Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

E-Tax Invoice ดีอย่างไร เมื่อนำมาใช้ในประเทศไทยเป็นอย่างไร

E-Tax Invoice การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

คำนิยามที่ใช้บ่อยที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือการแลกเปลี่ยนเอกสารใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ความหมาย วิธีทำงาน และประโยชน์สำหรับองค์กร

คำจำกัดความของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) คือรูปแบบการเรียกเก็บเงินที่แสดงต่อผู้ซื้อในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถเปิดใช้งานได้ด้วยสองตัวเลือกหลัก ประการแรกคือการเชื่อมต่อแบบจุดต่อจุดระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อใช้การออกใบแจ้งหนี้ EDI อีกทางเลือกหนึ่งคือผ่านเครือข่ายที่เชื่อมต่อผู้ซื้อและผู้ขายหลายราย รูปแบบเครือข่ายที่ใช้กันมากที่สุดในปัจจุบันซึ่งคาดว่าจะมีการเติบโตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ต้องขอบคุณความสามารถในการปรับขนาดและประสิทธิภาพสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือใบแจ้งหนี้ที่จัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่กำหนด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยข้อมูลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและนำเข้าระบบบัญชีเจ้าหนี้ขององค์กรที่ซื้อได้โดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปจะมีการนำเสนอข้อมูลใบแจ้งหนี้ด้วยภาพ อย่างไรก็ตาม สามารถแสดงผลชั่วคราวระหว่างการประมวลผลหรือแปลงเป็นรูปแบบภาพได้

การใช้ใบกำกับสินค้าอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องมีสองหน้าที่หลัก:

1. ต้องสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยโครงสร้างที่ถูกต้อง 

2. จะต้องโอนใบกำกับสินค้าอิเล็กทรอนิกส์จากระบบของผู้ขายไปยังระบบของผู้ซื้อ

การเติบโตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ 

แนวคิดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่เรื่องใหม่ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีมานานกว่า 30 ปีแล้ว โดยใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และรูปแบบ XML ไม่นานมานี้ ตัวขับเคลื่อนหลักที่อยู่เบื้องหลังการนำการแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้นั้นมาจากระดับรัฐบาล

ในยุโรป ซึ่งเป็นภูมิภาคที่มีการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มากที่สุดในโลก มีการจัดทำกฎหมายหลายฉบับขึ้นเพื่อส่งเสริมการรับใบกำกับสินค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ทั่วทั้งสหภาพยุโรป อันที่จริง ณ เดือนเมษายน 2020 ประเทศในสหภาพยุโรปจำเป็นต้องเปลี่ยนคำสั่ง eInvoicing Directive ของสหภาพยุโรปเป็นกฎหมายในประเทศของตนและปฏิบัติตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ประหยัดต้นทุนและเวลาได้อย่างมากโดยการนำกระดาษและการประมวลผลด้วยตนเองออกจากการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ แต่ประโยชน์ที่แท้จริงของการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมาพร้อมกับระดับของการบูรณาการที่คุณสามารถทำได้ ไม่เพียงแต่กับคู่ค้าของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณกับระบบธุรกิจอื่นๆ ด้วย สำหรับบัญชีเจ้าหนี้โดยเฉพาะ การผสานรวมใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับโซลูชันระบบอัตโนมัติของ AP โดยตรงจะช่วยขับเคลื่อนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องสัมผัส ซึ่งช่วยเพิ่มเวลาและทรัพยากรสำหรับการเพิ่มมูลค่าและงานเชิงกลยุทธ์

การเริ่มต้นส่งและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นก้าวแรกที่ยอดเยี่ยมในเส้นทางการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลขององค์กร และเป็นขั้นตอนสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าการดำเนินธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพและปรับขนาดได้เพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต

โลกหมุนเร็วเหลือเกิน เป็นคำพูดที่เหมาะจะใช้กับหัวข้อนี้ที่สุด เพราะประเทศไทยยุค 2021 ทุก ๆ วันนี้ ทุกสิ่งทุกอย่างถูกหยิบยกหันหน้าเข้าพึ่งโลกออนไลน์เกือบจะทั้งหมดแล้ว และยิ่งในสถานการณ์ปัจจุบันที่ผู้คนให้ความสำคัญกับการอยู่บ้าน หรือ Social Distancing มาขึ้น จนทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างถูกโยกย้ายขึ้นไปบนออนไลน์ทั้งหมด แม้แต่พ่อค้า – แม่ค้า หรือเจ้าของธุรกิจต่าง ๆ ก็เริ่มทำการขายค้าผ่านทางออนไลน์ในแพลตฟอร์มของ Facebook หรือ Google มากกว่าการขายแบบออฟไลน์ ที่เรารู้จักกันดีว่าการเปิดร้านขายของ หรือตั้งหน้าร้านขายให้ผู้คนเดินทางมาซื้อ รวมถึงการออกเอกสารสำคัญต่าง ๆ ด้วย

ปัจจุบันโลกถูกเชื่อมต่อกันด้วยอินเทอร์เน็ต จึงทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างไร้พรมแดน รวมไปถึงการติดต่อซื้อ – ขาย และการทำธุรกรรมต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นในระบบออนไลน์เป็นจำนวนมาก และสิ่งที่สำคัญที่เราทุกคนต้องรู้คือ เมื่อมีการทำธุรกรรม ค้าขาย หรือแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการเกิดขึ้น เจ้าของธุรกิจ หรือกิจการ ทั้งในรูปแบบของบุคคล หรือนิติบุคคลที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท / ปี ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) กับกรมสรรพากร ต้องจัดทำใบรับเสร็จ หรือใบกำกับภาษีขึ้นมา เพื่อแสดงเป็นหลักฐานในการขายสินค้า หรือบริการ ในการชำระเงิน พร้อมทั้งต้องจัดส่งต้นฉบับใบรับเสร็จ และใบกำกับภาษีนั้นในรูปแบบกระดาษให้แก่ผู้ลูกค้าทุกครั้ง

รัฐบาลจึงเกิดแนวคิดในการพยายามปรับเปลี่ยนรูปแบบของการดำเนินการยื่นเอกสาร, จัดทำธุรกรรม หรือจัดเก็บหลักฐานต่าง ๆ ในแบบใหม่ ที่เรียกว่า e-service ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในบริการอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลไทยที่เริ่มนำเข้ามาปรับใช้เมื่อเดือนมิถุนายน 2560 ที่ผ่านมา

4 เอกสารสำคัญที่สามารถแปลงให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถนำส่งสรรพากรได้
1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
4. ใบรับ (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร

ซึ่งในปัจจุบันกรมสรรพากรกำลังทำหน้าที่พัฒนาระบบขั้นตอนการบริการ, การยื่นเอกสาร และรวมไปถึงการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นต้นกำเนิดของใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และ ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipts) ที่จัดทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวก และลดภาระต้นทุนในส่วนของการนำส่ง, การจัดเก็บใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ให้เจ้าของธุรกิจได้อีกด้วย แต่การจะออกใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนเป็นการปรับเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมดนั้น จะต้องใช้การป้องกัน การดูแลข้อมูลที่ปลอดภัย และเชื่อถือได้ เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และแน่นอนว่ากรมสรรพกรกำลังเร่งจัดการดูแลในส่วนนี้อย่างเคร่งคัด

e-Tax Invoice หรือที่เรียกกันว่า ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายถึงการออกใบกํากับภาษีในรูปแบบใหม่ ที่กรมสรรพากรได้พัฒนาขึ้นมาใช้แทนการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ โดยจะปรับเปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดเป็นในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบออนไลน์แบบ 100% ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจ หรือบริการ รวมทั้งกิจการร้านค้า ไม่จำเป็นต้องจัดเตรียม หรือจัดทำใบกำกับภาษีแบบกระดาษให้วุ่นวาย รวมไปถึงไม่ต้องไปจัดส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีให้และลูกค้าที่ทำธุรกิจซื้อ – ขายด้วยตัวเอง แถมยังสามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงกรมสรรพากรได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่านช่องทางอีเมล หรือเว็บไซต์กรมสรรพากรได้ในทันท่วงที ไม่ต้องจัดเตรียม และรวบรวมใบกํากับภาษีแบบกระดาษให้ยุ่งยาก

เทียบกันชัด ๆ ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ กับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ แตกต่างกันอย่างไร?

เปรียบเทียบใบกำกับภาษีแบบกระดาษและ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
e-Tax Invoice จำเป็นต้องจัดทำเข้าระบบทุกคนหรือไม่?
การไม่ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เมื่อมีรายได้ถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด จะถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย ต้องระวางโทษค่าปรับไม่เกิน 2,000 บาท ตามมาตรา 35 แห่งประมวลรัษฎากร รัฐอาจจะไม่สามารถตรวจจับได้ทีละรายคน แต่การเสียภาษีให้ถูกต้องก็จะทำให้เป็นผลดีกับการพัฒนาประเทศ ซึ่งรัฐบาลพยายามดึงทุกคนเข้าสู่ระบบ ทั้งในระบบออนไลน์ และออฟไลน์ ด้วยโครงการต่าง ๆ ของรัฐ จะเห็นได้ว่าหลาย ๆ ระบบจะมีการเปิดให้ลงทะเบียนก่อนร่วมโครงการ

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง?
1. เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท
– .pdf (Portable Document Format)
– .doc, .docx (Microsoft Word Document)
– .xls, .xlsx (Microsoft Excel)

2. ภายใน 1 ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 3 MB

3. ข้อมูลรายละเอียดที่อยู่ในไฟล์เอกสารจะต้องไม่ใช่รูปภาพเด็ดขาด ห้ามใช้ การถ่ายภาพหรือการแปลงไฟล์จากเอกสารกระดาษมาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เด็ดขาด

4. ต้องมีการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by email เพื่อให้เอกสารนี้ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในทางกฎหมายได้อีกด้วย

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles