Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Work from Home ยังไงให้ได้งาน? ในวิกฤต Covid 19

ปัจจุบัน เทรนด์การทำงานแบบใหม่ อย่างการทำงานจากบ้าน (Work from home) หรือทำงานจากข้างนอกในระยะไกล (Remote working)  เริ่มเป็นที่แพร่หลายและมีบทบาท ในองค์กรหรือบริษัทฯ ต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้น เนื่องจากโรคที่เกิดจาก วิกฤต Covid 19 ไม่ว่าจะทั้งในต่างประเทศหรือในประเทศไทยเองก็ตาม โดยการทำงานอย่างยืดหยุ่น ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยหลัก ที่จะช่วยให้พนักงาน สามารถใช้ความคิดได้อย่างเต็มที่ ตลอดจนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานไห้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม

การทำงานที่บ้าน (Work From Home) ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป การเลือกใช้ tools ให้เหมาะสมกับลักษณะของงานแต่ละงาน โดยต้องคำนึงถึงลักษณะของพนักงานด้วยเช่นกันคะ เพราะการใช้เครื่องมือใหม่ ๆ มาทำงานทางไกลนั้น ต้องอาศัย 2 อย่างที่สำคัญ คือ 

  1. Mindset เพราะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งหากผู้ใช้งานรู้สึกไม่เปิดใจ ศึกษาลองใช้งานก็อาจจะคิดว่ามันเป็นเครื่องมือที่ใช้งานยุ่งยาก ส่งผลให้งานไม่มีประสิทธิภาพ  
  2. ระเบียบวินัย เพราะไม่มีหัวหน้างาน หรือสายตาจากเจ้านายมองอยู่ คุณก็อาจจะมีหลุดไปบ้าง ดังนั้น วินัยและความรับผิดชอบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่ขาดไม่ได้เลยน่ะคะ

Work from Home คืออะไร?

Work from Home หากแปลตรงตัวนั่นก็ คือ การทำงานจากบ้าน โดยที่ไม่ต้องเดินทางเข้าออฟฟิศ ซึ่งอันที่จริงแล้ว การ Work from Home ไม่จำเป็นจะต้องทำงานจากที่บ้านเท่านั้น แต่ยังสามารถรวมไปถึงการทำงานจากที่คุณอยู่ที่ใดก็ได้ในรูปแบบของ Remote Working หรือการทำงานทางไกลที่มีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือใกล้เคียงกับการทำงานในออฟฟิศ

วันนี้แอดมินมีวิธีดีๆมาแนะนำและเครื่องมือสุดเจ๋ง ที่จะช่วยคุณทำงานที่บ้านได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว และที่สำคัญจะทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ขณะที่ทำงานในช่วงวิกฤต Covid 19 นี้กันคะ

5 ข้อควรทำ เมื่อต้องทำงานที่บ้าน เราต้องวางแผนในการทำงานก่อนน่ะคะ ว่าตื่นมาเราจะทำอะไรบ้าง?

1. สร้างปฎิทินการทำงาน

 การสร้างปฎิทินการทำงานในแต่ละสัปดาห์จะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบ และแบ่งเวลาระหว่างเวลาทำงาน กับเวลาพักผ่อนส่วนตัวได้ดีขึ้น

2. อาบน้ำแต่งตัวให้พร้อมก่อนเริ่มทำงาน

 แม้ว่าจะเป็นการทำงานที่บ้านแต่คุณก็ควรตื่นมาอาบน้ำ แต่งตัวให้เรียบร้อยก่อนเริ่มทำงานในแต่ละวัน เพราะการอาบน้ำ แต่งตัวจะเป็นการช่วยให้ร่างกายสามารถแยกแยะระหว่างเวลาทำงาน กับเวลาพักผ่อนส่วนตัว

3. หาพื้นที่นั่งทำงานที่เหมาะสม

พื้นที่นั่งทำงาน อาจไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเสมอไป ขอแค่มีโต๊ะ และเก้าอี้ที่สามารถนั่งทำงานได้ อย่างสบายก็พอ ซึ่งการมีพื้นที่นั่งทำงานที่เหมาะสม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ท่านั่งที่ดีจะช่วยลดปัญหาปวดหลัง และความเมื่อยล้าจากการทำงานได้เช่นกัน

4. พักทานอาหารกลางวันให้เป็นเวลา

ปัญหาอย่างหนึ่งของการนั่งทำงานที่บ้านคือคุณอาจนั่งทำงานเพลินๆ จนลืมเวลาทานอาหารกลางวัน ดังนั้นคุณควรตั้งนาฬิกาปลุกในช่วงเวลาเที่ยง เพื่อเตือนว่าถึงเวลาแล้วที่คุณต้องลุกเปลี่ยนบรรยากาศ ไปหาของกินอร่อยๆ เพิ่มพลังให้กับชีวิตบ้าง

5. แบ่งเวลาพักบ้าง ไม่ใช่ทำงานอย่างเดียว

การทำงานในสำนักงานมีโอกาสหาเวลาพักได้บ่อยกว่าการทำงานที่บ้าน เช่น การเดินไปคุยกับเพื่อนร่วมงาน การเดินไปเข้าห้องน้ำ ไปชงกาแฟในห้องครัว แต่การทำงานที่บ้านจะลดโอกาสที่คุณจะได้พัก เพราะคุณอาจมีสมาธิอยู่หน้าคอมพิวเตอร์อย่างเต็มที่

เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการทำงาน

1. เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการวางแผน และการติดตามงาน

สำหรับการวางแผนและมอบหมายงานให้กับแต่ละคน เครื่องมือเหล่านี้ สามารถมอบหมายงาน ให้แต่ละบุคคลได้ อีกทั้งยัง สามารถติดตาม ความคืบหน้าของการทำงานได้อีกด้วย

  • Asana เครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้ จัดการและติดตามงานได้ง่าย สามารถกำหนดงาน (Tasks) ให้ตนเองหรือมอบหมายให้เพื่อนร่วมงานได้ รวมไปถึงมีการติดตาม work flows แบบละเอียด ทำให้เห็นถึงขั้นตอนของงาน ว่าอยู่ในกระบวนการใดบ้างแล้ว 

  • Google calendar สำหรับวางแผนสิ่งต่าง ๆ รวมถึงกำหนดเวลา ลงบนปฏิทินออนไลน์ ที่สามารถเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นในวันต่าง ๆ ไว้ที่เดียวกันได้ รวมถึงสร้างกำหนด การนัดหมายและส่งข้อความ เชิญให้กับผู้ร่วมทีมได้ ที่สำคัญสามารถแบ่งปันร่วมกัน ทำให้เช็คได้ว่า ใครทำให้ว่างหรือไม่ว่าง การกำหนดแผนงานต่างๆ ทำได้ง่ายขึ้น 

  • Toggl เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการจัดการเวลาโดยเฉพาะ เพราะสามารถติดตาม การทำงานและอัพเดตงานของตนเองและคนในทีมไปพร้อม ๆ กัน อีกทั้งยังมีรายงาน การใช้เวลาของการเข้าชมเว็บต่าง ๆ ขณะทำงานเพื่อช่วยเตือนให้จัดสรรเวลา ได้ดียิ่งขึ้น และใช้งานแบบออฟไลน์ได้ด้วย 

  • Microsoft team สำหรับการทำงานร่วมกัน ถ้าไม่กล่าวถึง Microsoft team ก็คงไม่ได้เพราะครอบคลุมทุกฟังก์ชันที่ผู้ทำงานทางไกลมองหาครับ ไม่ว่าจะเป็น การประชุมที่ไม่จำกัดเวลา และสามารถแชร์หน้าจอได้ การแชท การเชื่อมต่อข้อมูล และการส่งไฟล์ที่สามารถส่งได้มากที่สุด 15 GB ต่อไฟล์

2. เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการประชุมออนไลน์

สำหรับการประชุมออนไลน์ มีความจำเป็นที่จะต้องเห็นหน้าตากันบ้าง จึงต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ เหล่านี้ในการแลกเปลี่ยนความคิดเห้นแบบเรียลไทม์

  • Google Meet เครื่องมือจาก Google Hangout ที่เหมาะกับธุรกิจทุกประเภทสามารถเข้าร่วมกันประชุมได้ง่าย เมื่อผู้เข้าร่วมกดลิ้งค์การประชุม ที่อาจมีการนัดเวลาแล้วใน Calendar อีกทั้งยังเชื่อมต่อกับฟีเจอร์อื่น ๆ ของ google ทำให้ง่ายต่อการใช้งานข้อมูล เช่น drive 

  • ZOOM แอปพลิเคชั่นที่เน้นไปในเรื่องของการประชุมสำหรับการทำงานจริงจัง หรือการเรียนออนไลน์ เพราะสามารถสร้างห้องส่วนตัว มีระบบตอบโต้ ระบบพูดคุยระหว่างผู้ร่วมประชุม และระบบยกมืออีกด้วย นอกจากนี้การใช้งานก็ง่ายและสะดวกมาก โดยผู้ใช้สามารถใช้บัญชี facebook ที่น่าจะมีกันทุกคนเข้าล็อคอินใช้งานได้เลย 

  • Skype เป็นที่รู้จักกันดี เรื่องการคอลวีดีโอและถึงแม้จะถูกใช้ในการสื่อสารส่วนตัวมากกว่า แต่ก็มีฟีเจอร์ Skype for Business ที่เหมาะกับการประชุมทำงาน และผู้ใช้ยังสามารถแชร์หน้าเดสก์ท็อปหรือโปรแกรมของในระหว่างการประชุมได้ โดยมีการรับสายวางสายที่สะดวกเหมือนเดิม 

  • Slack แอพลิเคชันที่เหมาะสำหรับการประชุมออนไลน์ และยังมีฟีเจอร์ที่ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกัน ทั้งในรูปแบบ โพสต์ ข้อความ หรือรูปภาพ มีจุดเด่นโดยแต่ละทีมสามารถสร้างแท็กของตนเอง และสื่อสารกันแบบเฉพาะภายในทีมได้อีกด้วย รวมถึงไม่มีการจำกัดจำนวนผู้ใช้ และผู้ใช้ใหม่ ๆ สามารถอ่านข้อความเก่า ๆ ได้อีกด้วย 

  • Discord เหมาะกับการประชุมสั้น ๆ เพราะสามารถคุยแบบเสียงด้วยระบบ ‘Voice over IP’ โดยผู้ใช้งานสามารถพิมพ์แชทพูดคุยกัน หรือสื่อสารด้วยเสียงแบบเรียลไทม์ และอัพโหลดไฟล์ส่งถึงกันได้ อีกทั้งยังมาในรูปแบบฟรีแวร์อีกด้วย

3. เครื่องมืออำนวยความสะดวกสำหรับเก็บและรวมรวมข้อมูล

  • Google Drive ผู้ใช้สามารถนำไฟล์ต่าง ๆ ทุกประเภทไปฝากบนพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์และยังแชร์กับผู้ใช้คนอื่น ๆ ได้อีกด้วย อีกทั้งยังเรียกดูหรือแก้ไขเอกสารร่วมกันได้ และยังบันทึกการทำงานอัตโนมัติและเข้าใช้งานได้ฟรีอีกด้วย 

  • Zapier สามารถบันทึกการแก้ไขล่าสุดแบบอัตโนมัติให้กับทุกแอพที่ผู้ใช้ ใช้ทำงานและยังเชื่อมต่อทุกแอพเข้าด้วยกัน ทำให้ไม่ต้องคัดลอกไฟล์ลงหลายแพลตฟอร์ม โดยเชื่อมต่อได้กับ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ Gmail 

  • Drop box เก็บข้อมูลไว้บนพื้นที่ออนไลน์ และมีฟังก์ชันคล้ายคลึงกับ google drive นั่นคือการทำงานร่วมกัน และยังสามารถสร้างPublic Link ให้ผู้ใช้คนอื่น ๆ เข้าถึงข้อมูลได้ อีกทั้งยังสามารถ back up สำรองข้อมูลเก็บไว้ได้อีกด้วย

สำหรับเครื่องมือต่าง ๆ ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน สิ่งสำคัญก็คือ ไม่ว่าเหตุการณ์จะเลวร้ายอย่างไร อย่าลืมว่าชีวิตก็ต้องเดินต่อ ดังนั้นเเม้ว่าจะต้องเผชิญกับโรค โควิด-19 แต่ก็ยังสามารถทำงานให้มีประสิทธิภาพเหมือนเดิม หรือพัฒนาให้ดีกว่าเดิมก็เป็นสิ่งที่ต้องทำอยู่น่ะคะ สำหรับการทำงานทางไกลให้ประสบความสำเร็จ ต้องตั้งเป้าหมายและกำหนดงานให้ชัดเจน และต้องหมั่นติดต่อ ตามงานกันน่ะคะ ที่สำคัญต้องมีคนคอยประสานงานในแต่ละฝ่าย เพื่อให้การทำงานภายในทีมคล่องตัวมากขึ้น ยังไงก็ตามเราขอเป็นกำลังใจให้กับคนทำงานทุกคนผ่านวิกฤตนี้ไปด้วยกันน่ะคะ

Related Articles