Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ECM บนคลาวด์ ควรพิจารณา ตาม 10 ข้อก่อนการใช้งานดังนี้

ECM บนคลาวด์ การย้ายการจัดการเนื้อหาขององค์กรไปยังระบบคลาวด์นั้นมาพร้อมกับผลประโยชน์ทางธุรกิจที่น่าประทับใจ – ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลดลง การลงทุนลดลงอย่างมาก กระบวนการเร็วขึ้น และการกำกับดูแลกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก นี่เป็นผลลัพธ์ที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องทำ แต่ – และนี่อาจทำให้คุณประหลาดใจ – เราขอแนะนำให้ใช้ความระมัดระวังก่อนที่จะรีบเร่งทำโครงการ

 

แต่เราสนับสนุนแนวทางที่ได้รับการพิจารณามากขึ้นแทน เป็นสิ่งที่คุณสามารถตรวจสอบโดยละเอียดใน เอกสารทางเทคนิคของเราแต่ถ้าคุณต้องการให้ตรงประเด็น ต่อไปนี้คือการอ่านห้านาทีที่เราเชื่อว่าเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญสำหรับองค์กรในการทำความเข้าใจและวางแผนก่อนเริ่มดำเนินการบนระบบคลาวด์ การโยกย้าย ECM ตาม

 

1. เนื้อหา – ที่ไหน อะไร และทำไม
แม้ว่าคุณจะไม่ได้วางแผนการโยกย้ายอยู่ในขณะนี้ การควบคุมข้อมูลทั่วทั้งองค์กรของคุณก็เป็นแบบฝึกหัดที่มีคุณค่าที่ต้องทำ เพื่อความปลอดภัย ธรรมาภิบาล และความรับผิดชอบทางการคลัง เราแนะนำให้จัดทำเอกสารอย่างชัดเจน:

เนื้อหาของคุณถูกเก็บไว้ที่ใด: คุณจัดการเนื้อหาของคุณในที่เก็บข้อมูลเดียวหรือไม่? คุณจัดการข้อมูลภายในแอปพลิเคชันทางธุรกิจของคุณหรือไม่? พนักงานของคุณทราบได้อย่างไรว่าจะค้นหาข้อมูลได้ที่ไหน
เนื้อหาประเภทใดและขนาดใดที่คุณถืออยู่: คุณจัดเก็บรูปภาพที่สแกนหรือเอกสาร Office และ PDF หรือไม่ เนื้อหาของคุณมีสื่อสมบูรณ์ เช่น รูปภาพ ไฟล์เสียง และวิดีโอหรือไม่ รูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์อื่น ๆ รวมถึงรูปแบบไฟล์กราฟิกหรือ CAD?
เหตุใดคุณจึงถือไว้: เพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจทางธุรกิจหรือกระบวนการต่างๆ (พนักงานของคุณสามารถค้นหา/เข้าถึงข้อมูลเมื่อจำเป็น และพร้อมใช้งานในแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องหรือไม่) ให้การเข้าถึง (พนักงานของคุณทราบหรือไม่ว่าต้องดูที่ไหนและ จะหาเอกสารได้อย่างไร?) หรือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการกำกับดูแลที่เหมาะสม (คุณใช้การเก็บรักษาหรือการปกป้องบันทึกหรือไม่)?

ข้อดีของแบบฝึกหัดนี้คือ คุณสามารถค้นพบว่ามีเนื้อหาที่คุณไม่ต้องการแล้ว ค้นพบเนื้อหาที่น่าจะเข้าถึงได้มากกว่านี้หรืออยู่ในสถานที่อื่น และระบุค่าใช้จ่ายที่คุณอาจหลีกเลี่ยงได้

 

2. รับสมาร์ทในการจัดเก็บ
ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะแตกต่างกันไปตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเนื้อหา และความถี่ที่คุณจะเข้าถึง เมื่อคุณได้กำหนดลักษณะและข้อกำหนดของเนื้อหาแล้ว คุณสามารถกำหนดได้ว่าที่เก็บข้อมูลใดที่เหมาะสมที่สุด และคุณไม่จำเป็นต้องเลือกเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง

 

เป็นไปได้มากที่คุณจะมีเนื้อหาที่ต้องเก็บไว้แต่สามารถอยู่เฉยๆ ได้ เช่นเดียวกับเนื้อหาที่ต้องพร้อมใช้งานอย่างมาก การทำความเข้าใจความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลโดยรวมของคุณล่วงหน้าจะช่วยให้คุณมีกุญแจในการสร้างสถาปัตยกรรมการจัดเก็บข้อมูลแบบหลายชั้นที่ชาญฉลาด

 

3. กำหนดฐานข้อมูลของคุณ
ในกรณีส่วนใหญ่ การโยกย้ายฐานข้อมูลจำเป็นต้องมีการส่งออกจากสภาพแวดล้อมภายในองค์กร และการนำเข้าในภายหลังไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ ซึ่งอาจเป็นแบบบนคลาวด์ ในองค์กร หรือการกำหนดค่าแบบไฮบริด ก่อนย้ายถิ่น ให้จัดทำแผนที่เริ่มต้นด้วยความเข้าใจ:

ประเภทฐานข้อมูลและผู้จำหน่าย
ขนาดพื้นที่เก็บข้อมูล
ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาประเภทต่างๆ
คลาวด์หรือในองค์กร
ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและกฎระเบียบ
กำหนดเวลาการส่งออกและนำเข้า
แผนย้อนกลับ
ตัดแล้วเดลต้า

4. การรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด
การดูแลให้ระบบและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนที่สุดของคุณได้รับการปกป้องอย่างดีนั้นเป็นพื้นฐานสำหรับโซลูชันทางธุรกิจบนระบบคลาวด์ นอกเหนือจากการตัดสินใจว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสาร คุณจะต้องกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ แอปพลิเคชัน พอร์ต และอื่นๆ ได้ อย่างน้อยที่สุด คุณควรกำหนด:

กลุ่มความปลอดภัย:
พวกเขาเป็นใครและจำเป็นต้องเข้าถึงอะไร
ใครสามารถ SSH เข้าเครื่องได้
ใครสามารถเข้าถึงโดยใช้ HTTP และ HTTPS
พอร์ตขาเข้าและขาออกใดที่จำเป็น

5. ฉลาดขึ้นด้วยการกำหนดค่าเนื้อหา
เมื่อวางแผนการกำหนดค่าเนื้อหาที่จำเป็นในการนำเข้าเนื้อหาที่มีอยู่ของคุณไปยังสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ใหม่ เราขอแนะนำให้ทำความเข้าใจและพิจารณาข้อกำหนดต่อไปนี้:

โมเดลเนื้อหา รวมถึงข้อกำหนดของข้อมูลเมตา
เกณฑ์การเก็บรักษาข้อมูล รวมถึงวันที่สร้างและแก้ไข
โครงสร้างโฟลเดอร์องค์กร
ความปลอดภัย รวมถึงข้อกำหนดเฉพาะสำหรับโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ย่อย และประเภทเนื้อหา
เวอร์ชัน รวมถึงคำจำกัดความเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง
การแปลรวมถึงข้อกำหนดการสร้างอัตโนมัติ
คำอธิบายประกอบ รวมถึงว่าผู้ใช้จะใส่คำอธิบายประกอบภายในเครื่องมือสร้างหรือภายในโซลูชันการจัดการเนื้อหาหรือไม่
ข้อกำหนดเส้นทางการตรวจสอบ

6. ปัจจัยในการค้นหาข้อความเต็ม
วิธีที่บริษัทของคุณใช้การค้นหาข้อความแบบเต็มต้องมีคุณลักษณะในแผนการย้ายข้อมูล และแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาบนระบบคลาวด์มักมีฟังก์ชันการค้นหาสำหรับองค์กร หากองค์กรของคุณมีเอกสารข้อความจำนวนมาก หรือหากคุณต้องการให้การค้นหาแบบรวมศูนย์ในหลายระบบหรือที่เก็บ คุณต้องคำนึงถึงเวลาที่ต้องใช้เพื่อสร้างดัชนีใหม่หลังการย้ายข้อมูล

 

สนใจสอบถามเรื่อง alfresco lติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

 

7. สแกนตัวเลือกการจับภาพเอกสารของคุณ
หากการแปลงเอกสารเป็นเอกสารดิจิทัลมีความสำคัญต่อคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงรูปภาพที่สแกนอย่างรวดเร็ว หรือเพื่อลดต้นทุนและความเสี่ยงของการจัดเก็บเอกสารจริง นี่เป็นโอกาสที่สมบูรณ์แบบในการระบุโซลูชันการจับภาพ เมื่อตรวจสอบโซลูชันที่จะตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ใหม่ของคุณ มีตัวเลือกมากมายให้เลือก ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ การว่าจ้างงานให้กับสำนักงานบริการ หรือการใช้โซลูชันการจับภาพบนคลาวด์

 

8. ระวังด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกำหนดเอง…
อินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกำหนดเองมีความสำคัญต่อการนำผู้ใช้ไปใช้ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ คุณต้องตัดสินใจ:

ไม่ว่าคุณจะส่งอินเทอร์เฟซจากเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหรือผ่านระบบคลาวด์
หากการโยกย้ายอินเทอร์เฟซเหล่านี้สามารถแบ่งตามแอปพลิเคชันหรือแผนกได้

9. … และส่วนประกอบที่กำหนดเองด้วย
เพื่อปลดล็อกพลังเต็มที่ของระบบ ECM บนคลาวด์ใหม่ของคุณ ให้ใช้ประโยชน์จากส่วนขยายและการปรับแต่งที่สร้างการเชื่อมต่อกับระบบองค์กรอื่นๆ การรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในแผนการย้ายถิ่นฐานและการทดสอบหลังการย้ายถิ่นจะทำให้คุณมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงสุดในการใช้งานจริง

 

10. ตรวจสอบสถาปัตยกรรมของคุณ
การวางแผนการโยกย้ายระบบคลาวด์ไม่ใช่แค่การแสดงภาพผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการมีความชัดเจนในสถาปัตยกรรมและโครงสร้างพื้นฐานด้วย เราแนะนำให้ตรวจสอบและบันทึกข้อมูลประสิทธิภาพในอดีตของระบบปัจจุบันของคุณอย่างน้อย 30 วัน ซึ่งรวมถึง:

การใช้งานซีพียู
เครือข่าย
ดิสก์ I/O
ปริมาณงาน

ซึ่งจะให้การวัดประสิทธิภาพที่ชัดเจนสำหรับสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ใหม่ของคุณ นอกจากนี้ อย่าลืมพิจารณาข้อกำหนดที่ไม่ทำงานต่อไปนี้:

เฟลโอเวอร์
ความซ้ำซ้อน
ปรับขนาดอัตโนมัติ
เทคโนโลยีคลาวด์อื่นใดที่สามารถปรับปรุงแอปพลิเคชันของคุณได้

คุณมีแล้ว อ่านห้านาทีว่าทำไมการรอก่อนที่คุณจะย้ายข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ

หากคุณต้องการใช้เวลาอีกเล็กน้อยในการพิจารณาว่าการย้ายไปยังโซลูชัน ECM แบบคลาวด์สามารถช่วยคุณได้ ให้ตรวจสอบบริการการย้ายข้อมูลของเรา ซึ่งคุณจะค้นพบว่าข้อเสนอบริการที่เรียบง่ายและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพของเราสร้างการทำซ้ำและได้รับการพิสูจน์ได้อย่างไร กระบวนการย้ายถิ่น

Alfresco ได้ช่วยองค์กรต่างๆ ทั่วโลกในการโยกย้ายไปยัง ECM บนคลาวด์ – บางครั้งใช้เวลาเพียงหกสัปดาห์ หากคุณกำลังใช้ IBM FileNet และไม่สามารถรอที่จะโยกย้ายได้ คุณอาจพบว่าบล็อกโพสต์ต่อไปนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles