Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

เพิ่มผลลัพธ์ในการทำงาน Digital Workflow ปรับวิธีการทำงานในช่วง Covid19

ทำงานในช่วงCOVID19

Digital Workflow หมายถึง กระบวนการทางธุรกิจแบบดิจิทัล เป็นการเพิ่มความคล่องตัวสำหรับธุรกิจ เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานการพัฒนา และเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในองค์กรให้เป็นดิจิทัล

ในช่วงเวลาแห่งความยากลำบากนี้ เราจะพาประเทศของเราให้รอดพ้นจากพิษ COVID-19  ซึ่งในวันนี้ K&O จะมาแนะนำแนวทางการทำงานด้วย Digital Workflow ให้ได้ผลลัพธ์ ซึ่งเรียกได้ว่าน่าจะเป็นอีกไอเดียให้กับทุกๆคน ที่กำลังศึกษาวิธีการทำงาน ในการใช้เครื่องมือเทคโนโลยีดิจิทัล เพื่อที่จะดำเนินชีวิตได้ตามปกติ และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19

COVID19

แนวทางปรับการทำงานด้วย Digital Workflow

1.การทำเอกสารออนไลน์หรือ การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิตอล (Online Document Software) ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ Office365 ( Excel , Word , Power point ) ​ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

  • Office 365 คือประสบการณ์การใช้งานของแอปและบริการที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณทำตามความชอบและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต รับแอป เช่น Word, Excel, PowerPoint และอื่นๆ ซึ่งอัปเดตรายเดือนด้วยฟีเจอร์ล่าสุดและการอัปเดตการรักษาความปลอดภัย
  • การจัดการเอกสาร คือการเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน

2.กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ถูกลบ นอกจากนี้ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น

  • LINE คือแอพพลิเคชั่นที่ผสมผสานบริการ Messaging และ Voice Over IP นำมาผนวกเข้าด้วยกัน จึงทำให้เกิดเป็นแอพพลิชั่นที่สามารถแชท สร้างกลุ่ม ส่งข้อความ โพสต์รูปต่างๆ  หรือจะโทรคุยกันแบบเสียงก็ได้  โดยข้อมูลทั้งหมดไม่ต้องเสียเงิน หากเราใช้งานโทรศัพท์ที่มีแพคเกจอินเทอร์เน็ตอยู่แล้ว แถมยังสามารถใช้งานร่วมกันระหว่าง iOS และ Android รวมทั้งระบบปฏิบัติการอื่น ๆ ได้อีกด้วย
  • WhatsApp Business คือสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก WhatsApp Business ช่วยให้ติดต่อกับลูกค้าได้ง่ายขึ้นโดยมอบเครื่องมือสร้างอัตโนมัติ จัดเรียง และตอบกลับข้อความได้อย่างรวดเร็ว 
video conference

3.การประชุมทางไกล (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoomในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการ แชทออนไลน์อยู่แล้วก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล

  • Zoom ผู้ให้บริการ Video Conference มาแรงท่ามกลางกระแส work from home ถูกนำมาใช้งานมากขึ้น หลายองค์กรต้องหาวิธีและเครื่องมือเพื่อมาตอบโจทย์รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป
  • Microsoft Teams เป็นบริการแชทแบบกลุ่มสำหรับองค์กรลักษณะเดียวกับ Slack แต่มีจุดเด่นตรงที่การเชื่อมต่อกับแอพในชุด Office ทั้งหมด, รองรับการคุยด้วยเสียง-วิดีโอผ่าน Skype ในตัว

4.สำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox , icloud , Origami E-doc , zDoc ซึ่ง Netizen เลือกใช้ Google Drive เป็นหลักให้กับทีมงานใช้ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดในการเก็บข้อมูลและเป็นการจัดการ File ภายในองค์กรจึงย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปสู่ Origami E-doc ในเอกสารที่ทำสำเร็จแล้ว เพราะสามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบ ระเบียบมากขึ้น

  • Google Drive ผู้ใช้สามารถจัดเก็บข้อมูล ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ต่าง ๆ ลงไปได้ โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และยังสามารถเชิญผู้ใช้อื่น ๆ เข้ามาดูไฟล์ของคุณได้ทางGmail โดยการใช้ฟรีนั้น จะมีเนื้อที่ให้จัดเก็บถึง 15 GB
  • iCloud คือระบบศูนย์กลางในรูปแบบกลุ่มเมฆของ Apple มีหน้าที่หลักในการเป็นตัวกลางเก็บข้อมูลของผู้ใช้สำหรับซิงค์เข้ากับอุปกรณ์ของผู้ใช้เอง เพื่อให้ข้อมูลในแต่ละเครื่องนั้นตรงกัน ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานพื้นที่ในการเก็บข้อมูลนั้น Apple เปิดให้ทุกคนใช้งาน iCloud ได้ฟรี 5 GB

5.จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system ) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น ซึ่งK&O เราก็ได้ใช้ระบบ Face recognition ในการบริหารจัดการภายในองค์กรเช่นเดียวกัน

ท่านผู้อ่านสามารถ ติดตาม บทความดีๆได้ที่ Facebook

ขอบคุณรูปภาพสวยๆจาก freepik

Related Articles