แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ระบบ หรือที่เรียกว่า e-forms ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่มีธุรกิจและองค์กรจำนวนมากที่ยังคงใช้แบบฟอร์มกระดาษ มีการกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ไว้ล่วงหน้า พิมพ์ และใช้ในการบันทึกลายเซ็น บางบริษัทใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อสร้าง PDF ที่กรอกได้ และลงเอยด้วยการพิมพ์แบบฟอร์มเพื่อเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ นี่ไม่ใช่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์!
ถึงเวลาละทิ้งแบบฟอร์มกระดาษและเปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ต่อไปนี้คือเหตุผล 10 ประการที่องค์กรของคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ลดต้นทุน
ตาม AIIMค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการประมวลผลแบบฟอร์มกระดาษธรรมดาคือ 4.56 เหรียญ มาทำคณิตศาสตร์กันเถอะ หากคุณมีห้าคนที่ดูแลแบบฟอร์มห้ารูปแบบในแต่ละวันในช่วงห้าวันต่อสัปดาห์ นั่นคือ 125 รูปแบบโดยมีค่าใช้จ่าย $570 ต่อสัปดาห์หรือ $29,640 ต่อปี รูปแบบที่ซับซ้อนมีราคาแพงกว่ามาก จากผลการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้ บริษัทต่างๆ ในสหรัฐอเมริกาใช้จ่ายมากกว่า 120,000 ล้านดอลลาร์ต่อปีกับแบบฟอร์มกระดาษ และแบบฟอร์มส่วนใหญ่จะล้าสมัยภายในสามเดือน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ได้อย่างมาก
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์กำจัดกระดาษ
ควรไปโดยไม่บอกว่าการเปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์จะกำจัดกระดาษ ผลการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้พบว่า พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้กระดาษถ่ายเอกสาร 10,000 แผ่นทุกปี แต่ยังมีอะไรอีกมากที่นอกเหนือจากการตัดคาร์บอนฟุตพริ้นท์ขององค์กร ต้นทุนที่แท้จริงของกระดาษไม่ใช่ต้นทุนของตัวกระดาษเอง แต่เป็นต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกระดาษ ซึ่งรวมถึงการพิมพ์ การเก็บภาพ การกระจาย การจัดเก็บ และการดึงข้อมูล การกำจัดกระดาษตั้งแต่เริ่มต้นอาจมีผลกระทบอย่างมาก
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความยุ่งยากในการแชร์เอกสาร
แบบฟอร์มกระดาษเป็นความเจ็บปวดในเส้นทาง บ่อยครั้งที่จำเป็นต้องคัดลอกหรือสแกนแบบฟอร์ม เพื่อให้บุคคล กลุ่ม และแผนกหลายคนสามารถเข้าถึงข้อมูลในแบบฟอร์มได้ บางครั้งแบบฟอร์มถูกฝังไว้บนโต๊ะของใครบางคนหรือถูกวางไว้ผิดที่ ซึ่งทำให้การแบ่งปันในเวลาที่เหมาะสมเป็นไปไม่ได้ หากข้อมูลในแบบฟอร์มมีความสำคัญมากพอที่จะอยู่ในแบบฟอร์มได้ตั้งแต่แรก จะต้องอยู่ในรูปแบบที่ช่วยให้แชร์เอกสารได้ง่ายพร้อมความสามารถในการควบคุมการเข้าถึงและความปลอดภัย
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เปิดใช้งานการเข้าถึงระยะไกล
แน่นอนว่าแบบฟอร์มกระดาษสามารถสแกนและส่งอีเมลได้ แต่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึงได้ง่ายกว่าจากระยะไกลโดยใช้อุปกรณ์ทุกชนิด ที่สำคัญกว่านั้น สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ง่าย – การเข้าถึงที่แพร่หลายไม่เท่ากับการเข้าถึงแบบเปิด เนื่องจากการรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้รับการจัดการด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ด้วยการกระจายงานไปยังสถานที่ห่างไกลซึ่งไม่มีศูนย์กลาง ความสามารถในการจัดหาแบบฟอร์มที่ปลอดภัยจากระยะไกลทุกที่ทุกเวลาจึงเป็นสิ่งจำเป็น
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์รับรองความถูกต้องของข้อมูลและความสมบูรณ์
การทำผิดพลาดบนแบบฟอร์มกระดาษเป็นเรื่องง่าย และการทำผิดพลาดระหว่างการป้อนข้อมูลทำได้ง่าย แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกจับอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง (เช่น ข้อมูลทางโทรศัพท์และอีเมล) แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้สามารถจัดรูปแบบและคำนวณอัตโนมัติได้ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดได้อีก ฟิลด์แบบฟอร์มสามารถรวมเข้ากับฐานข้อมูลปัจจุบันสำหรับการซิงโครไนซ์ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะไหลไปยังที่ที่ต้องการ
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ผสานรวมกับแพลตฟอร์มธุรกิจอื่นๆ
แบบฟอร์มไม่ใช่เกาะ แต่รูปแบบกระดาษมักจะจบลงที่ดูเหมือน Florida Keys ซึ่งกระจัดกระจายและเชื่อมต่อกันอย่างหลวม ๆ E-forms สามารถรวมเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมถึง HRIS, ERP และแพลตฟอร์มการบัญชีจากบริษัทต่างๆ เช่น Microsoft, Info, Sage, SAP และ Epicor การใช้งานทางธุรกิจอาจรวมถึงใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย สัญญา บันทึกนักศึกษา บันทึกผู้ป่วย การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคล และข้อมูลพนักงาน และอื่นๆ แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องสามารถรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างแพ็คเกจเอกสารเพื่อให้สามารถรวบรวม จัดกลุ่ม ตรวจสอบ อนุมัติ และแจกจ่ายแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในกระบวนการที่สม่ำเสมอและแม่นยำ แบบฟอร์มอยู่ใน แพลตฟอร์ม การจัดการเนื้อหาขององค์กรแต่ซิงโครไนซ์กับแพลตฟอร์มธุรกิจและฐานข้อมูลที่เหมาะสม
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถตรวจสอบได้
แบบฟอร์มมักจะผ่านมือจำนวนมาก และบางส่วนของแบบฟอร์มเหล่านี้กำลังเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เก็บรวบรวม ใครเห็นแบบฟอร์มและสิ่งที่เปลี่ยนแปลงอาจเป็นเรื่องยากมากที่จะติดตามโดยใช้แบบฟอร์มกระดาษหรือเอกสารที่สแกน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถติดตามได้ – คุณสามารถดูได้ว่าใครดูแบบฟอร์มและหากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ถ้าฟอร์มเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าฟอร์มอยู่ในกระบวนการใด และรายงานสถานะของฟอร์มนั้น ลองทำสิ่งนั้นด้วยกระดาษสิ!
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมาย และในประเทศส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะเหมือนกับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมาย และในประเทศส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะเหมือนกับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันตามกฎหมาย
ในสหรัฐอเมริกา พระราชบัญญัติลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการพาณิชย์ระดับโลกและระดับชาติ (ESIGN) ปี 2000 ได้รับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย หากทุกฝ่ายในสัญญาเลือกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้ใช้ได้กับการใช้งานแทบทั้งหมด สหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักรก็มีกฎระเบียบที่คล้ายคลึงกันเช่นกัน ในประเทศส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายต่อการแจกจ่าย ลงนามง่าย และตรวจสอบได้ง่าย ทั้งหมดนี้ทำได้อย่างปลอดภัยด้วยการป้องกันขั้นสูงเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและการบิดเบือนความจริง
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เปิดใช้งานการบูรณาการเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์
นี่อาจเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนจากกระดาษเป็น e-forms แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถแจ้งเตือนอัตโนมัติของการมอบหมายเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าการประมวลผลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกแผนก แบบฟอร์มกระดาษไม่เสนอสิ่งนี้ การรวมเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการจัดการเอกสารทั้งหมด และการเข้าถึงที่ปลอดภัยจากระยะไกลทุกที่ทุกเวลาช่วยให้มั่นใจได้ว่าแบบฟอร์มจะเข้าถึงคนที่เหมาะสม ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดหรือเลือกเชื่อมต่ออย่างไร
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ให้ ROI . อย่างรวดเร็ว
เพิ่มเหตุผลทั้งหมดในการเปลี่ยน แล้วคุณจะพบว่า e-form จะให้ ROI ที่รวดเร็ว ธุรกิจบางแห่งมองว่าต้นทุนของสวิตช์และการหยุดชะงัก แต่ไม่ได้พิจารณาถึงต้นทุนที่แท้จริงของการจัดการเอกสารและประโยชน์ทั้งหมดที่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีให้ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเพิ่มข้อมูลและการมองเห็นเวิร์กโฟลว์ ลดระยะเวลาการทำงาน ปรับปรุงบริการ และขจัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระดาษและกระดาษ ที่เพิ่มได้ถึง ROI ที่แท้จริง รวดเร็วจริงๆ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ระบบ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
