงความคิดเห็นในแต่ละบทความ ซึ่งพนักงานสามารถใช้โอกาสในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ส่งแบบสำรวจเป็นประจำให้กับพนักงานเพื่อสอบถามว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับเอกสารภายในของคุณ ตรวจสอบการวิเคราะห์ฐานความรู้ของคุณเพื่อดูว่าผู้ใช้กำลังค้นหาคำใดและคำใดที่ไม่แสดงผลลัพธ์ใดๆ
ห่อ
หากคุณไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด พนักงานจะหยุดใช้เอกสารของคุณและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องของคุณไม่ต้องการเขียนเอกสารดังกล่าว เนื่องจากไม่มีใครใช้เอกสารดังกล่าว แม้ว่าคุณจะปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ แต่ก็ต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรและปลูกฝังนิสัยที่ถูกต้อง
เอกสารภายในเป็นความพยายามระยะยาวที่คุ้มค่ากับพลังงานที่คุณใช้ไป การทำให้เอกสารสำคัญพร้อมใช้งานหมายความว่าพนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และองค์กรของคุณมีความเสี่ยงน้อยลงที่จะสูญเสียความรู้ที่สำคัญ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
