ดูแล e document ของคุณด้วยระบบ Qdoc จัดการเอกสารมืออาชีพ

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

e document มีโซลูชันระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารขององค์กร ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง – รวมถึงเอกสาร Word, สเปรดชีต Excel, PDF และรูปภาพที่สแกน – จะถูกจัดเก็บและทำให้เข้าถึงได้ในเวลาที่เหมาะสม จากห่วงโซ่อุปทานในเชิงพาณิชย์ไปจนถึงการจัดการสัญญาหรือกระบวนการทรัพยากรบุคคลไปจนถึงการบริหารภาครัฐแรงผลักดันที่อยู่เบื้องหลังการใช้โซลูชัน Qdoc  คือการทำธุรกิจให้ดีขึ้น โดยการกำจัดการพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษและการจัดระเบียบข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างตามความต้องการทางธุรกิจองค์กรมีอำนาจในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การรับฟังลูกค้าของเราในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเราได้พบเป้าหมายที่สอดคล้องกันสำหรับการดำเนินการ Qdoc ลูกค้าต้องการให้ Qdoc ช่วยเหลือโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม

ลบการพึ่งพากระดาษและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
ขับเคลื่อนการบริการลูกค้าให้ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต
ลดความเสี่ยงขององค์กร
โซลูชั่น e document ชั้นนำรวมถึง Laserfiche บรรลุเป้าหมายเหล่านี้และอื่น ๆ นี่คือองค์ประกอบสำคัญ 5 ข้อของโซลูชัน Qdoc :

องค์ประกอบ 5 อันดับแรกของ Qdoc
1. จับภาพเอกสารด้วยระบบดิจิตอล
การจัดการเนื้อหาขององค์กรเริ่มต้นด้วยการจับและนำเข้าข้อมูลไปยังแหล่งเก็บข้อมูลดิจิตอลที่ปลอดภัย สามารถเป็นเอกสารประเภทใดก็ได้ที่ถูกสร้างบันทึกจัดเก็บแชร์หรือเก็บถาวรรวมถึง:

ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
ดำเนินการต่อจากผู้สมัครงาน
สัญญา
จดหมาย
รายงานการวิจัย
สองสามวิธีในการรวบรวมเอกสารเหล่านี้ ได้แก่ :

การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้เอกสารเป็นดิจิตอลตั้งแต่แรกสร้าง
การสแกนเอกสารกระดาษที่จะยื่นในพื้นที่เก็บข้อมูลดิจิตอล
การจัดการเนื้อหา“ ดิจิตอลแล้ว”รวมถึงเอกสาร Microsoft Office, PDF, ภาพถ่ายและวิดีโอ
การจัดเก็บและจัดหมวดหมู่เอกสารโดยอัตโนมัติจากเซิร์ฟเวอร์, MFP และตำแหน่งที่แชร์อื่น ๆ
วิธีการดั้งเดิมในการรวบรวมเอกสารนั้นต้องใช้ความพยายามและค่าใช้จ่าย การจับภาพเอกสารในที่เก็บข้อมูลดิจิตอลขจัดอุปสรรคมากมายที่สร้างด้วยกระดาษ: การทำสำเนาที่ต้องใช้แรงงานมากการกระจายช้าช้าต้นฉบับที่วางผิดที่และความไม่สะดวกในการดึงไฟล์จากที่เก็บข้อมูลภายนอก

2. จัดเก็บเอกสารในที่เก็บข้อมูลดิจิตอล
ด้วยระบบ e document ที่มีประสิทธิภาพองค์กรสามารถจัดเก็บเอกสารที่สำคัญทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลช่วยให้ผู้ใช้สามารถ:

ดูหรือแก้ไข (ตามสิทธิ์การเข้าถึง) ของเอกสารใด ๆ ในที่เก็บ
ดูข้อมูลเมตาของเอกสาร
จัดระเบียบเอกสารภายในโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่น
ประโยชน์ของการจัดการเนื้อหาขององค์กรเป็นมากกว่าแค่การติดตามว่าเอกสารอยู่ที่ใด ระบบการจัดการเนื้อหายังช่วยลดเวลาต้นทุนและความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารตลอดวงจรชีวิตของพวกเขาช่วยให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับนโยบายการเก็บบันทึกขององค์กร ในความเป็นจริงการศึกษานิวเคลียสวิจัยล่าสุดพบระบบการจัดการเนื้อหากลับ $ 6.12 สำหรับเงินลงทุนทุก

3. ดึงเอกสารโดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์หรือตำแหน่ง
เมื่อบันทึกขององค์กรถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยแล้วคุณสามารถ:

ค้นหาเอกสารใด ๆ โดยใช้การค้นหาข้อความแบบเต็ม
ระบุคำหรือวลีเฉพาะภายในข้อความเอกสารข้อมูลเมตาคำอธิบายประกอบและชื่อรายการ
ใช้ตัวเลือกการค้นหาที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อค้นหาตามวันที่สร้างเอกสารชื่อของผู้ใช้ที่เช็คเอาท์เอกสารและข้อมูลเมตาอื่น ๆ
ซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาองค์กรช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลช่วยให้พนักงานสามารถตอบรับคำขอข้อมูลจากลูกค้าประชาชนและผู้ตรวจสอบบัญชีได้ทันที ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อผลกำไรขององค์กรของคุณ

4. ทำให้กระบวนการทำงานเป็นเอกสารอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติช่วยให้องค์กรต่างๆกำจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองรวมถึงการถ่ายเอกสารการส่งมอบมือและการลากและวางซ้ำเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง ระบบ ECMบางระบบมีคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติแบบดิจิตอลที่สามารถ:

กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
แจ้งเตือนพนักงานเมื่อเอกสารต้องการความสนใจ
รับรู้ข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่นคำสั่งซื้อจะต้องลงนามบันทึกจะต้องถูกเก็บถาวรและคำขอวันหยุดของพนักงานจะต้องได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ การดำเนินการอัตโนมัติย้ายเอกสารเหล่านี้ผ่านขั้นตอนที่จำเป็นในการตรวจสอบและอนุมัติตามลำดับที่ระบุ ผลลัพธ์ที่ได้คือกระบวนการที่ประหยัดค่าใช้จ่ายเพิ่มความคล่องตัวและปราศจากข้อผิดพลาด

5. รักษาความปลอดภัยของเอกสารและลดความเสี่ยงขององค์กร
ด้วยข้อ จำกัด ด้านความสอดคล้องในการเสริมสร้างความเข้มแข็งในอุตสาหกรรมที่หลากหลายองค์กรกำลังใช้ระบบ ECM มากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบันทึกและป้องกันความเสี่ยง องค์กรระบบการจัดการเนื้อหาจะต้องให้การตั้งค่าความปลอดภัยที่ปรับแต่งเพื่อช่วยให้องค์กรข้อมูลการป้องกันจากการเข้าถึงหรือการปรับเปลี่ยน

จำกัด การเข้าถึงโฟลเดอร์เอกสารฟิลด์คำอธิบายประกอบและคุณสมบัติเอกสารแบบละเอียดอื่น ๆ ตามต้องการ
ตรวจสอบการเข้าสู่ระบบและออกจากระบบการสร้างและทำลายเอกสารการเปลี่ยนรหัสผ่านและอื่น ๆ
ปกป้องข้อมูลเมตาที่ละเอียดอ่อนโดยการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลไปยังโฟลเดอร์แม่แบบและฟิลด์แต่ละรายการ
โซลูชั่น ECM ชั้นนำช่วยให้ฝ่ายธุรกิจสามารถจัดการการเข้าถึงของผู้ใช้ได้อย่างอิสระซึ่งหมายความว่าข้อมูล HR ที่ละเอียดอ่อนยังคงอยู่ในแผนกทรัพยากรบุคคลในขณะที่ข้อมูลทางการเงินส่วนตัวยังคงอยู่ในแผนกการเงินแม้ว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บเดียวกัน แพลตฟอร์ม ECM ส่วนใหญ่มีองค์ประกอบหลัก 5 ประการบางอย่าง แต่ผู้นำหมวดหมู่เช่น Laserfiche ให้โซลูชัน ECM ที่สมบูรณ์ช่วยองค์กรของคุณปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างมาก กำหนดเวลาการสาธิตเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร

K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กรมากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสารที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles