ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือหน้าเว็บออนไลน์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ตรวจสอบ และส่งข้อมูลในการประมวลผลแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (eforms) ให้ชุดของฟิลด์ที่รวบรวมข้อมูล ซึ่งมักใช้เว็บเบราว์เซอร์ โดยจะใช้แทนแบบฟอร์มกระดาษและออกแบบมาเพื่อบันทึก ตรวจสอบ และส่งข้อมูลไปยังผู้รับเพื่อดำเนินการกับแบบฟอร์มในลักษณะที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลตามแบบฟอร์มในส่วนหลัง ข้อมูลสามารถแลกเปลี่ยนกับระบบแบ็คเอนด์ได้
อะไรคือประโยชน์ของการใช้ eForms เมื่อเทียบกับแบบฟอร์มกระดาษ?
แบบฟอร์มส่ง
eForms ให้ความเรียบง่ายสำหรับผู้ที่ส่ง eform ช่วยให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายถึงไม่ต้องส่งแบบฟอร์มทางไปรษณีย์ และช่วยประหยัดเวลา เงิน และความยุ่งยาก กระบวนการนี้เป็นแบบบริการตนเอง พวกเขาไม่ต้องพูดกับใครโดยตรงเพื่อเริ่มหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้น และสามารถกรอกแบบฟอร์มได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นอกจากนี้ ผู้ส่งแบบฟอร์มสามารถรับคำติชมแบบเรียลไทม์ผ่านการยืนยันทางอีเมล ซึ่งจะแจ้งให้ทราบว่าส่งแบบฟอร์มแล้วและได้รับแบบฟอร์มแล้ว
ตัวประมวลผลแบบ
ฟอร์ม eForms ยังเป็นประโยชน์ต่อผู้สร้างแบบฟอร์มและบุคคลที่ดำเนินการกับแบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มอาจเป็นรูปแบบที่ “ฉลาด” โดยทำสิ่งต่างๆ เช่น กำหนดให้ต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์บางฟิลด์ บังคับคำตอบของผู้ใช้ให้ตรงกับค่าบางค่าโดยควบคุมประเภทของข้อมูลที่ป้อนและบันทึก และให้ข้อเสนอแนะทันที คำตอบขัดแย้งหรือไม่ตรงตามข้อกำหนด สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่ามีเพียงแบบฟอร์มที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะถึงการประมวลผล ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น ข้อมูลแบบฟอร์มยังสามารถบันทึกลงในระบบอื่นได้ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลแบบฟอร์มอีกครั้ง
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ที่ไหน?
เมื่อนึกถึงวิธีที่องค์กรของคุณเก็บรวบรวมข้อมูล มีโอกาสทุกแห่งที่จะเปิดรับเทคโนโลยี eForm
นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ที่แสดงให้เห็นว่าคุณจะได้ประโยชน์จากการใช้ eforms และแบบฟอร์มบางประเภทที่สามารถใช้ได้อย่างไร
การบัญชี : ใช้สำหรับใบสั่งซื้อ รายงานค่าใช้จ่าย คำขอรายจ่ายฝ่ายทุน การชำระเงินคืนไมล์สะสม
ทรัพยากรบุคคล : ใช้สำหรับเปลี่ยนตำแหน่ง, I-9, ขอลาพักร้อน, ใบบันทึกเวลา, รีวิวพนักงาน
วิศวกรรมศาสตร์ : ใช้สำหรับการติดตามข้อบกพร่อง คำสั่งเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม คำขอปรับปรุงผลิตภัณฑ์
การผลิต : ใช้สำหรับการรับรองการฝึกอบรมพนักงาน การตรวจสอบความปลอดภัย คำขอเปลี่ยนแปลงเอกสาร ผลต่างของการประกันคุณภาพ
บริการลูกค้า : ใช้สำหรับแบบฟอร์มสำรวจ คำขอรับประกันลูกค้า คำขอบริการลูกค้า รายงานเหตุการณ์
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ประเภทของรูปแบบไม่มีที่สิ้นสุด แทบทุกสถานการณ์ที่การรวบรวมและดำเนินการตามข้อมูลหรือการโต้ตอบกับลูกค้าหรือพนักงานล้วนมีศักยภาพสูงสำหรับเทคโนโลยีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
โดยทั่วไป ด้วยแบบฟอร์มบนเว็บ ผู้ใช้จะถูกนำไปยัง URL จากอีเมลหรือไฮเปอร์ลิงก์ของพอร์ทัล พวกเขาไปที่แบบฟอร์ม กรอกข้อมูลในช่องข้อมูลที่จำเป็น และส่งแบบฟอร์มเพื่อดำเนินการ
กระบวนการส่งแบบฟอร์มจะโอนข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการส่งนั้นไปยังเซิร์ฟเวอร์แบบฟอร์ม รวมถึงค่าฟิลด์ของแบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วน ไฟล์แนบ และข้อมูลตัวระบุว่าใครกรอกแบบฟอร์ม
เมื่อได้รับแล้ว ฟอร์มเซิร์ฟเวอร์จะเริ่มการประมวลผลดาวน์สตรีม ซึ่งอาจรวมถึงการดำเนินการจำนวนเท่าใดก็ได้ เช่น กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติที่คำนวณแบบไดนามิกตามข้อมูลที่อยู่ในแบบฟอร์มหรือข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งแบบฟอร์ม เช่น ผู้จัดการหรือภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ การดำเนินการอื่นๆ สามารถทริกเกอร์ได้เช่นกัน เช่น การจัดกำหนดการการนัดหมายสำหรับลูกค้า หรือการประมวลผลใบสั่งขาย
หลังจากกระบวนการอนุมัติ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ข้อมูลแบบฟอร์มจะถูกเขียนไปยังระบบเพิ่มเติม เช่น ระบบ CRM (สำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ขายหรือลูกค้า) หรือบางทีระบบ HR (หากพนักงานเปลี่ยนตำแหน่งงาน) นอกจากนี้ แบบฟอร์ม PDF ที่พิมพ์ได้สามารถบันทึกเป็นใบเสร็จธุรกรรมได้
ธุรกรรมทั้งหมด ใบเสร็จ และสิ่งที่แนบมากับแบบฟอร์มที่ส่งมาอาจถือเป็น “บันทึก” ถ้าเป็นเช่นนั้น ชนิดของฟอร์มและข้อมูลที่ถูกเติมลงในฟอร์มสามารถนำไปสู่นโยบายเรกคอร์ดอิเล็กทรอนิกส์ที่จะถูกนำไปใช้เพื่อเริ่มต้นการดำเนินการนโยบายเรกคอร์ด
สุดท้าย ข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกผ่านแบบฟอร์มสามารถใช้ประโยชน์ได้โดยรายงานข่าวกรองธุรกิจ เพื่อให้ข้อเสนอแนะจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแบบฟอร์ม ควบคู่ไปกับการจับตัวชี้วัดจากข้อมูลที่ส่งเพื่อทำความเข้าใจแนวโน้มโดยรวมของข้อมูลที่รวบรวม
ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและเทคโนโลยี eForms คุณสามารถทำให้การประมวลผลแบบฟอร์มอัตโนมัติสำหรับแบบฟอร์มทั้งหมดของคุณ และขจัดความยุ่งยากในการประมวลผลด้วยตนเอง การกำหนดเส้นทาง และการยื่นแบบฟอร์ม
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
