ระบบแบบฟอร์มในระบบอัตโนมัติ มีการใช้แบบฟอร์มในการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติอย่างน้อยสามระบบ (OfficeTalk, Odyssey และ OFS) แบบฟอร์มช่วยลดความยุ่งยากในการเปลี่ยนจากระบบสำนักงานแบบแมนนวลโดยใช้แบบฟอร์มกระดาษเป็นระบบสำนักงานคอมพิวเตอร์โดยใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มยังแสดงข้อดีอื่นๆ ที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ในปัจจุบัน ซึ่งทำให้ต้องการรวมไว้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติในอนาคตอย่างมาก ความสามารถที่เป็นไปได้ของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการสำรวจโดยเน้นที่ประเด็นสำคัญสามประการ ได้แก่ ฟิลด์ สิ่งที่เป็นนามธรรม และสิทธิ์การเข้าถึง แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถมีได้หลากหลายสาขา ข้อจำกัดและกฎสามารถเชื่อมโยงกับฟิลด์เหล่านี้และบังคับใช้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ แบบฟอร์มยังคล้ายกับประเภทข้อมูลนามธรรม การดำเนินการกับแบบฟอร์มเป็นประเภทข้อมูลนามธรรมช่วยให้สามารถใช้เป็นเครื่องมือนามธรรมและอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบข้อผิดพลาดอัตโนมัติหลายประเภท สุดท้ายนี้ สิทธิ์ในการเข้าถึงสามารถเชื่อมโยงกับแบบฟอร์ม เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้าถึงและ/หรือแก้ไขแบบฟอร์มโดยผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้น เพื่อแสดงแนวคิดที่นำเสนอ มีการนำเสนอคำจำกัดความของแบบฟอร์มที่เป็นแบบอย่างและกล่าวถึงรายละเอียดการนำไปใช้บางส่วน ระบบแบบฟอร์มในระบบอัตโนมัติ
คนส่วนใหญ่ทราบดีว่าฟอร์มเป็นเอกสารที่ประกอบด้วยหลายฟิลด์โดยมีจุดประสงค์เพื่อเก็บข้อมูลหรือข้อมูลเฉพาะ คุณอาจใช้แบบฟอร์มนับร้อยในแต่ละวันเพื่อประมวลผลข้อมูลต่างๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ คุณทราบด้วยว่าแบบฟอร์มเหล่านั้นทั้งหมดต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม มิฉะนั้น มันอาจจะล้นหลามโดยสิ้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณยังคงใช้ระบบแบบฟอร์มแบบกระดาษแทนระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่เป็นกระดาษอาจหายไปง่ายกว่ามาก ซึ่งอาจนำไปสู่หายนะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจได้อย่างแน่นอน
นั่นหมายความว่าหากคุณยังคงใช้กระดาษอยู่ ตอนนี้ก็ถึงเวลาเปลี่ยนไปใช้ดิจิทัลแล้ว ข้อมูลต่อไปนี้จะให้เหตุผลดีๆ สองสามข้อในการกำจัดแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ ประการแรกและสำคัญที่สุด แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก คุณทราบหรือไม่ว่าต้นทุนเฉลี่ยในการดำเนินการแบบฟอร์มกระดาษพื้นฐานอยู่ที่ประมาณ 5 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์ม ที่สามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากคุณมีพนักงานสามคน (3) ที่ดูแลแบบฟอร์มกระดาษสิบ (10) ฉบับในแต่ละวัน ซึ่งเท่ากับ 30 แบบฟอร์มต่อวันหรือ 150 แบบฟอร์มต่อสัปดาห์ ที่ $5 ต่อแบบฟอร์ม ซึ่งเท่ากับ $750 ต่อสัปดาห์ในการประมวลผลแบบฟอร์มเพียงอย่างเดียว นั่นก็เท่ากับ 39,000 เหรียญต่อปีเช่นกัน
ข่าวดีก็คือการใช้ระบบดิจิทัลช่วยลดต้นทุนการประมวลผลแบบฟอร์มเหล่านี้ได้อย่างมาก นอกจากการประหยัดค่าแรงแล้ว แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดความจำเป็นในการซื้อกระดาษอีกด้วย คุณรู้หรือไม่ว่าพนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยใช้กระดาษประมาณ 10,000 แผ่นต่อปีเพื่อผลิตและผลิตแบบฟอร์มที่ใช้กระดาษซ้ำ ซึ่งเท่ากับค่าใช้จ่ายมหาศาลในกระดาษ หมึก และการจัดเก็บกระดาษ ไม่ต้องพูดถึงว่าการลดการใช้กระดาษนั้นดีต่อสิ่งแวดล้อม นอกจากการประหยัดเงินแล้ว แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยประหยัดเวลา เนื่องจากทำให้กระบวนการแชร์เอกสาร/แบบฟอร์มง่ายขึ้น
แบบฟอร์มกระดาษไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะกำหนดเส้นทางให้น้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น โดยทั่วไปจะต้องคัดลอกเพื่อให้ทุกฝ่ายที่จำเป็นต้องเข้าถึงแบบฟอร์มมีสำเนาจริง กระบวนการกำหนดเส้นทางยังทำให้แบบฟอร์มเสี่ยงต่อการถูกใส่ผิดที่และสูญหาย กี่ครั้งแล้วที่ร่างสำคัญหายไปหลายวันแต่กลับถูกฝังไว้บนโต๊ะของใครบางคน? หลายครั้งเกินไปที่จะนับ ในทางกลับกัน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่ให้การเข้าถึงทันทีแก่ทุกฝ่ายที่ต้องการเข้าถึงแบบฟอร์มเท่านั้น แต่ยังแจกจ่ายแบบฟอร์มด้วยวิธีที่ปลอดภัยอีกด้วย
โซลูชันการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลของ NeoLedge ช่วยให้เข้าถึงทุกรูปแบบได้อย่างง่ายดาย ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและจัดการไฟล์ทั้งหมดและจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มความปลอดภัยด้วยการเข้าสู่ยุคดิจิทัลในปัจจุบัน
โปรดติดต่อเราวันนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบฟอร์มสำคัญของคุณให้เป็นดิจิทัล และวิธีที่โซลูชันดิจิทัลของเราสามารถช่วยเหลือองค์กรของคุณได้ NeoLedge เป็นบริษัทจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นที่ยอมรับ แต่เติบโตอย่างรวดเร็วและเข้าถึงได้ทั่วโลก ธุรกิจนี้ก่อตั้งขึ้นในฝรั่งเศสเมื่อ 25 ปีที่แล้วโดยทีมผู้ประกอบการที่เชื่ออย่างแท้จริงว่านวัตกรรมคือกระบวนการที่มีชีวิตและการหายใจ ซึ่งผลักดันให้เราค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการช่วยให้องค์กรดำเนินการ
อาจารย์ใหญ่นั้นให้บริการเราเป็นอย่างดีตลอดหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากตอนนี้เราได้รับการยอมรับจากทั่วโลกว่าเป็นผู้นำที่ก้าวล้ำในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ เราภาคภูมิใจอย่างยิ่งที่เราได้แนะนำและคอยชี้แนะองค์กรหลายร้อยแห่งอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บริษัทของเรายังสนับสนุนผู้ใช้หลายพันรายต่อวัน และเอกสารที่มีการจัดการหลายล้านรายการทั้งในภาครัฐและเอกชน
จากผลการศึกษาล่าสุดที่จัดทำโดย UiPath พบว่า 86% ของผู้บริหารธุรกิจในสหรัฐอเมริกามองว่าระบบอัตโนมัติเป็นวิธีแก้ปัญหาการลาออกของพนักงานจำนวนมากในระหว่างการลาออกครั้งใหญ่ เทคโนโลยีการทำงานอัตโนมัติถูกรวมเข้ากับทุกแง่มุมของธุรกิจ ข่าวดีก็คือสามารถใช้เพื่อช่วยบริษัทที่มีปัญหาในการรักษาพนักงานของตนได้ ในช่วงกักกันโรคระบาดของโควิด ธุรกิจส่วนใหญ่ทำงานอย่างหนักเพื่อพัฒนาและปรับใช้แผนงานทางไกลจากที่บ้านอย่างรวดเร็ว
ซึ่งรวมถึงการจัดหาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานในบ้านที่จำเป็นอื่นๆ ให้กับพนักงาน องค์กรยังใช้การโทร Zoom และซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออื่นๆ เพื่อแทนที่การประชุมแบบตัวต่อตัว ผู้บริหารและทีมของพวกเขาแทนที่การออกไปดื่มเครื่องดื่มด้วยเกมออนไลน์เพื่อสร้างความผูกพัน การทดลองนี้พิสูจน์ว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่เพียงแต่อยู่รอดได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเติบโตได้ด้วย พนักงานส่วนใหญ่ชอบอิสระที่มาพร้อมกับการทำงานจากที่บ้าน
อันที่จริงพวกเขามีความสุขมากกับสถานการณ์ที่ประสิทธิภาพโดยรวมของพวกเขาเพิ่มขึ้นจริงๆ อย่างไรก็ตาม เมื่อจำนวนการแพร่ระบาดของโควิดเริ่มลดลง องค์กรส่วนใหญ่ต้องการกำลังแรงงานเพื่อกลับไปที่สำนักงาน ผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับกลางดูเหมือนจะรู้สึกว่าจะดีกว่าถ้าให้ทุกคนกลับมาที่โต๊ะทำงานของตนในโรงงาน พวกเขาคิดว่าพนักงานของพวกเขาจะไม่มีปัญหากับมัน พวกเขาคิดผิด แทนที่จะกลับมาที่สำนักงาน พนักงานจำนวนมากมุ่งหน้าไปที่ประตู
อันที่จริง คนงานชาวอเมริกัน 33 ล้านคนและลาออกจากงานนับแต่ฤดูใบไม้ผลิปี 2564 ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อพลิกแนวโน้ม นี่คือวิธีการ อย่างแรกและสำคัญที่สุด ระบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้หากต้องการ มีโครงสร้างพื้นฐานอยู่แล้ว หลักฐานอยู่ในพุดดิ้งว่าแนวคิดทำงานได้ดี ตอนนี้ผู้บริหารระดับบนและระดับกลางเพียงแค่ต้องการเห็นแสงสว่าง นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังสร้างบทบาทที่น่าดึงดูดและมีส่วนร่วมมากขึ้น บริษัทต่างๆ พบว่าผู้ที่มีความสามารถสูงสุดของพวกเขาไม่ได้ลาออกเพื่อที่จะได้พักผ่อนและพักผ่อน
โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขากำลังค้นหาบางสิ่งที่ใหญ่กว่าและดีกว่า สิ่งสำคัญที่สุดคือพวกเขาไม่ต้องการยุ่งกับงานที่ต้องใช้เวลามากซึ่งสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย พวกเขากำลังหมดไฟจากงานที่ไม่จำเป็นจำนวนมหาศาล ระบบอัตโนมัติช่วยกระตุ้นผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าโดยกำจัดงานที่ซ้ำซากจำเจออกจากรายละเอียดงาน
โปรดติดต่อเราวันนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณรักษาพนักงานไว้ได้ในยุค Great Resignation และโซลูชันดิจิทัลของเราสามารถช่วยเหลือองค์กรของคุณได้อย่างไร NeoLedge เป็น บริษัท จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีชื่อเสียง แต่เติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งมีการเข้าถึงทั่วโลก ธุรกิจนี้ก่อตั้งขึ้นในฝรั่งเศสเมื่อ 25 ปีที่แล้วโดยทีมผู้ประกอบการที่เชื่ออย่างแท้จริงว่านวัตกรรมคือกระบวนการที่มีชีวิตและการหายใจ ซึ่งผลักดันให้เราค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการช่วยให้องค์กรดำเนินการ
อาจารย์ใหญ่นั้นให้บริการเราเป็นอย่างดีตลอดหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากตอนนี้เราได้รับการยอมรับจากทั่วโลกว่าเป็นผู้นำที่ก้าวล้ำในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์บนคลาวด์ เราภาคภูมิใจอย่างยิ่งที่เราได้แนะนำและคอยชี้แนะองค์กรหลายร้อยแห่งอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล บริษัทของเรายังสนับสนุนผู้ใช้หลายพันรายต่อวัน และเอกสารที่มีการจัดการหลายล้านรายการทั้งในภาครัฐและเอกชน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
