ปัญหาด้านเอกสารจัดเก็บ และการจัดเก็บเอกสาร

December 14, 2016

 

งานเอกสารเป็นหัวใจสําคัญยิ่งของการดําเนินงานของทุกองค์กรไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร ทั่วไป (กระดาษ) หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันจะเห็นว่าองค์กรส่วนใหญ่หันมาใช้เทคโนโลยีในการ จัดการเอกสารมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้เพื่ออํานวยความสะดวกในการดําเนินงานของเจ้าหน้าที่แต่ก็อาจจะต้องใช้ เอกสารในรูปแบบของกระดาษควบคู่กันไปด้วย อาจจะยังไม่สามารถเลิกใช้เอกสารให้เหลือเป็นศูนย์ได้ดังนั้น ว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็นรูปแบบกระดาษ เมื่อเวลาผ่านไปเอกสารจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามปริมาณการใช้งาน ส่งผลให้เกิดปัญหา การจัดการเอกสารตามมา และทําให้ผู้ใช้งานประสบความยุ่งยากพอสมควรในการใช้งาน ในที่นี้จะขอกล่าวถึงความสําคัญของเอกสารที่ใช้ภายในหน่วยงานก่อนว่ามีความสําคัญอย่างไร

 

1. เอกสารการดําเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน หนังสือ สั่งการ หนังสือประทับตรา หนังสือประชาสัมพันธ์หรือหนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทําขึ้นเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน ล้วนมีความจําเป็นต่อการดําเนินงานและการบริหารองค์การอย่างยิ่ง เอกสารเหล่านี้จะเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิง หลักฐานการดําเนินงาน การติดต่อประสานงานที่เกิดขึ้นภายในองค์กรเพื่อประกอบการดําเนินกิจการของ องค์กร

 

2. สามารถใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงเป็นหลักฐานในการต่อสู้คดีความ ข้อร้องเรียน ดังนั้นจึง ต้องเก็บเอกสารให้มีสภาพดีใช้ได้ตลอดเวลา สามารถค้นหาได้ในทันทีที่ต้องการหรือต้องการใช้งาน

 

3. เป็นแหล่งรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่สําคัญของสํานักงาน ผู้ใช้งานเอกสารจึงจําเป็นต้องแยกการ จัดเก็บเอกสารออกเป็นหน่วย เป็นหมวดหมู่ซึ่งเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ทบทวนความจํา สังเกตได้ง่าย

 

4. ใช้วางแผนแก้ปัญหาหรือตัดสินใจสามารถให้ผู้บริหารพิจารณาความความความชอบของ บุคลากรในองค์กรได้ เช่น การเลื่อนขั้น การเลื่อนเงินเดือน การให้โบนัส และการเลื่อนตําแหน่งงานที่ดีขึ้น ฯลฯ

 

5. เป็นแหล่งรวบรวมเอกสารที่มีเก่ียวข้องกันไว้ในแหล่งเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจาก จะต้องมีระบบการจัดเก็บและค้นหาที่เป็นมาตรฐาน ให้เป็นหมวดหมู่แล้วจะส่งผลให้ผู้ใช้งานมีความสะดวก คล่องตัวในการเรียกใช้งาน

 

ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร เมื่อแต่ละองค์กรจําเป็นจะต้องมีการใช้เอกสารเพื่อให้การดําเนินงานภายในองค์กร บรรลุ เป้าประสงค์ที่แต่ละองค์กรวางไว้ผู้ปฏิบัติงานในองค์กรจึงมักจะประสบปัญหาบ่อยครั้งในการจัดการงาน เอกสาร ได้แก่ปัญหาดังต่อไปนี้

 

1. มีผู้ใช้งานเอกสารหลายคน ทําให้เอกสารมีการเคลื่อนย้ายและไม่จัดเก็บไว้ตามเดิม ทําให้ เอกสารสูญหาย หาไม่เจอ หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา

2. การสแกนจัดเก็บเอกสารไว้ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์เมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาทําให้ เอกสารสูญหาย ไม่สามารถเรียกใช้ได้ 2

 

3. เจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารลาออก เจ้าหน้าที่ใหม่ที่เข้ามาทดแทนไม่สามารถ ค้นหาเอกสารได้หรือหาไม่เจอ ต้องใช้เวลานานในการค้นหา

 

4. เจ้าหน้าที่ขาดความรู้ในการจดเก ั ็บเอกสารเท่าที่ควรหรือขาดการจัดหมวดหมู่เอกสารให้ง่าย ต่อการค้นหา

 

5. เอกสารไม่ถูกเก็บไว้ทันทีเอกสารอยู่ตามโต๊ะเจ้าหน้าที่ ตามแฟ้มนําเสนองาน ทําให้ยากใน การค้นหา ผู้อื่นไม่สามารถค้นหาได้

 

6. บุคคลอื่นมาใช้เอกสารโดยไม่บอกกล่าว ทําให้ไม่สามารถติดตามเอกสารได้เกิดการสูญหาย

 

7. ไม่มีการวางแผน การกําหนดระยะเวลาในการเก็บ และทําลายที่แน่นอนทําให้เจ้าหน้าที่ต้อง คอยเก็บเอกสารไว้ในแต่ละปีค่อนข้างมาก ทําให้พื้นที่ในการจัดเก็บไม่เพียงพอ ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร

 

1. สําหรับองค์กรหรือหน่วยงานที่ขาดบุคลากรในการทําหน้าที่เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร อาจจะต้องจัดหาบุคลากรเข้ามาทําหน้าที่ดังกล่าวโดยเฉพาะ เช่น เจ้าหน้าที่ธุรการ เจ้าหน้าที่บริหารงาน เป็นต้น

 

2. ฝึกอบรมบุคลากรที่มีอยู่แล้วให้มีความรู้ความสามารถในการดูแลจัดการเอกสารอย่างถูกวิธี และเป็นระบบ

 

3. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบต้องมีความรอบคอบ มีความละเอียดถี่ถ้วน มีระเบียบแบบแผนในการ จัดการเอกสาร

 

4. สามารถจําแนกลักษณะของเอกสาร สามารถแยกเอกสารได้เป็นหมวดหมู่ ต้องเข้าใจและ ตัดสินใจว่าจะเก็บเอกสารใดไว้บ้าง

 

5. ผู้ใช้สามารถนําไปใช้ได้อย่างถูกต้อง มีความสามารถในการเก็บเอกสารและค้นหาเอกสารได้ อย่างรวดเร็ว และ ฉับไวมีความจําดีเพื่อช่วยให้ปฏิบัติงานได้เร็วและมีประสิทธิภาพ หรือทํา สัญลักษณ์หมวดหมู่ไว้เพื่อง่ายต่อการค้นหา

 

6. สําหรับองค์กรที่มีปัญหาเรื่องการยืมคืนเอกสารจากบุคคลภายในหน่วยงานหรือหน่วยงาน อื่นอาจจะต้องจัดทําทะเบียนยืมคืนเอกสารไว้เพื่อง่ายในการติดตามหรือทวงถามเมื่อถึง กําหนดเวลา

 

7. กรณีหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่และมีงบประมาณเพียงพอ ก็อาจจะจัดหาเครื่องมือหรือ อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารซึ่งอาจจะต้องใช้งบประมาณในช่วงแรกเริ่มแต่จะส่งผลดีใน ระยะยาวเนื่องจากสามารถสืบค้นได้ง่าย รวดเร็ว ประหยัดเวลาและประหยัดพื้นที่

 

8. ควรกําหนดระยะเวลาในการเก็บ และทําลายที่แน่นอนองค์กรหรือหน่วยงานควรจะต้อง วางแผนในการจัดเก็บและทําลาย ซึ่งจะต้องเป็นไปตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เพื่อให้ทราบว่าหนังสือหรือเอกสารฉบับใดจะต้องเก็บไว้นาน เท่าใด และเมื่อไหร่จะต้องทําลาย ทั้งนี้จะช่วยลดปริมาณเอกสารที่ไม่จําเป็นต้องใช้ลง ซึ่งจะ ช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารได้ ดังนั้นทุกหน่วยงานจะต้องให้ความสําคัญในการจัดเก็บเอกสารของแต่ละหน่วยงานไม่ว่าจะเป็น เอกสารในรูปแบบกระดาษ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม เพราะเอกสารเป็นสิ่งที่จําเป็นต่อหน่วยงานอย่าง ยิ่งเพราะเป็นหลักฐานในการดําเนินการติดต่อสื่อสารต่างๆ ซึ่งที่สําคัญผู้ที่มีหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บเอกสาร 3 ต้องตระหนักและหาวิธีการให้เอกสารของหน่วยงานไม่ให้สูญหาย สืบค้นได้ง่าย ประหยัดเวลา จะส่งผลให้การ ดําเนินงานภายในองค์กรราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากทุกหน่วยงานในปัจจุบันต้องได้รับการ ประเมินการดําเนินงานให้ได้คุณภาพตามที่รัฐกําหนด ยิ่งโดยเฉพาะหน่วยงานที่เป็นสถานศึกษาจะต้องจัดเก็บ หลักฐานเพื่อประกอบหลักฐานการประเมินการดําเนินงานภายในหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็น สกอ. สมศ. และ ก.พ.ร ซึ่งล้วนต้องใช้เอกสารในการอ้างอิงการดําเนินงานทั้งสิ้น

 

 

 

Please reload

บริการให้เช่าจอทัชสกรีน, สมุดอวยพรดิจิตอล, Kiosk, digital signage, tv wall, selfie, scanner, ระบบสแกนเอกสารครบวงจร, สำหรับงานแต่งงาน, งานสัมมนา, งาน event, งานเลี้ยง, งานวันเกิด กรุงเทพมหานคร ประเทศไทย

© 2014 by K&O Systems.

CONTACT US



15, 17 Q-Doc Studio

Banglumpulang Khlongsan

Bangkok 10600
dcs@ko.in.th

Phone:  +66 (0)82 645 4469

          +66 (0)86 594 5494

Tel :     +66 (0)2 860 6659

 

Hotline

NEED HELP?
 
Mon. - Fri. 09.00 am. - 17.00 pm.CALL US  +66 (0)82 645 44699
                         +66 (0)86 594 5494
                         +66 (0)2 860 6659
                 
 
  • YouTube - White Circle
  • Facebook Clean
  • Twitter Clean
  • Google Clean

@ko.in.th