การค้นหาองค์กร การค้นหาระดับองค์กรช่วยให้คุณเข้าถึงเนื้อหาได้จากทุกสถานที่ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ฐานข้อมูล เว็บไซต์ แอปพลิเคชัน ระบบเดิม และอื่นๆ จะแสดงผลลัพธ์สำหรับข้อมูล ที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง และแม้แต่ไฟล์รูปภาพที่จะถูกเก็บ แยกไว้ในที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
นอกเหนือจากฟังก์ชันการค้นหาตามคำสำคัญแล้ว การค้นหาระดับองค์กรยังให้ความสามารถต่างๆ เช่น การค้นหาข้อมูลรอบหัวข้อหรือธีม การเฝ้าติดตามผลการค้นหาสำหรับ การพัฒนาใหม่ๆ และการรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลที่ดึงออกมาตามเกณฑ์ที่กำหนด
ประโยชน์ของการค้นหาองค์กร
แต่ละวันมีการสร้างและรับข้อมูลจำนวนมากอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ซึ่งจะถูกจัดเก็บโดยบุคคลต่างๆ ในสถานที่ต่างๆ เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดหวังว่าพนักงาน ทุกคนจะรู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้จากที่ใดโดยไม่มีฟังก์ชันการค้นหาที่เชื่อมโยงระบบที่แตกต่างกันเหล่านี้
การค้นหาองค์กรช่วยแก้ปัญหานี้และสร้างประโยชน์เช่น:
- ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล ฟังก์ชันการค้นหาขององค์กรที่ใช้งานง่ายและรวดเร็วทำให้ค้นหา เข้าถึง และวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่าย ซึ่งจะช่วยลดความคับข้องใจที่พนักงานประสบเมื่อล้มเหลวหรือใช้เวลานานเกินไปในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
- เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างปลอดภัยแม้ว่าจะอยู่นอกสำนักงาน โดยใช้อุปกรณ์พกพา สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่างานจะไม่หยุดชะงักเนื่องจากพนักงานไม่สามารถเข้าถึงระบบขององค์กรได้
- ปรับปรุงการตัดสินใจและมอบอำนาจให้พนักงาน พนักงานทุกคนสามารถค้นหา และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการวิเคราะห์ที่ไม่เหมาะสม สูญเสียโอกาสทางธุรกิจและเสียเวลา
- การลดความเสี่ยงทางธุรกิจและการเปิดเผย ข้อมูล ที่เป็นความลับ องค์กรสามารถลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบด้วยมุมมองที่สมบูรณ์ของข้อมูลทั้งหมด สามารถระบุข้อมูลที่สูญหายหรือเป็นความลับได้อย่างง่ายดายและดำเนินการอย่างเหมาะสมเพื่อลดการเปิดเผยหรือบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น
การค้นหาองค์กร: มันทำงานอย่างไร
การค้นหาระดับองค์กรเป็นหนึ่งในความสามารถหลักของ OnBase ที่ทำให้การค้นหาข้อมูลสำคัญเป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และตรงไปตรงมา โดยใช้ประโยชน์จากการนำทางแบบเหลี่ยม การค้นหาเชิงสนทนา และการสนับสนุนภาษาธรรมชาติ เพื่อแสดงผลการค้นหาอย่างสังหรณ์ใจ
ฟังก์ชันการค้นหาองค์กร OnBase ทำงานโดย: การค้นหาองค์กร
- รวมการเข้าถึงข้อมูล ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลประเภทใดก็ได้จากอุปกรณ์ใด ๆ ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและสิทธิ์ของผู้ใช้
- แสดงผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบโดยไม่ต้องป้อนคำค้นหาที่สมบูรณ์แบบ ตัวเลือกการค้นหาด้วยภาษาที่เป็นธรรมชาติและใช้งานง่าย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้าง การสืบค้นข้อมูลที่กำหนดเองด้วยตัวกรองตามบริบทที่ให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น
- ดึงความหมายและความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นจากเนื้อหา การค้นหาแบบสนทนา จะคาดคะเนบริบทการค้นหาของคุณและให้คำแนะนำ ผู้ใช้ยังสามารถเจาะลึกลงไปในความสัมพันธ์ ของเนื้อหาและเปิดแนวการตรวจสอบใหม่ๆ เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลที่จำเป็นเพิ่มเติม
- การเพิ่มมูลค่าให้กับกระบวนการทางธุรกิจ ประสบการณ์ผู้ใช้สามารถ ปรับแต่งได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เหมาะกับความ ต้องการของบทบาท และ กระบวนการที่แตกต่างกัน รวมถึงแผนกและอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน ผลการค้นหาสามารถทำให้ผู้ใช้รายอื่นใช้งานได้ และดำเนินการได้ และส่งออกในรูปแบบต่างๆ
- อนุญาตให้เข้าถึงฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูงได้จากทุกที่ ฟังก์ชันการค้นหาทำงานจากเบราว์เซอร์หรือระบบปฏิบัติการใดๆ และสามารถจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนได้โดยมีข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์เพียงเล็กน้อย
บริษัทต่างๆ ในสหรัฐฯ ใช้จ่ายเงินมากกว่า 120,000 ล้านดอลลาร์ต่อปีสำหรับแบบฟอร์มสิ่งพิมพ์ เพียงอย่างเดียว ซึ่งส่วนใหญ่ล้าสมัยภายในสามเดือน และจบลงในถังขยะ ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานออฟฟิศใช้เวลา 30-40 เปอร์เซ็นต์ในการค้นหาเอกสารในตู้เก็บเอกสาร
แผนกที่ใช้กระดาษมากที่สุดบางแผนก ได้แก่ทรัพยากรบุคคลบัญชีเจ้าหนี้ และลูกหนี้การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและการบริการลูกค้า ซึ่งจัดการกับใบสมัครจำนวนมาก ประวัติย่อ ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ
เห็นได้ชัดว่าการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษทำให้เกิดปัญหาที่ทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและองค์กรไม่ต้องประหยัดค่าใช้จ่าย การใช้ระบบไร้กระดาษสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้และบรรลุผลประโยชน์ต่างๆ เช่น:
- ประหยัดเวลาในการค้นหาและดึงไฟล์ที่มีอยู่จริง เอกสารดิจิทัลสามารถจัดระเบียบ และจัดทำดัชนีได้ง่าย ซึ่งทำให้ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยความสามารถในการค้นหา เมื่อเอกสารสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น เวลาที่ใช้ในการเรียกไฟล์ จะลดลงอย่างมาก เพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมุ่งเน้นไปที่งานอื่นๆ ที่มีมูลค่าสูง
- ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม พนักงานสามารถแชร์ไฟล์แบบดิจิทัลโดยไม่ต้องพิมพ์และดูเอกสารเวอร์ชันล่าสุดและเวอร์ชันล่าสุด ซึ่งช่วยลดขั้นตอน และ ปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสมเมื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร
- การปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดและเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามระดับผู้ใช้และประเภทเอกสาร ด้วยการตั้งค่าความปลอดภัยที่ละเอียด ข้อมูลที่เป็นความลับและละเอียดอ่อนสามารถติดตามและป้องกันจากการใช้ในทางที่ผิดและการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายและการโจรกรรม
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดเก็บเอกสาร การกำจัดงานเอกสารส่วนใหญ่จะช่วยให้คุณประหยัดเงินที่ใช้ไปกับกระดาษและตู้เก็บเอกสาร รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น หมึกเครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องเขียนในสำนักงานสนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปีสำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
