สแกนเอกสาร (OCR ) มาประยุกต์ใช้ในด้านธุรกิจ

สแกนเอกสาร  OCR (Optical Character Recognition) คือระบบบันทึกข้อมูลอัจฉริยะสู่การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นไปตามมาตรฐาน และมีความมั่นคงปลอดภัย เป็นกระบวนการที่ใช้ในการแปลงข้อความที่อยู่ในรูปภาพเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งเป็นการแปลงข้อมูลที่เป็นรูปภาพหรือไฟล์สแกนเป็นข้อมูลที่สามารถถูกต้องโดยโปรแกรมประมวลผลคำ ทำงานโดยการสแกนรูปภาพเพื่อระบุตัวอักษรและคำ จากนั้นแปลงเป็นข้อความดิจิทัลที่สามารถบันทึก ค้นหา และแก้ไขได้ โดยได้รับการรับรองจากสภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย (MIT)

 

 

คุณสมบัติของสแกนเอกสาร

การแปลงไฟล์ที่แม่นยําและมีความรวดเร็ว

สแกนเอกสารที่ทันสมัยมีความสามารถในการแปลงไฟล์ที่แม่นยำและรวดเร็ว ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการประมวลผลเอกสารดิจิทัล ระบบเหล่านี้ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) สำหรับการแปลงภาพของข้อความที่ถูกสแกนเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ซอฟต์แวร์ OCR มีความซับซ้อนและสามารถระบุตัวอักษรและคำจากเอกสารที่หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่พิมพ์หรือเขียนด้วยมือ นอกจากนี้ ระบบเหล่านี้ยังสามารถจัดการกับหลายภาษาและมีความสามารถในการรู้จำรูปแบบต่างๆ ของตัวอักษรได้ดี

นอกเหนือจากความแม่นยำในการรู้จำข้อความแล้ว ความเร็วในการประมวลผลก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ ระบบสแกนเอกสารสมัยใหม่สามารถสแกนและแปลงข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยลดเวลาในการประมวลผลเอกสาร การใช้ AI และการเรียนรู้ของเครื่องช่วยให้ระบบเหล่านี้สามารถปรับปรุงความแม่นยำและความเร็วได้อย่างต่อเนื่อง การพัฒนาเทคโนโลยีเหล่านี้ทำให้ระบบสแกนเอกสารสามารถประยุกต์ใช้ได้กว้างขวางในหลายๆ อุตสาหกรรม เช่น การศึกษา, การแพทย์, ธนาคาร และการบริหารเอกสารทางกฎหมาย ทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น

รองรับไฟล์ได้หลายรูปแบบ

สแกนเอกสารในปัจจุบันได้พัฒนาขึ้นอย่างมาก และสามารถรองรับไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ในหลายๆ ด้าน ตัวอย่างของรูปแบบไฟล์ที่มักจะได้รับการรองรับ ได้แก่ PDF, JPG, PNG, และ TIFF เป็นต้น ความสามารถในการรองรับหลายรูปแบบของไฟล์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแปลงเอกสารที่สแกนจากกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย โดยไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับข้อจำกัดของรูปแบบไฟล์ที่ใช้งาน

นอกจากนี้ ระบบสแกนเอกสารที่ทันสมัยยังมีความสามารถในการประมวลผลและจัดการเอกสารที่ซับซ้อน เช่น การรู้จำตัวอักษรด้วยเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งช่วยในการแปลงเอกสารสแกนเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ การรองรับรูปแบบไฟล์ที่หลากหลายและความสามารถในการประมวลผลข้อมูลที่ซับซ้อน ทำให้ระบบสแกนเอกสารเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากในการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล

ป้องกันด้วยการเข้ารหัส SSL

มีการป้องกันด้วยการเข้ารหัส SSL ในระดับสูงและการสำรองไฟล์ เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการเอกสารดิจิทัล การเข้ารหัส SSL (Secure Socket Layer) ในระดับสูงเป็นมาตรการหลักในการปกป้องข้อมูลในขณะที่มันถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบนี้ใช้เทคนิคการเข้ารหัสที่ซับซ้อนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกสแกนและถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคลาวด์นั้นปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้การเข้ารหัส SSL ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกดัดแปลงหรือเปลี่ยนแปลงระหว่างการส่งข้อมูล

นอกจากการเข้ารหัส SSL แล้ว ระบบสแกนเอกสารที่มีการสำรองไฟล์ยังเป็นอีกหนึ่งชั้นของการป้องกัน การสำรองไฟล์หมายถึงการจัดเก็บสำเนาของเอกสารหรือข้อมูลที่สแกนในที่เก็บข้อมูลแยกต่างหาก ซึ่งอาจเป็นระบบคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลในกรณีที่เกิดความเสียหายหรือการโจมตีของระบบหลัก การสำรองไฟล์ยังช่วยให้สามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในกรณีที่มีการเกิดปัญหาทางเทคนิคหรือเหตุการณ์ไม่คาดคิดอื่นๆ การรวมกันของการเข้ารหัส SSL และการสำรองไฟล์ทำให้ระบบสแกนเอกสารนี้มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ในระดับสูงสำหรับการจัดการข้อมูลที่สำคัญ

รองรับนามสกุลไฟล์

สแกนเอกสารที่รองรับนามสกุลไฟล์หลายประเภทเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล ระบบเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อให้สามารถจัดการกับไฟล์ที่มีนามสกุลต่างๆ ได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, DOCX, JPEG หรือแม้กระทั่งรูปแบบไฟล์ที่หายากกว่า เช่น TIFF หรือ BMP การรองรับนามสกุลไฟล์ที่หลากหลายช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสแกนเอกสารจากแหล่งที่มาต่างๆ และบันทึกหรือแปลงไฟล์เหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการได้โดยง่าย

นอกจากนี้ ระบบสแกนเอกสารที่มีคุณภาพสูงยังสามารถให้ผลลัพธ์ที่มีความคมชัดและถูกต้อง การสแกนด้วยความละเอียดสูงและอัลกอริธึมปรับปรุงภาพที่ก้าวหน้าช่วยให้ได้ภาพที่มีคุณภาพสูง สามารถระบุตัวอักษรหรือภาพได้ชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่สำคัญหรือเมื่อต้องการแชร์เอกสารไปยังผู้อื่น ระบบเหล่านี้ยังมักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น การปรับแต่งภาพหรือแปลงเอกสารเป็นรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งเพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการทำงานกับเอกสารดิจิทัล

สามารถปรับแต่งและแก้ไขเอกสารต่างๆในภายหลังได้

ระบบสแกนเอกสารในปัจจุบันได้พัฒนาไปไกลมาก ไม่เพียงแต่สามารถแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นรูปแบบดิจิทัลได้เท่านั้น แต่ยังมีความสามารถในการปรับแต่งและแก้ไขเอกสารเหล่านั้นในภายหลังอีกด้วย นี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิผล ระบบสแกนสมัยใหม่สามารถจดจำตัวอักษร  ซึ่งทำให้สามารถแปลงเนื้อหาที่สแกนมาเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ นอกจากนี้ยังรวมถึงความสามารถในการจดจำลายมือและการจัดรูปแบบเอกสารอัตโนมัติเพื่อให้ดูเหมือนกับเอกสารต้นฉบับมากที่สุด

การใช้งานระบบสแกนเอกสารที่มีความสามารถเหล่านี้ยังช่วยลดเวลาในการจัดการเอกสารทางกายภาพ และเพิ่มความสะดวกในการเก็บรักษาและการเข้าถึงเอกสาร ด้วยระบบสแกนที่ทันสมัย ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาด ปรับเปลี่ยนข้อมูล หรือแม้แต่เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในเอกสารที่ถูกสแกนไปแล้ว นอกจากนี้ยังสามารถแปลงเอกสารเหล่านั้นเป็นรูปแบบไฟล์ต่างๆ เช่น PDF Word หรือรูปแบบอื่นๆ ที่สะดวกต่อการใช้งานและการแชร์ ระบบเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่มีค่าในยุคดิจิทัลที่เน้นการทำงานอย่างไร้กระดาษและการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

 

ประโยชน์ของการใช้สแกนเอกสาร

ช่วยการจัดเก็บข้อมูล

เปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบกระดาษให้กลายเป็นรูปแบบดิจิทัลทำให้สามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย นอกจากนี้ การจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลยังช่วยลดพื้นที่เก็บข้อมูลทางกายภาพ เนื่องจากข้อมูลดิจิทัลสามารถเก็บไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลหรือบนคลาวด์ ทำให้ประหยัดพื้นที่จำกัดในสำนักงาน และที่สำคัญ ระบบสแกนเอกสารยังช่วยในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม โดยลดการใช้กระดาษ และทำให้ง่ายต่อการแชร์และการส่งต่อข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ทั้งหมดนี้ส่งผลให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารกระดาษ

ช่วยประหยัดเวลา

การประหยัดเวลาและเพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดการเอกสารทั้งหลาย ระบบดังกล่าวช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งทำให้การค้นหาและการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารเป็นไปได้ด้วยความสะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ และทำให้สามารถแชร์เอกสารได้อย่างง่ายดายผ่านทางอีเมลหรือระบบคลาวด์ ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลหรือทีมงานเป็นไปได้โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ รวมถึงช่วยให้การเก็บรักษาเอกสารเป็นไปอย่างปลอดภัยมากขึ้น โดยลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือถูกทำลายของเอกสารกระดาษ

ช่วยในการการแชร์ข้อมูล

สามารถแชร์แชร์เอกสารไปยังผู้รับที่หลากหลายได้อย่างรวดเร็วผ่านทางอีเมล, ระบบคลาวด์, หรือแม้กระทั่งโซเชียลมีเดีย

ช่วยในการการสำรองข้อมูล

เนื่องจากช่วยให้การเก็บรักษาและการเข้าถึงข้อมูลเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย การสแกนเอกสารเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล ซึ่งสามารถเก็บไว้บนคลาวด์หรือในระบบจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ เอกสารดิจิทัลเหล่านี้ไม่เพียงแต่ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะเสียหายหรือสูญหาย แต่ยังช่วยให้การค้นหาและแชร์ข้อมูลกับผู้อื่นทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ ระบบสแกนเอกสารยังช่วยให้สามารถสร้างสำเนาสำรองของเอกสารได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม ทำให้เอกสารดิจิทัลเป็นส่วนสำคัญของแผนการสำรองข้อมูลในยุคสมัยใหม่นี้

แก้ไขข้อมูลได้ง่าย

ช่วยให้การแก้ไขข้อมูลทำได้ง่ายขึ้นผ่านซอฟต์แวร์แก้ไขข้อความ ทำให้การจัดเก็บและการจัดการเอกสารในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลดบุคลากรในการทํางาน

สามารถลดจำนวนบุคลากรในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการทำงานของระบบนี้จะช่วยแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล ซึ่งทำให้การค้นหาและการจัดเก็บเอกสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายกว่าเดิม นอกจากนี้ ระบบดังกล่าวยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ และช่วยให้สามารถทำการแบ่งปันและเข้าถึงเอกสารได้ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งทำให้ลดความจำเป็นในการมีบุคลากรทำงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นจำนวนมาก ทั้งหมดนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ลดเวลาที่ใช้ในการจัดการเอกสาร และช่วยลดต้นทุนในการจ้างงานได้เป็นอย่างดี

สแกนเอกสารเหมาะกับธุรกิจด้านใด

ด้านธุรกิจและองค์กร

ใช้ในการจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญา

ด้านการศึกษา

ใช้สำหรับสแกนหนังสือ บทความวิจัย เพื่อการเข้าถึงและการศึกษาที่สะดวก

ด้านการแพทย์

จัดเก็บประวัติผู้ป่วยและผลการตรวจสุขภาพในรูปแบบดิจิทัล

ด้านรัฐบาลและสาธารณูปโภค

การจัดเก็บเอกสารประจำประชาชน เช่น ทะเบียนบ้าน

 

ความท้าทายในการสแกนเอกสาร

คุณภาพของเอกสาร

ความท้าทายที่สำคัญคือการให้คุณภาพของเอกสารที่สแกนให้มีความชัดเจนและคมชัด เพื่อให้ข้อมูลที่สแกนออกมามีความถูกต้องและสามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสม

การจัดรูปแบบและการจัดระเบียบ

การสแกนเอกสารอาจมีความท้าทายในการรัดรูปแบบและการจัดระเบียบข้อมูล เช่น การแยกหน้าเอกสารที่มีหลายหน้า การรวบรวมข้อมูลในตำแหน่งที่ถูกต้อง เพื่อให้ข้อมูลง่ายต่อการใช้งาน

การตรวจจับข้อผิดพลาด

ระบบสแกนเอกสารอาจไม่สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดในเอกสารได้ทุกครั้ง เช่น การขาดหายข้อมูลหรือการสแกนที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งอาจต้องมีการตรวจสอบและแก้ไขด้วยมือ

ความเข้าใจในภาษาและตัวอักษร

การสแกนเอกสารในภาษาที่ซับซ้อนหรือตัวอักษรที่เล็กมีความท้าทายมากขึ้น เนื่องจากต้องการระบุและแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ถูกต้อง

ความปลอดภัย

การสแกนเอกสารที่มีข้อมูลที่อาจมีความลับหรือที่ควรจะเก็บเป็นความลับมีความท้าทายในเรื่องความปลอดภัย เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้อาจถูกเข้าถึงโดยไม่ชอบด้วย

การจัดเก็บและการจัดการข้อมูล

การจัดเก็บและการจัดการข้อมูลที่สแกนออกมาเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้สามารถค้นหาและเรียกดูข้อมูลได้อย่างง่ายดายในอนาคต

การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ

การสแกนเอกสารอาจเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ อย่างเช่นระบบบันทึกข้อมูลหรือระบบการจัดการเอกสารอื่น ๆ ซึ่งอาจมีความท้าทายในการบูรณะและการทำงานร่วมกัน

ความท้าทายทางเทคนิค

การเลือกใช้อุปกรณ์สแกนเอกสารที่เหมาะสมและการตั้งค่าที่ถูกต้องสำหรับประเภทของเอกสารและการใช้งานที่ต้องการ อาจมีความท้าทายในด้านเทคนิค

เพื่อเผชิญหน้ากับความท้าทายเหล่านี้ในการประยุกต์ใช้สแกนเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ควรมีการวางแผนและการฝึกอบรมที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้และการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับงานแต่ละประเภทและความซับซ้อนของเอกสารที่ต้องสแกนโดยส่วนนี้ช่วยให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดในกระบวนการสแกนเอกสารได้มากขึ้น

ผลตอบแทนที่ได้จากการใช้สแกนเอกสาร

ความชัดเจนของสแกน

การใช้เครื่องสแกนที่มีความละเอียดสูงสามารถช่วยให้เอกสารสแกนออกมามีคุณภาพสูงมากขึ้น ซึ่งอาจมีผลต่อการอ่านและประมวลผลข้อมูลในภายหลังได้ง่ายขึ้น

คุณภาพ

ควรเลือกรูปแบบของเอกสารที่เหมาะสมสำหรับการสแกน เช่นเอกสารที่เป็นภาพหรือเอกสารที่เป็นข้อความ และต้องรักษาความสมบูรณ์และความชัดเจนของเอกสารต้นฉบับ

การเก็บรักษาเอกสาร

หลังจากที่สแกนเอกสารเสร็จสิ้น ควรเก็บรักษาเอกสารสำเนาอย่างดี เพื่อป้องกันการสูญหายหรือทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในภายหลัง

การอ้างอิงและการใช้งาน

ควรวางแผนการอ้างอิงและการใช้งานเอกสารให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย และสามารถนำเอกสารมาใช้ในงานหรือการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความปลอดภัย

หากมีข้อมูลที่อยู่ในเอกสารที่สำคัญและเป็นความลับ ควรใช้มาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมในการจัดเก็บและแชร์เอกสาร เพื่อป้องกันการแอบดักข้อมูล

การใช้เทคโนโลยี

การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับการสแกนเอกสาร เช่นการใช้เครื่องสแกนที่มีฟีเจอร์เสริมเช่นการลบพื้นหลังหรือปรับแต่งรูปแบบ เพื่อเพิ่มคุณภาพของเอกสาร

การสแกนเอกสารคุ้มค่าเมื่อสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารนั้นๆ ในการสนับสนุนการตัดสินใจ การทำงาน หรือการทำธุรกิจ โดยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย และสามารถรักษาและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายและปลอดภัยในรูปแบบดิจิทัลในอนาคตเพื่อการอ้างอิงและใช้ประโยชน์ในระยะยาว

สรุป

สแกนเอกสาร เป็นกระบวนการการแปลงเอกสารแบบพิมพ์หรือมือเขียนเป็นรูปภาพดิจิทัลที่สามารถบันทึกได้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อทำให้เอกสารเหล่านั้นสามารถเก็บรักษาและแจกจ่ายได้ง่ายขึ้น กระบวนการนี้ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถทำการค้นหาและแก้ไขเอกสารได้ง่ายขึ้นด้วย

 

 

 

หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206

Related Articles