Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

แนะนำ Zoom เครื่องมือวิดีโอคอลแชร์สกรีนเด็ดๆเหมาะกับการ Work From Home

Work From Home

ในช่วงวิกฤติ โควิด-19 นี้ หลายๆคนต้อง Work From Home ปรับโหมดมาทำงานที่บ้านด้วยสภาวะจำเป็น

จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำงานที่บ้านเพื่อให้ผลลัพธ์ของงานไม่เสียหายได้คุณภาพที่ต้องการ

หลายบริษัทรู้จักโปรแกรม วิดีโอคอล กันเป็นปกติอยู่แล้ว แต่โปรแกรมที่พูดถึงกันในแวดวงคนทำงานอย่างมาก

ในช่วงเวลานี้คือ Zoom (ซูม)

เหตุผลหลักที่คนให้ความสนใจพูดถึงและเลือกใช้ Zoom กันมากเป็นพิเศษเป็นเพราะ Zoom เป็นมากกว่าการประชุมเห็นหน้ากัน สามารถทำได้หลายอย่าง เช่น แชร์หน้าจอคอมพิวเตอร์ตัวเองให้ผู้ร่วมประชุมดูได้ บันทึกการประชุมวิดีโอได้ และอื่นๆ อีกมากมาย อยากรู้ไหมว่าทำอะไรได้บ้างตามไปดูกันเลย

I Work From Home

ตั้งเวลาจัดประชุมได้

 

เคล็ดลับใช้ Zoom ที่มีประโยชน์และได้ใช้บ่อยๆ ข้อสุดท้าย เหมาะสำหรับคนที่ต้องประชุมทุกเดือน ทุกสัปดาห์ หรือแม้แต่ทุกวัน คือ การตั้งเวลาประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ หรือ Recurring meeting

ประโยชน์ของการตั้ง Recurring meeting คือ เราสามารถล็อกผู้เข้าร่วมการประชุมได้เลย เหมาะสำหรับคนที่ไม่ได้ตั้งกลุ่มเฉพาะ และ  Recurring meeting  จะใช้ URL เดิม ผู้จัดประชุมไม่ต้องส่งเชิญใหม่ตลอดเวลา โดยฟังก์ชั่นนี้ไม่จำเป็นว่าต้องประชุมเวลาเดิมทุกวันด้วย แค่เลือก “No Fixed Time”  เพิ่ม เท่านี้ก็ได้ประชุมกับคนกลุ่มเดิม เพิ่มเติมคือเร็วขึ้น สะดวกขึ้น

ดูว่าใครเข้าประชุม

 

ไม่ว่าผู้ร่วมประชุมจะเยอะแค่ไหน ก็สามารถดูและลิสต์รายชื่อผู้ร่วมประชุมออกมาได้หมด โดยเข้าไปที่แถบ “Zoom Meetings” ซึ่งจะมีทั้งประชุมที่ผ่านมาและประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น เราสามารถ filter การประชุมตามระยะเวลาที่ใช้และรหัส โดยคลิกที่ “Generate” เลือก “Registration” แต่เราต้องเป็นผู้จัดการประชุม หรือ Host นะ ถึงจะทำได้

ร่วมปรับแก้งานกันกลาง meeting!

 

หน้าจอที่แชร์ๆ กันกลางที่ประชุม นอกจากจะทำเพื่อให้เพื่อนร่วมงานเห็นภาพตรงกันแล้ว ผู้ร่วมประชุมยังสามารถ “สร้าง” ภาพที่ตรงกันได้ด้วยการขีดเขียนภาพนั้น เพื่อเขียน, วงกลม, ขีดเส้นใต้, ใส่ลูกศร เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อภาพที่แชร์มาได้ด้วย

วิธีปรับแก้ภาพกลาง Meeting ให้มองไปที่ด้านบนของจอประชุม เข้าไปที่ “View Option” เลือก “Annotate” ก็จะมีแถบวาด เขียน ลบ ต่างๆ มาให้เลือกใช้เพื่อใส่ความคิดเห็น โดยคนที่แชร์ภาพก็กดปุ่มบันทึกภาพนั้นไว้ เพื่อใช้อ้างอิงทำงานต่อได้เลย

app work home

บันทึกการประชุมเป็นคลิปวิดีโอ

 

การประชุมที่ยาวนาน ทุกคนมีเรื่องพูดมากมาย ให้จดบันทึกไว้ก็อาจจะไม่ทันการ Zoom แก้ปัญหานี้ด้วยการให้ผู้ใช้งานบันทึกการประชุมเป็นคลิปวิดีโอไว้ดูทีหลังได้ โดยที่แถบด้านล่างการประชุม จะมีปุ่ม “Record” ให้กด 1 ครั้ง ระบบก็จะเริ่มบันทึกการประชุม โดยมีปุ่มพัก และ จบ การบันทึกอยู่ที่ด้านซ้ายของจอ

เมื่อสิ้นสุดการประชุม คลิปบันทึกจะถูกดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์ของเราเป็นไฟล์ Mp4 โดยอัตโนมัติ หรือถ้าสมัครใช้ Zoom แบบเสียเงิน ผู้ใช้งานก็สามารถเลือกอัพโหลดขึ้นระบบเก็บไฟล์แบบ Cloud ได้เลย

ใช้ปุ่มคีย์ลัดให้คล่องนิ้ว

ถ้าใช้ Zoom มากกว่า 1 ครั้งต่อสัปดาห์ หรือทุกวัน การรู้คีย์ลัดจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก คีย์ลัดที่น่าได้ใช้บ่อยๆ เช่น

  • เชิญ (Invite) : กด Cmd + I สำหรับผู้ใช้ Mac หรือ Alt + I สำหรับผู้ใช้ Windows เพื่อเปิดหน้าต่าง Invite เพื่อเข้าสู่การประชุมหรือส่งเชิญการประชุมไปหาคนอื่นผ่านอีเมล

  • ปิดเสียงผู้ร่วมประชุม (Mute) : กด Cmd + Ctrl + M สำหรับผู้ใช้ Mac หรือ Alt + M สำหรับผู้ใช้ Windows เพื่อปิดเสียงผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ ฟังก์ชั่นนี้ทำได้ตอนที่เราเป็นผู้จัดประชุมเท่านั้นนะ

  • แชร์หน้าจอ (Share) : กด Cmd + Shift + S สำหรับผู้ใช้ Mac หรือ Alt + Shift + S  สำหรับผู้ใช้ Windows เพื่อแชร์หน้าจอตัวเองให้ผู้ร่วมประชุมดู

ZoomMeeting

ให้คนอื่นจัดประชุมแทน

ในกรณีที่ระบบ Zoom ของเรากำหนดให้เราต้องเป็นผู้จัดประชุมแต่เพียงผู้เดียว เราสามารถแต่งตั้งให้คนอื่นเป็นคนจัดการประชุมแทนเราได้

  1. เข้า Zoom แล้วเลือกที่ Meeting Settings แล้วเลือก Other

  2. จะเห็นเครื่องหมาย + ข้างๆ  Assign Scheduling Privilege ให้พิมพ์อีเมลของสมาชิกที่เรามอบหน้าที่ให้จัดประชุมแทนได้ แล้วกด Assign

  3. กด Log Out แล้ว Log In ใหม่ จะเห็นการแต่งตั้งคนอื่นขึ้นมา

*หมายเหตุ : โปรแกรมนี้สำหรับคนที่ใช้ Zoom แบบ Pro หรือบริษัทซื้อโปรแกรมพิเศษไว้เท่านั้น

ยกมือขึ้น!

 

ถ้าเวลาปกติประชุมกันในห้อง อยากพูดอะไรก็แค่ยกมือ แต่พอวิดีโอคอล จะยกมือผ่านหน้าจอก็อาจจะไม่มีใครทันเห็น ให้กดปุ่ม “Raise Hand” ที่อยู่ด้านล่างของจอตอนประชุมคอลกัน

พอทุกคนเห็นแล้วเปิดโอกาสให้เราพูดก็ค่อยกด “Lower Hand” ซึ่งอยู่ตำแหน่งเดียวกับ Raise Hand ก่อนหน้านี้เลย ถ้าใช้ Zoom ผ่านสมาร์ทโฟน ปุ่ม “Raise Hand” จะอยู่ที่ด้านล่างซ้ายของจอ

meeting con

มี Beauty Filter ไม่ต้องอายหน้าสด

 

ยอมรับมาเถอะว่า สาวๆ หลายคนเวลาทำงานอยู่บ้านจะไม่แต่งหน้ากัน! เพราะรู้สึกว่าไม่ต้องออกไปเจอคนเยอะๆ แต่พอต้องประชุมทีมผ่านวิดีโอคอลขึ้นมา ถึงไม่เจอตัวเป็นๆ แต่กล้องวิดีโอสมัยนี้ก็ชัดเกินไป! Zoom เหมือนรู้ใจผู้ใช้งานดี เลยมีระบบ Touch up my appearance หรือฟิลเตอร์หน้าเนียนให้

วิธีใช้คือ เวลาเริ่มเข้ากล้องการประชุม ให้มองมาที่แถบล่างจะเจอรูปกล้องวิดีโอ ข้างๆ กล้องจะมีลูกศรขึ้น ให้จิ้มไปที่ลูกศรแล้วเลือก  “Video Settings” แล้วให้ติ๊กที่กล่อง “Touch up my appearance” เท่านี้หน้าเราในกล้องก็จะเนียนขึ้นมา 1 สเต็ปแล้ว

เปลี่ยนด้านหลังเป็นภาพ/วิดีโอสวยๆ

 

บ้านสำหรับคนจำนวนไม่น้อยคือบ้านจริงๆ ไม่ใช่สถานที่ทำงานจริงจังเหมือนออฟฟิศ อาจมีข้าวของรก หรือรู้สึกอยากรักษาความเป็นส่วนตัว Zoom มีโปรแกรมเปลี่ยนพื้นหลังหรือ Background  วิธีการคล้ายๆ กับข้อข้างบน คือ ให้มองมาที่แถบล่างจะเจอรูปกล้องวิดีโอ ข้างๆ กล้องจะมีลูกศรขึ้น ให้จิ้มไปที่ลูกศรแล้วเลือก “Choose Virtual Background”

ใน Zoom มีพื้นหลังให้เลือกบางส่วน แต่ถ้าอยากใส่ภาพพื้นหลังที่หามาเองก็ทำได้ จะใส่เป็นคลิปวิดีโอก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละคนเลย

สุดท้ายนี้

 

ในอนาคตของการทำงาน การใช้ Zoom เพื่อวิดีโอคอล หรือแอปพลิเคชันใดๆ จะมีบทบาทมากขึ้น จากวิถีการทำงานที่เปลี่ยนไปและแนวโน้มของตลาดแรงงานที่มีสายงานด้านเทคโนโลยีเพิ่มมากขึ้นทั้งประเภทและอัตราคนที่ต้องการ การเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือไว้แต่เนิ่นๆ จึงเป็นประโยชน์กับผู้ใช้งาน ให้พร้อมรับกับความเปลี่ยนแปลง

ส่วนถ้าอยากได้เว็บไซต์เป็นเครื่องมือทำธุรกิจอัตโนมัติ สร้างรายได้ เพิ่มยอดขาย แบบไม่ต้องลงมือทำทุกอย่างตลอดเวลา ปรึกษาเจ้าหน้าที่ KO ฟรี เพราะเราเชื่อว่าการมีเว็บไซต์เป็นของตัวเองคือ จุดเริ่มต้นของการทำธุรกิจออนไลน์ที่ดีและยั่งยืนที่สุดในเวลานี้

อ้างอิง : Zapier.comForbes.com

วิธีใช้ Zoom ให้ปลอดภัย

1. หมั่นสังเกตในขณะใช้งาน Zoom meeting เพื่อป้องกันตัวเอง

 

ผู้ตั้งห้องประชุม (Host) ขณะกำลังนำเสนองาน จะสามารถบันทึก Video ในการ Meeting ครั้งนั้น ๆ ได้ แต่เมื่อมีการบันทึก Video โดย Host จะมี Icon ขึ้นมาเตือนมุมซ้ายบนหน้าจอ Meeting ว่า Recording ผู้เข้าร่วมสามารถโต้แย้ง ไม่ให้มีการบันทึก Video ได้ และโปรแกรม Zoom โดยทั่วไปไม่ได้มีการเชื่อมต่อแบบ end-to-end encryption (E2E) หมายความว่า ถึงแม้จะมีการเข้ารหัสการเชื่อมต่อระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมกับ Server Zoom ในขณะที่มีการแชร์ข้อมูล หรือ นำเสนองานผ่านเครือข่ายของ Zoom ที่ไม่ได้ถูกเข้ารหัส ก็จะทำให้ทางพนักงานของ Zoom สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้

* ขณะนี้ได้ปรับแก้ไข เพื่อป้องกันและเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ผู้ใช้งานแล้ว คนอื่น หรือแม้แต่พนักงาน Zoom ก็จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้ แนะนำให้ผู้ใช้งานหมั่นอัปเดตเวอร์ชันสม่ำเสมอ

 

2. ตั้งรหัสผ่านห้องประชุม Zoom meeting ทุกครั้ง

ขณะสร้างห้องประชุม Zoom meeting ให้ Add password ลงไปยังทุก Meeting เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นเข้าร่วมประชุมได้ ซึ่งโดยปกติแล้ว Zoom จะบังคับให้ใส่ password สำหรับ Meeting โดยถูกสร้างเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น

 

ภาพจาก www.bleepingcomputer.com
 

3. เปิดฟังก์ชัน “ห้องรอประชุม” ป้องกันผู้เข้าร่วมประชุมก่อนได้รับอนุญาต

เปิดการใช้งาน Enable waiting room เพื่อป้องกันการเข้าถึง Zoom โดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้สร้างห้องประชุม Zoom meeting

 

ภาพจาก www.bleepingcomputer.com

4. หมั่นอัปเดต Zoom Client สม่ำเสมอ

ผู้พัฒนาจะพัฒนาโปรแกรมเพื่ออุดรูรั่ว และป้องกันถูกแฮกจากผู้ไม่หวังดี ซึ่งเวอร์ชันล่าสุดได้อัปเดตการบังคับให้ใส่รหัสผ่าน Zoom meeting ดังนั้นจึงจำเป็นต้องอัปเดต Zoom อย่างสม่ำเสมอ

 

5. ไม่เปิดเผย / แชร์ Meeting ID ให้คนอื่นรับทราบ

ไม่โพส หรือ Share Meeting ID ลง Social media หรือส่งในกรุ๊ปไลน์ ที่มีคนอื่นอยู่ด้วย โดยต้องมั่นใจว่าเราได้ส่ง Meeting ID ให้ถูกคนและผู้ที่ได้รับ Meeting นั้นอยู่ในการประชุมจริง ๆ

 

6. ปิดการแชร์หน้าจอ ของผู้เข้าร่วมประชุม

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นนอกเหนือจาก Host แชร์หน้าจอของตนไปยังที่อื่น ให้เลือกปุ่ม Share Screen > Advanced Sharing Options > Who Can Share > Only Host.

 

 

ภาพจาก www.bleepingcomputer.com

7. ล็อกห้อง Zoom Meeting ทันที ที่ผู้เข้าร่วมครบ

 

หลังจากผู้เข้าร่วม Meeting ครบแล้วให้ทำการ Lock Meeting โดยไปที่เมนู Manage Participants > More > Lock Meeting

 

 

ภาพจาก www.bleepingcomputer.com

8. ไม่โพสภาพการประชุม Zoom Meeting ลง Social media

 

ไม่โพสรูปภาพขณะกำลัง Meeting ของ Zoom เนื่องจากจะทำให้ผู้อื่นสามารถเห็น Meeting ID ของเราและทำให้มีผู้ไม่หวังดีอาจพยายามที่จะเข้าร่วม Meeting โดยไม่ได้รับเชิญ

 

ที่มา: https://www.bleepingcomputer.com/news/software/how-to-secure-your-zoom-meetings-from-zoom-bombing-attacks

Related Articles