Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Data admin กรณีศึกษาอภิธานศัพท์ขององค์กร ที่เกิดขึ้น

Data admin มีหลายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงานปัจจุบันของฉันซึ่งทำให้จำเป็นต้องสร้างอภิธานศัพท์ขององค์กรที่ชัดเจน บางทีสิ่งที่น่าสังเกตมากที่สุดคือการย้ายไปใช้ระบบซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์แบบใหม่ (COTS) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ

อย่างที่คุณคาดหวังระบบนี้มีคำศัพท์เฉพาะของตัวเองและทำให้ทั้งธุรกิจเรียนรู้คำศัพท์ใหม่ คำศัพท์ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจมีความสำคัญมากพอที่จะใช้เวลาและทรัพยากรในการติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กร“ พูดภาษาเดียวกัน” – ตามความเป็นจริง เราจึงได้ระบุความจำเป็นสำหรับอภิธานศัพท์ขององค์กร

อภิธานศัพท์ขององค์กรยังกำหนดขั้นตอนสำหรับ “เว็บเชิงความหมาย” การค้นหาอย่างชาญฉลาดและการจัดการความรู้ที่แท้จริง: การจัดตั้งองค์กรฐานความรู้ที่ใช้ร่วมกันซึ่งกลุ่มต่างๆภายในองค์กรสามารถเรียนรู้จากความสำเร็จของผู้อื่น

หมายเหตุของผู้จัดพิมพ์: ในบางครั้ง TDAN.com จะเผยแพร่บทความจากปัญหาก่อนหน้านี้ (บทความนี้ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม 2548) ซึ่งยังคงมีความเกี่ยวข้องอยู่ในปัจจุบัน ขอบคุณ Bonnie ที่อนุญาตให้ฉันนำบทความที่อัปเดตนี้มาใช้ใหม่ในหัวข้อที่เกี่ยวข้องมากในวันนี้ นี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของชุดปกติของบอนนี่บน TDAN.com, นิทานและเคล็ดลับจากร่องลึก

คุณลักษณะนี้จะแบ่งปันกรณีศึกษาในการเปิดตัวอภิธานศัพท์ขององค์กร ในกระบวนการนี้เราจะสำรวจวงจรชีวิตของคำศัพท์และหารือเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นของกระบวนการกำกับดูแลสำหรับเงื่อนไขทางธุรกิจ ฉันจะสำรวจเส้นทางสู่การสร้างฐานความรู้ ขั้นตอนต่อไปหลังจากอภิธานศัพท์คือการขยายและสร้างเป็นสารานุกรมประเภทต่างๆ ระหว่างทางเราจะดูโครงสร้างพื้นฐานวงจรชีวิตสถาปัตยกรรมและการกำกับดูแล เราได้ค้นพบสิ่งที่น่าตื่นเต้นในการผจญภัยของเราและฉันหวังว่าจะได้แบ่งปันความรู้เหล่านี้กับคุณ

วัตถุประสงค์และหน้าที่ของอภิธานศัพท์
จุดประสงค์ของอภิธานศัพท์คือเพื่อให้คำจำกัดความของคำศัพท์หรือชื่อองค์ประกอบข้อมูลแก่ทุกคนไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนหรือใช้ซอฟต์แวร์อะไร

ในการเพิ่มขีดความสามารถนี้อภิธานศัพท์ต้องเป็นที่แพร่หลาย – พร้อมใช้งานจากทุกที่ในองค์กรทุกเวลาและทุกคนสามารถเข้าถึงได้เสมอ ควรใช้งานง่ายและต้องการการกดแป้นพิมพ์น้อยที่สุด นอกจากนี้ยังควรสามารถแก้ไขได้โดยไม่ใช่แค่ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง (SMEs) เท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุกคนใน บริษัท ด้วย ดังนั้นพอร์ทัลของเราจึงเป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับอภิธานศัพท์ จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกไอคอน Internet Explorer ในถาด

การกำกับดูแล Lite
หากใครได้รับอนุญาตให้สร้างหรืออัปเดตรายการจำเป็นต้องมีการควบคุมบางอย่างในการปรับเงื่อนไขข้ามฟังก์ชันกับกลุ่มอื่น ๆ ในองค์กรที่อาจมีการใช้คำที่แตกต่างกัน สิ่งนี้ก่อให้เกิดความจำเป็นในการกำกับดูแล Data admin

เราทุกคนมีประสบการณ์เกี่ยวกับการริเริ่มพจนานุกรมข้อมูลที่มีภาระกับการกำกับดูแลมากเกินไป การกำกับดูแลได้รับความยืดหยุ่น: ธุรกิจต้องสามารถเปลี่ยนคำจำกัดความเมื่อธุรกิจเปลี่ยนไป สถานการณ์ที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับคำจำกัดความที่อาจถูกต้องในช่วงเวลาหนึ่ง แต่เมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไปพวกเขาจะไม่ซิงค์กับธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไปเพราะต้องใช้การกระทำของรัฐสภาในการเปลี่ยนพจนานุกรม ดังนั้นเราจึงได้สร้างสิ่งที่เราเรียกว่า“ Governance Lite” เพื่อสร้างโครงสร้างที่ยืดหยุ่นเพื่อรองรับทั้งความจำเป็นในการกำกับดูแลและความจำเป็นในการประสานกับธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

Governance Lite ทำงานดังนี้: ทุกคนในองค์กรสามารถสร้างรายการ Business Term ในอภิธานศัพท์ได้ เมื่อมีการสร้างคำศัพท์ใหม่จะมีสถานะเป็น “ผู้สมัคร” ทุกคนสามารถเห็นข้อกำหนดของผู้สมัครทั้งหมดและสถานะจะแสดงให้ผู้ใช้อภิธานศัพท์เห็น

เรามี “ทีมเงื่อนไข” ซึ่งมีหน้าที่ในการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองและปรับเงื่อนไขให้เป็นปกติ ทีมข้อกำหนดจะได้รับแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีการป้อนคำศัพท์ใหม่ในอภิธานศัพท์ จากนั้นทีมจะค้นคว้าคำศัพท์กับคำศัพท์อื่น ๆ ที่มีอยู่แล้วในอภิธานศัพท์และตรวจสอบว่าไม่มีข้อขัดแย้ง ทีมงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าถ้อยคำของคำจำกัดความนั้นถูกต้องและคำจำกัดความเป็นไปตามรูปแบบที่กล่าวถึงในบทความก่อนหน้านี้ – ข้อมูลเมตาทางธุรกิจ: วิธีการเขียนคำจำกัดความที่เผยแพร่โดย TDAN.com (ลิงก์ไม่พร้อมใช้งาน) บางครั้งงานนี้อาจต้องค้นคว้าเอกสารอ้างอิงและ / หรือติดต่อสายงานธุรกิจ SMEs โดยตรง เมื่อคำจำกัดความได้รับการวิจัยเรียบร้อยแล้วสถานะจะเปลี่ยนเป็น “Authorized”

ธุรกิจได้รับการแจ้งเตือนถึงการใช้คำศัพท์ของผู้สมัครเนื่องจากคำดังกล่าวแสดงอยู่ในอภิธานศัพท์พร้อมกับสถานะ ธุรกิจควรดำเนินการเพื่อชี้แจงความหมายของเงื่อนไขผู้สมัครเมื่อใดก็ตามที่มีการใช้เนื่องจากเป็นไปได้ว่าผู้สมัครสามารถมีความหมายได้มากกว่าหนึ่งความหมาย

กำลังอัปเดต“ Wiki”
“ Wikipedia” เป็นสารานุกรมโอเพนซอร์สบนอินเทอร์เน็ต สิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องนี้คือ “สารานุกรมของประชาชน” – ทุกคนสามารถอัปเดตรายการที่มีอยู่หรือเพิ่มรายการใหม่ได้ ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมและ “เป็นเจ้าของ” ได้ ในทางกลับกันมันอาจจะวุ่นวายมากเพราะมันขาดการกำกับดูแล เราพยายามสร้างสมดุลและทำให้ทุกคนรู้สึกว่าพวกเขามีส่วนร่วมได้ดังนั้นจึงใช้เพียงการกำกับดูแลเพียงเล็กน้อยเท่านั้น สิ่งที่น่าสนใจคือเมื่อมีคนต้องการอัปเดตรายการที่มีอยู่โดยเฉพาะรายการของคนอื่น นี่คือตอนที่การกำกับดูแลเป็นสิ่งที่จำเป็นจริงๆ

วิกิ“ แกล้ง” เราเป็นอย่างไร
ซอฟต์แวร์พอร์ทัลของเรา (เราใช้ Plumtree) มีการพัฒนาสองประเภท: กำหนดเองและทันทีที่แกะออกจากกล่อง เมื่อคุณใช้อย่างหลังด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า Studio คุณสามารถใช้งานสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็ว ข้อเสียคือคุณไม่สามารถทำการพัฒนาแบบกำหนดเองได้ เนื่องจากเราต้องการเปิดตัวอภิธานศัพท์อย่างรวดเร็วเราจึงต้องการใช้ซอฟต์แวร์ที่พร้อมใช้งานทันที จากนั้นเราต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการนำไปใช้ เนื่องจากการใช้งาน “วานิลลาธรรมดา” ไม่มีการกำหนดเวอร์ชันเราจึงตัดสินใจว่าทุกครั้งที่มีคนต้องการแก้ไขคำที่มีอยู่พวกเขาสามารถคลิกปุ่ม “แก้ไข” (แม้ในคำที่คนอื่นส่งมา) และจะได้รับอนุญาตให้แก้ไข มัน. ระบบจะสร้างคำศัพท์ใหม่เบื้องหลังโดยใช้ทริกเกอร์ฐานข้อมูล ดังนั้นหากพวกเขากำลังแก้ไขคำที่ได้รับอนุญาตพจนานุกรมจะมีทั้งสองอย่าง: เวอร์ชันเก่ากว่า ซึ่งเป็นผู้ได้รับอนุญาตและผู้เสนอใหม่ซึ่งจะเป็นผู้สมัคร ส่วน “ใหม่” จะมีเวอร์ชันแก้ไขของคำจำกัดความ ดังนั้นสิ่งที่เรากำลังทำไม่ใช่วิกิที่แท้จริงเพราะเราต้องการรายการสำหรับทั้งก่อนและหลังการแก้ไขเพื่อใช้การกำกับดูแลและแก้ไขความขัดแย้ง

การแก้ไขความขัดแย้ง
สมมติว่ามีการป้อนคำศัพท์ทางธุรกิจมากกว่าหนึ่งครั้งในอภิธานศัพท์โดยมีสองความหมายที่แตกต่างกัน มีหลายวิธีที่สามารถแก้ไขได้:

เพิ่มตัวปรับเปลี่ยนคำศัพท์เพื่อสร้างคำใหม่ อาจมีคำจำกัดความทั่วไปของลูกค้า แต่การตลาดใช้คำนี้แตกต่างกันเพื่อให้คุณมี “ลูกค้าการตลาด” ได้
ในความหมายมีแนวคิดเกี่ยวกับ “ความหมายของคำ” กล่าวคือ “ความหมาย” ของคำที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคำว่า “ไฝ” มีความหมายต่างกันเช่น
สัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมขนยาวตัวเล็ก
การเยื้องในผิวหนัง
หรือสายลับ
ในอภิธานศัพท์ของเราเราจะใช้สิ่งที่ฉันเรียกว่า “คำจำกัดความที่แจกแจง” ซึ่งหมายถึงคำศัพท์จะมีคำจำกัดความที่เป็นตัวเลข เรายังไม่ได้ตัดสินใจว่าลำดับของคำจำกัดความจะสะท้อนถึงคำจำกัดความที่ใช้บ่อยที่สุดถึงน้อยที่สุดหรือไม่ ฉันคิดว่าตอนนี้จะเป็นคิวประเภท “first in” คำจำกัดความแรกที่ได้รับจะแสดงเป็นลำดับแรก ดังนั้นทุกคำจะมีรายการ “Authorized” เพียงรายการเดียว

3. แทนที่คำที่กล่าวถึงในหัวข้อถัดไป

การเปลี่ยนและการรวมข้อกำหนด
ทีมระยะจะตรวจสอบคำจำกัดความที่มีอยู่สองคำหรือมากกว่าสำหรับคำศัพท์เดียวกันไม่ว่าจะจากการส่งแยกกันโดยบุคคลอื่นหรือการแก้ไขคำที่มีอยู่ สถานการณ์การแก้ปัญหามีดังนี้

คำจำกัดความข้อหนึ่งดูดีกว่าคำจำกัดความอื่น ๆ : สมบูรณ์กว่าภาษาแม่นยำกว่า ฯลฯ ในกรณีนี้หนึ่งคำจะแทนที่คำอื่น
องค์ประกอบของนิยามผู้สมัครทั้งหมดสามารถรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างคำจำกัดความใหม่
คำจำกัดความหนึ่งคำอาจไม่ถูกต้องหรืออาจใช้กับคำอื่น
ในกรณีเหล่านี้คำจำกัดความหนึ่งจะแทนที่คำอื่น ๆ คำที่ถูกแทนที่จะมีสถานะเป็น“ ถูกแทนที่” และมีองค์ประกอบข้อมูลที่ถูกแทนที่ซึ่งจะมีรหัสคำศัพท์ของคำใหม่

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

Related Articles