เทคนิคง่ายๆ ในการจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ให้หาง่าย...

December 22, 2016

 

เทคนิคง่ายๆ ในการจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ให้หาง่าย...

เคยไหมเวลาจะค้นหาไฟล์งานเก่ามาใช้ แล้วหาไม่เจอ หรือเจอแต่ไม่รู้ว่าไฟล์ไหน ต้องเสียเวลาเปิดดูทุกไฟล์...

บางคนทำงาน Excel แล้วชอบเซฟเป็น Book1, Book2, Book3... แค่ 3 ไฟล์นี้ ผ่านไปสามวันก็จำไม่ได้แล้วว่าแต่ละไฟล์คืองานอะไร???

 

 

 

ผมมีวิธีง่ายๆ ในการตั้งชื่อไฟล์ให้หาง่าย...

1. การตั้งชื่อไฟล์ควรจะมี ปีเดือนวัน (yymmdd) นำหน้าชื่อไฟล์ เพราะจะทำให้ไฟล์เรียงลำดับอย่างเป็นระเบียบ

2. ชื่อไฟล์ต้องสื่อกับงานที่ทำ หรือเป็นชื่อเดียวกับเรื่องที่ทำ ตั้งชื่อไฟล์ยาวๆ ได้ ถ้าตั้งเป็นภาษาไทยได้ก็ยิ่งดี เพราะจะทำให้จำง่าย

3. ในชื่อไฟล์ควรจะมีคำบางคำ ที่ทำให้เราค้นหาได้ง่ายขึ้น (Kay Word) เช่น 570802 หนังสือออก เรื่อง.... เมื่อเราค้นคำว่า "หนังสือออก" จะเจอหนังสือออกทั้งหมด แล้วดูวันที่หน้าไฟล์ จะรู้ว่าออกไปเมื่อใด...

4. ไฟล์เดิมๆ ที่เปิดขึ้นมาใช้งานทุกวัน ควรทำสำเนาไว้ทุกวันเพื่อเก็บอ้างอิงในภายหลัง ทำง่ายๆ ด้วยการเปิดไฟล์เดิมแล้ว Save as (บันทึกเป็น) เปลี่ยนวันที่หน้าชื่อไฟล์ ให้เป็นวันที่ปัจจุบัน ไฟล์เดิมก็จะเป็นไฟล์ของเมื่อวาน... เมื่อทำงานครบเดือนได้ 30 ไฟล์ ก็ตั้ง Folder ของเดือนที่ผ่านมา แล้วลากไฟล์ทั้งหมดไปเก็บไว้ ก็จะได้งาน Backup ที่แยกเป็นเดือนๆ

5. ควรสร้าง Folder เพื่อจัดเก็บงานให้เป็นหมวดหมู่ การตั้งชื่อ Folder ใช้วิธีการตั้งชื่อแบบเดียวกันกับตั้งชื่อไฟล์...

ไม่ว่าเวลาจะผ่านไป 5 ปี หรือ 10 ปี ไฟล์ก็ยังอยู่ หาง่าย เปิดใช้งานได้ตลอด...

จะหาไม่เจอก็ต่อเมื่อ Hard Disk พัง หรือคอมถูกขโมยไป....

Please reload

บริการให้เช่าจอทัชสกรีน, สมุดอวยพรดิจิตอล, Kiosk, digital signage, tv wall, selfie, scanner, ระบบสแกนเอกสารครบวงจร, สำหรับงานแต่งงาน, งานสัมมนา, งาน event, งานเลี้ยง, งานวันเกิด กรุงเทพมหานคร ประเทศไทย

© 2014 by K&O Systems.

CONTACT US



15, 17 Q-Doc Studio

Banglumpulang Khlongsan

Bangkok 10600
dcs@ko.in.th

Phone:  +66 (0)82 645 4469

          +66 (0)86 594 5494

Tel :     +66 (0)2 860 6659

 

Hotline

NEED HELP?
 
Mon. - Fri. 09.00 am. - 17.00 pm.CALL US  +66 (0)82 645 44699
                         +66 (0)86 594 5494
                         +66 (0)2 860 6659
                 
 
  • YouTube - White Circle
  • Facebook Clean
  • Twitter Clean
  • Google Clean

@ko.in.th