Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Enterprise Content Management (ECM) มันคืออะไร?

Enterprise Content Management (ECM) เป็นส่วนสำคัญของสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีองค์กรมานานกว่าทศวรรษ ตามเนื้อผ้ามันเป็นชุดของ กระบวนการกลยุทธ์ และเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถจับจัดการจัดเก็บและรักษาเนื้อหาทั่วทั้งองค์กร แต่ความต้องการขององค์กรและโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างสิ้นเชิง

ในโลกปัจจุบันการแบ่งปันข้อมูล และความร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานลูกค้า ซัพพลายเออร์ และคู่ค้าอื่น ๆ เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ประกอบการทั่วโลกที่มีบุคลากร ดิจิทัลจำนวนมาก ECMได้ปรับเปลี่ยนไปสู่การบริการเนื้อหา

คำตอบเริ่มต้นด้วยการตระหนักว่า แนวคิดเบื้องหลังซอฟต์แวร์อีซีเอ็มเป็นสิ่งที่ดีมาก เนื้อหาที่สร้างขึ้นภายในองค์กรเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุด และจำเป็นต้องมีการจัดการตลอด วงจรชีวิต ของมันเพื่อให้สามารถเข้าถึง และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือ ECM ที่ดีที่สุดได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงสิ่งนี้ อย่างไรก็ตามความสำเร็จนั้นไม่ได้เกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำเสมอไป แต่อย่างไร แนวทางดั้งเดิมของ อีซีเอ็ม ทำให้องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องลงทุนจำนวนมากในแพลตฟอร์มเนื้อหาทั่วทั้งองค์กรซึ่งมักจะมีความยุ่งยากและซับซ้อน ในหลายกรณีที่ส่งผลให้มีการใช้งานช้าโดยผู้ใช้ขั้นปลายและคุณสมบัติที่ซับซ้อนที่ไม่ได้ใช้งาน

คนทำงานด้วยความรู้ดั้งเดิมในยุคดิจิตอลต้องการที่จะสามารถเข้าถึงและใช้เนื้อหาเมื่อใดและที่ใดที่เหมาะสมกับงานของพวกเขา พวกเขาต้องการเนื้อหาในรูปแบบที่ใช้งานง่ายและพร้อมใช้งานทันทีภายในแอปพลิเคชันที่เลือก เนื้อหาจะต้องเป็นเชื้อเพลิงที่ขับเคลื่อนกระบวนการทางธุรกิจไม่ใช่เพียงแค่สินทรัพย์ขององค์กรที่ต้องได้รับการควบคุมและป้องกัน บริการเนื้อหานำเสนอวิธีการใหม่ในการจัดการเนื้อหาองค์กรที่ฟังก์ชัน อีซีเอ็ม ถูกขยายเข้าไปในแอปพลิเคชั่นนำ ในรูปแบบของบริการไมโคร  ที่ผู้คนใช้ทุกวันในขณะที่แพลตฟอร์มบริการเนื้อหาอยู่ในพื้นหลังเพื่อให้แน่ใจว่าควบคุมระดับเดียวกัน ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามซึ่งเป็นจุดเด่นของโซลูชั่น ECM มานาน

 

ประวัติของ ECM

 

Enterprise Content Management (ECM) เติบโตขึ้นจากระบบการจัดการเอกสารของปี 1990 การจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ ได้รับการออกแบบเพื่อนำเลเยอร์องค์กร ไปสู่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการแบ็คเอนด์คอร์ ที่มุ่งเน้นด้านเอกสาร มันพยายามที่จะสร้างพื้นที่เก็บข้อมูล ซึ่งเป็นแหล่งแห่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ที่สามารถจัดเก็บจัดการค้นหา และดึงข้อมูลได้ มันให้ระดับใหม่ของการควบคุมข้อมูลและการกำกับดูแลที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน โซลูชั่นอีซีเอ็มเหล่านี้มีประสิทธิภาพอย่างมากในการจัดการเอกสารและบันทึก เนื่องจากมีการสร้างเนื้อหามากขึ้นทั้งในรูปแบบที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างซอฟต์แวร์ อีซีเอ็ม ที่ดีที่สุดทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้ผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าถึงได้และสามารถค้นหาได้ทั้งหมด

เหตุใดด้วยฟังก์ชั่นทางธุรกิจที่สำคัญมากมายทำให้การใช้งาน อีซีเอ็ม จำนวนมากยังคงใช้งานไม่ได้? มีเหตุผลหลายประการ แต่สิ่งที่สำคัญคือการให้ความสำคัญกับการแก้ปัญหาอีซีเอ็ม นั้นเป็นเรื่องของเทคโนโลยีมากกว่ากระบวนการทางธุรกิจและผู้คนที่ใช้มัน องค์กรต่าง ๆ ให้ความสนใจในการควบคุมเนื้อหามากกว่าที่คนของพวกเขาทำกับมัน
สิ่งนี้นำไปสู่ระบบที่ยอดเยี่ยมในการจับจัดเก็บและจัดการเนื้อหา แต่อาจใช้งานยากและใช้แรงงานมากสำหรับผู้ใช้ปลายทาง  บ่อยครั้งที่พวกเขาขอให้เปลี่ยนกระบวนการทำงานเพื่อรองรับระบบอีซีเอ็ม ผลก็คือผู้ใช้มักจะต่อต้านการย้ายไปยัง อีซีเอ็ม และยังคงทำงานเหมือนเดิม พวกเขายืนยันในการบันทึกเนื้อหาลงในฮาร์ดไดรฟ์และแชร์ไฟล์โดยส่งเนื้อหาไปยังซอฟต์แวร์ อีซีเอ็ม เมื่องานของพวกเขาเสร็จสิ้น ระบบอีซีเอ็ม เป็นระบบบันทึกที่ดีที่สุดสำหรับการควบคุมและการกำกับดูแลของบันทึกทางธุรกิจอย่างเป็นทางการในขณะที่แยกไซโลของข้อมูลที่กระจายไปทั่วทั้งองค์กรในขณะที่ผู้คนสร้างเนื้อหาใหม่ในระบบที่แตกต่างกันที่พวกเขาต้องการใช้ เป็นที่ชัดเจนว่าซอฟต์แวร์ อีซีเอ็ม บังคับให้ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาและเพื่อให้มีประสิทธิภาพ Enterprise Content Management ต้องนำเนื้อหามาให้พวกเขา

 

ทำไม Enterprise Content Management ถึงมีการเปลี่ยนแปลง

 

การแปลงระบบดิจิตอลกลายเป็นกลยุทธ์สำคัญสำหรับทุกองค์กร ความสามารถในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลและข้อมูลให้ได้อย่างคุ้มค่าที่สุดคือปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จ ในบริบทของโซลูชันอีซีเอ็ม หมายถึงการย้ายจุดเน้นจากการจัดการเนื้อหาไปยัง การใช้เนื้อหาเพื่อสนับสนุนกระบวนการผลิต ผ่านการบันทึกที่มีประสิทธิภาพการส่งมอบและการรวมเนื้อหา และการผลิตส่วนบุคคล ด้วยเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับการเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูล ในสถานการณ์นี้คุณลักษณะการควบคุมข้อมูลและการกำกับดูแลของอีซีเอ็ม จะย้ายไปที่เบื้องหลังโดยเน้นการส่งและนำเสนอเนื้อหาภายใน แอพพลิเคชัน ลูกค้าเป้าหมาย

ธุรกิจสมัยใหม่ไม่ใช่การออกกำลังกายภายใน มันเกี่ยวข้องกับการเพิ่มการรวมการทำงานร่วมกัน และการเชื่อมต่อกับลูกค้าซัพพลายเออร์และคู่ค้าอื่น ๆ ซึ่งหมายความว่าทุกองค์กรจะต้องสามารถจัดการกับ เนื้อหา ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างที่หลากหลาย จากแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย ผ่านช่องทางที่หลากหลาย แนวคิดของที่เก็บข้อมูลองค์กรเดียวสำหรับเนื้อหาของคุณดูเหมือนจะล้าสมัยไปแล้ว

นอกจากนี้การแปลงแบบดิจิทัลยังได้รับแรงผลักดันจากเทคโนโลยีก่อกวน ซึ่งส่งผลกระทบต่อการทำงานของ องค์กร กับเนื้อหาขององค์กร

 

จาก Enterprise Content Management ถึง Content Services

 

การย้ายไปยังบริการเนื้อหากำหนดวิธีใหม่ใน การเชื่อมต่อเนื้อหา กับธุรกิจดิจิทัลของคุณ มันมอบเครื่องมือเทคนิคและ กลยุทธ์ ในการเพิ่มขีดความสามารถของผู้ใช้โดยทำให้ การทำงานร่วมกับแบ่งปัน และทำงานร่วมกันบนเนื้อหาเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้พวกเขาสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องภาย ในแอพพลิเคชันที่พวกเขารู้สึกสะดวกสบายที่สุด ในขณะเดียวกันก็สร้างการควบคุมการทำงานและการกำกับดูแลเพื่อให้การแบ่งปันข้อมูลที่ปลอดภัย และการทำงานร่วมกันทั่วทั้งองค์กรและกับพันธมิตรภายนอก

ความต้องการแพลตฟอร์มบริการเนื้อหา องค์กรยังต้องการฟังก์ชั่นหลักที่ซอฟต์แวร์ อีซีเอ็ม มอบให้เสมอ สิ่งนี้ไม่ได้เกี่ยวกับกลยุทธ์ “ฉีกและแทนที่” แต่สร้างบริการเนื้อหาใหม่ตามรากฐานที่องค์กรส่วนใหญ่สร้างขึ้นด้วยโซลูชัน Enterprise Content Management ของพวกเขา การสร้างแพลตฟอร์มบริการเนื้อหา

เมื่อครั้งหนึ่งเกี่ยวกับการควบคุมผู้ใช้เนื้อหาอย่างเข้มงวดบทบาทหลักของแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาคือการให้เนื้อหาที่ต้องการแก่ผู้ใช้ในรูปแบบที่พวกเขาต้องการในเวลาและบนอุปกรณ์ที่พวกเขาต้องการ จะช่วยให้การปรับใช้มีความยืดหยุ่นในสถานที่โฮสต์หรือ SaaS มันเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ขั้นสูง เพื่อเพิ่มความเข้าใจและดำเนินการตามข้อมูลทั้งหมดภายในเนื้อหาของคุณ

 

สรุปได้ว่า Enterprise Content Management  เป็นโซลูชันระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารขององค์กร ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง รวมถึงเอกสาร Word, สเปรดชีต Excel, PDF และรูปภาพที่สแกน จัดเก็บและทำให้เข้าถึงได้ในเวลาที่เหมาะสม จากห่วงโซ่อุปทานในเชิงพาณิชย์ ไปจนถึงการจัดการสัญญา หรือกระบวนการทรัพยากรบุคคลไปจนถึงการบริหารภาครัฐแรงผลักดันที่อยู่เ บื้องหลังการใช้โซลูชัน Enterprise Content Management คือการทำธุรกิจให้ดีขึ้น โดยการกำจัดการพึ่งพาเอกสารที่เป็น กระดาษ และการจัดระเบียบข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างตามความต้องการ ทางธุรกิจองค์กรมีอำนาจในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในการรับฟังลูกค้าของเราในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเราพบเป้าหมายที่สอดคล้องกันสำหรับการนำ อีซีเอ็ม มาใช้ ลูกค้าต้องการให้อีซีเอ็มช่วยเหลือโดยไม่คำนึงถึง อุตสาหกรรม ลบการพึ่งพากระดาษและปรับปรุง กระบวนการทางธุรกิจขับเคลื่อนการบริการลูกค้า ให้ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพ การผลิตลดความเสี่ยงขององค์กรโซลูชั่น อีซีเอ็ม ชั้นนำรวมถึง Laserfiche บรรลุเป้าหมายเหล่านี้และอีกมากมาย

Related Articles