Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Alfresco ECM (Enterprise Content Management) คืออะไร?

   Alfresco นำเสนอโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาที่เป็นนวัตกรรมที่เชื่อมต่อจัดการ และปกป้องข้อมูลที่สำคัญที่สุดขององค์กรของคุณไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ด้วย ECM ที่เปิดกว้างและระบบคลาวด์คุณสามารถจัดการเนื้อหาได้จากทุกที่เชื่อมต่อข้อมูลกับผู้ใช้ทุกที่และส่งแอพไปยังอุปกรณ์ใดก็ได้

ความสามารถของ Alfresco ECM

การจัดการเนื้อหาองค์กรแบบดั้งเดิมนั้นถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการในการจับจัดเก็บจัดการรักษาและส่งมอบข้อมูลภายในองค์กร ยังคงเป็นจริง แต่การเปลี่ยนแปลงความคาดหวังของผู้ใช้และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีกำลังส่งผลกระทบต่อแพลตฟอร์มและแอพพลิเคชั่นรุ่นเก่าอย่างรวดเร็ว ผู้ใช้ปรับตัวเข้ากับความสะดวกในการใช้งานและการเข้าถึงที่ได้รับจากโซลูชันคลาวด์เช่น Box, Dropbox และ Office365 ไม่ยุ่งยากในการจัดเก็บและแบ่งปันเนื้อหาอีกต่อไป อย่างไรก็ตามโซลูชันคลาวด์ส่วนใหญ่ยังไม่ได้มีชุดคุณสมบัติ ECM เต็มรูปแบบ และปัจจัยที่ไม่รู้จักรอบด้านความปลอดภัยของข้อมูลความเป็นเจ้าของและการรักษาความลับก็ยิ่งรบกวน ในการนำเสนอการให้บริการโฮสต์ และบริการแบบขนานใหม่ ๆ กำลังเกิดขึ้นและ “การติดตั้งหลักฐาน” แบบคลาสสิกก็ไม่ใช่สิ่งที่จะปกครองมันทั้งหมดอีกต่อไป คลาวด์หรือ SaaS เข้าใกล้กว่าการตั้งค่าแบบเดิมหรือไม่ วันนี้เราจะให้ภาพรวมของวิธีที่ อาร์เฟสโก้ ไม่เพียงแต่มอบประสบการณ์การใช้งานที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้ใช้ แต่ยังช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมเนื้อหาของพวกเขาและเติมเต็มกระบวนการ ECM พื้นฐาน

แพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งและปรับขนาดได้

อาร์เฟสโก้ สร้างขึ้นบนเทคโนโลยีจาวาโอเพนซอร์ส หมายถึงความมุ่งมั่นในการเปิดมาตรฐานและความโปร่งใสของผลิตภัณฑ์ซึ่งควบคุมแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งซึ่งสามารถเป็นศูนย์กลางเนื้อหาในองค์กรที่ทันสมัยใด ๆ สถาปัตยกรรม อาร์เฟสโก้ แบ่งออกเป็นสามระดับ ข้อมูลบริการและการนำเสนอ แต่ละระดับของสเกลนั้นแยกต่างหากซึ่งอนุญาตให้มีที่เก็บเนื้อหาขนาดใหญ่ที่มีการจัดการวัตถุนับล้านรายการ

  • ชั้นข้อมูลประกอบด้วยฐานข้อมูล (มากหรือน้อยพอดีฐานข้อมูล SQL) และที่เก็บไฟล์
  • หัวใจสำคัญของ อาร์เฟสโก้ คือระดับการให้บริการ มันมีฟังก์ชั่น ECM ทั้งหมดพร้อมกับ api: s และจุดรวมทั้งหมดที่มีให้ ( ตั้งแต่โปรโตคอลไฟล์เช่น ftp, smb / cifs และ WebDAV ไปจนถึงบริการเว็บที่มีคุณสมบัติครบถ้วนสำหรับการรวมระบบโดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้ข้อกำหนด CMIS )
  • นอกกรอบ อาร์เฟสโก้ นำเสนอระดับการนำเสนอที่เรียกว่า ‘แบ่งปัน’ ซึ่งเป็นส่วนต่อประสานผู้ใช้ผ่านเว็บสำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกัน นอกจากการแชร์แล้วยังมีการผสานรวมกับส่วนติดต่อผู้ใช้ของบุคคลที่สามเช่น MS Office, Google Drive และแอปพลิเคชันอีเมล

สิ่งที่น่าสนใจจริง ๆ ก็คือสถาปัตยกรรมด้านบนใช้ได้กับอาร์เฟสโก้ สำหรับการติดตั้งในอาคารและโซลูชั่นคลาวด์อาร์เฟสโก้ ไม่ค่อยมีผู้ขายอีซีเอ็มรายอื่นทำสิ่งนี้ ประการแรกมันเป็นข้อพิสูจน์สำหรับความยืดหยุ่นและความทนทาน นอกจากนี้ยังจะทำให้ง่ายขึ้นมากในการย้ายเนื้อหาจากระบบคลาวด์ไปยังสถานที่ตั้งหรือในทางกลับกัน ในที่สุดมันก็ช่วยให้ฟีเจอร์ อีซีเอ็ม ไฮบริดทั้งหมดที่อาร์เฟสโก้มอบให้ มาดูเพิ่มเติมในรายละเอียดการควบคุมเนื้อหาทั้งหมดฟังก์ชันการจัดการเนื้อหาหลักทั้งหมดจัดเตรียมโดยระดับบริการ บริการหลัก ได้แก่ 

  • ข้อมูลเมตา (Metadata) กำหนดโดยประเภทเอกสารและแง่มุม ช่วงของชุดเมทาดาทาที่เป็นค่าเริ่มต้นนั้นมีให้บริการนอกกรอบ แต่โดยปกติแล้วจะเพิ่มโมเดลเมทาดาทาที่กำหนดเอง
  • การกำหนดเวอร์ชัน (Version)  ของเนื้อหาประเภทใด ๆ ไม่มีข้อ จำกัด ตามประเภทของไฟล์ ประวัติรุ่นเต็มมีให้และแม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเมตาเป็นรุ่น
  • การแปลง (Transformations)  ประเภทเนื้อหาที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเช่น MS Office เป็น PDF บริการแปลงสภาพยังใช้เพื่อสร้างภาพขนาดย่อและตัวอย่างเนื้อหา
  • ค้นหาและจัดทำดัชนี (Search and indexing)  ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาได้ ทั้งข้อมูลเมตาและเนื้อหาไฟล์สามารถค้นหาได้
  • สิทธิ์ (Permissions) ควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้ สามารถตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มในโฟลเดอร์หรือเอกสารส่วนบุคคล
  • การตรวจสอบ (Audit)  เส้นทางทำให้สามารถบันทึกการกระทำใด ๆ ในระบบ การตรวจสอบสามารถกำหนดค่าได้ต่อรายการ
  • เวิร์กโฟลว์ (Workflow)  ทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น Alfresco รองรับมาตรฐาน BPMN 2 โดยใช้ Activiti BPM
  • กฎ (Rule)  ทำให้ง่ายต่อการเพิ่มตรรกะที่กำหนดเองไปยังโฟลเดอร์หรือเอกสารใด ๆ ในระบบ

การใช้งานง่ายต่อการทำงานร่วมกันและจัดการเนื้อหาโดย anyAlfresco Share มีส่วนติดต่อผู้ใช้บนเว็บที่สะอาดตาสำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการเอกสาร แชร์ตามชื่อที่แนะนำทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันกับเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ควรเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารที่จะใช้ระบบการทำงานขั้นสูงมักทำหน้าที่ในพื้นหลังและซ่อนไว้สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ สิ่งสำคัญคือต้องชี้ให้เห็นว่าอาร์เฟสโก้ ไม่ได้ จำกัด ข้อ จำกัด ใด ๆ บนเบราว์เซอร์ไคลเอ็นต์หรือระบบปฏิบัติการ  ปรัชญาแบบเปิดของ อาร์เฟสโก้ หมายถึงไม่มีการล็อคอินตั้งแต่ระดับเซิร์ฟเวอร์ไปจนถึงระดับไคลเอนต์ ในฐานะที่เป็นส่วนประกอบเสริมของ Alfresco Share มีแอพมือถือสำหรับ Android และ iOS แอพเหล่านี้เน้นการใช้เนื้อหาเป็นหลักและอัพเดตผู้ใช้งานเวิร์กโฟลว์และกิจกรรมอื่น ๆ ในระบบ แน่นอนพวกเขายังโอเพนซอร์สได้รับใบอนุญาตและใช้งานฟรี อาร์เฟสโก้ เป็นไปตามความคาดหวังของผู้ใช้งานในปัจจุบันด้วยการจัดหาเว็บอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่ายแอพมือถือและการผนวกรวมกับ MS Office, Google Drive และไคลเอนต์อีเมลต่าง ๆ

พนักงานในวันนี้ต้องการการสนับสนุนอุปกรณ์ใหม่ของพวกเขาทำงานจากสถานที่ห่างไกล และการใช้แอพคลาวด์ใหม่เพื่อเพิ่มผลผลิต ระบบ ECM ดั้งเดิมจำนวนมากช้าเกินไปที่จะให้การสนับสนุนตามที่ร้องขอและผู้ใช้จะออกนอกองค์กรและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาของตนเอง ด้วยการนำเสนอโซลูชันไฮบริดที่มีซอฟต์แวร์เดียวกันซึ่งทำงานทั้งในสถานที่และในระบบคลาวด์ Alfresco นำเสนอโซลูชัน การติดตั้งในสถานที่จะเป็นแกนหลักของเนื้อหาภายในองค์กร มันจะถูกรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจและระบบสนับสนุนที่หลากหลาย (เช่นไดเรกทอรีผู้ใช้และบริการตรวจสอบสิทธิ์) สำหรับพนักงานมันจะเป็นพื้นที่ทำงานตามธรรมชาติ แต่ในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันจากภายนอกการซิงค์แต่ละไฟล์หรือโครงสร้างที่สมบูรณ์ระหว่างสถานที่กับระบบคลาวด์ อาร์เฟสโก้จะติดตามการอัพเดทเนื้อหาโดยอัตโนมัติและเป็นไปได้ที่จะแบ่งปันกระบวนการทำงาน ข้อสังเกตที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือเนื่องจากซอฟต์แวร์เดียวกันทำงานทั้งในสถานที่และในระบบคลาวด์การโยกย้ายในทิศทางใดควรตรงไปตรงมา อุปสรรคการทำงานร่วมกันถูกลบออก แต่องค์กรยังคงสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติ ECM ทั้งหมดที่ต้องการและควบคุมเนื้อหาได้

สรุปได้ว่า  อาร์เฟสโก้ เป็นแกนหลักของเนื้อหาสำหรับองค์กรที่ต้องการบันทึกควบคุมและจัดการเนื้อหาของพวกเขา การสนับสนุนมาตรฐานแบบเปิดที่หลากหลายทำให้ อาร์เฟสโก้ ง่ายต่อการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันธุรกิจอื่น ๆ แพลตฟอร์มแบบเปิดหลีกเลี่ยงการล็อคอินของผู้ขาย ผู้ใช้จะได้รับเว็บอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่ายแอปพลิเคชั่นมือถือและการผนวกรวมเข้ากับเครื่องมือการเขียนที่ชื่นชอบ ด้วยการซิงค์แบบไฮบริดนั้นสามารถควบคุมเนื้อหาและทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องใช้สิ่งที่แนบมากับอีเมลอีกต่อไป ไม่มี “ปัญหา Dropbox” อีกต่อไป Alfresco ECM คือการจัดการเนื้อหาที่ง่ายสำหรับองค์กร!

 

 

Related Articles