ระบบเก็บข้อมูลอัตโนมัติ คิดว่า OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เป็นเครื่องขูดข้อมูล มันอ่านเอกสารของคุณสำหรับคุณ
ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติจะอ่านเนื้อหาในเอกสารและป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลหรือระบบที่เก็บเอกสาร การจับภาพอัตโนมัติจะอ่านเอกสารต่างๆ รวมทั้ง TIFF, JPG และ PDF เกือบทุกเอกสารที่คุณอ่านก็สามารถอ่านได้เช่นกัน การดักจับอัตโนมัติจะดึงข้อมูล จัดประเภทเอกสาร และตรวจสอบกับระบบที่คุณกำหนดเอง
นึกภาพข้อดีที่อาจนำมาสู่องค์กรของคุณเมื่อดำเนินการกับเอกสารประเภทต่อไปนี้:
ใบแจ้งหนี้/ใบสั่งซื้อ/สลิปบรรจุภัณฑ์
ข้อตกลง
แบบสอบถาม
เรียกร้อง
สัญญา
การบันทึกอัตโนมัติของ OCR สามารถอ่านตัวเลข ชื่อ ผู้ขาย ตำแหน่ง แผนก และข้อมูลติดต่อ และกำหนดเส้นทางไปยังระบบการจัดการเอกสาร , ERP, CRM, ระบบบัญชี หรือฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณ
ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติตามเทมเพลต
การจับภาพตามเทมเพลตเคยเป็นมาตรฐาน และยังคงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับหลายองค์กร
ด้วยการจับภาพตามเทมเพลต คุณสามารถตั้งโปรแกรมแม่แบบล่วงหน้าเพื่อให้ระบบของคุณรู้ว่าจะหาข้อมูลจากที่ใด สิ่งนี้จะต้องเป็นเอกสารเฉพาะ คุณต้องเลือกพื้นที่เฉพาะของเอกสาร เช่น ลดลง 15 พิกเซล ไปทางขวา 10 พิกเซลสร้าง กล่องและบอกระบบว่าหมายเลขภายในกล่องนั้นเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ การบันทึกตามเทมเพลตจะอ่านข้อมูลและดึงข้อมูลออกจากหน้าโดยอิงตามช่องต่างๆ
หากผู้ขายเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ คุณต้องอัปเดตเทมเพลตให้สอดคล้องกัน การจับภาพตามเทมเพลตขึ้นอยู่กับข้อมูลที่อยู่ในที่เดียวกันในทุกเทมเพลต
เมื่อใดที่การเก็บข้อมูลอัตโนมัติตามเทมเพลตถูกต้อง
เทมเพลตสามารถมีประสิทธิภาพมากสำหรับองค์กรที่มีปริมาณเอกสารต่ำ หากคุณมีผู้ขายเพียงไม่กี่รายที่ทำกระบวนการเดียวกันมาเป็นเวลานาน และคุณรู้ว่าพวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลง การจับภาพตามเทมเพลตอาจเหมาะกับความต้องการของคุณ
การจับภาพตามเทมเพลตคือตัวเลือกการดึงข้อมูลต้นทุนต่ำ มันสามารถใช้ได้กับองค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็กเหมือนกัน หากพวกเขาใช้ผู้ขายรายเดิมที่ไม่เปลี่ยนแปลงบ่อย แม้ว่าคุณจะมีพนักงานในการจ่ายเงินเดือนเพื่อแก้ไขแม่แบบ ด้วยจำนวนเอกสารที่น้อย การจับภาพตามแม่แบบยังสามารถประหยัดเวลาได้มาก คุณกำลังแก้ไขเทมเพลตแทนที่จะพิมพ์ข้อมูล
หลายปีก่อน เมื่อเทมเพลตหนึ่งพัง คุณจะต้องสร้างใหม่ทั้งหมดเพื่อให้การเก็บข้อมูลตามเทมเพลตทำงานอีกครั้ง ขณะนี้มีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนเทมเพลตได้ทุกที่ทุกเวลา ดังนั้นเมื่อเกิดข้อผิดพลาด คุณก็สามารถหยุดและแก้ไขได้ คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มจากช่องที่หนึ่งทุกครั้ง
การเก็บข้อมูลอัตโนมัติอัจฉริยะ
การจับภาพอัจฉริยะเป็นตัวเลือกที่ใหม่กว่า ใช้กฎที่มีการกำหนดค่าเอกสารที่เป็นไปได้ทั้งหมด และค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการทั่วทั้งหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ จะมองหารูปแบบใดๆ ของคำว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้:
เลขที่ใบแจ้งหนี้
หมายเลข Inv
จำนวน Inv
Inv #
ไม่.
การจับภาพอัจฉริยะจะมองไปทางซ้าย ขวา ขึ้น ลง และรอบๆเอกสารเพื่อค้นหาตัวเลขและดึงข้อมูลที่คุณต้องการ
สำหรับผู้ขายรายหนึ่ง หมายเลขใบแจ้งหนี้อาจอยู่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งและด้านล่างของใบกำกับสินค้าถัดไป การจับภาพอัจฉริยะรู้ที่จะค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ว่าจะปรากฏที่ใด
เมื่อใดที่การดักจับข้อมูลอัตโนมัติอัจฉริยะถูกต้อง?
การจับอัจฉริยะจะมีประสิทธิภาพสำหรับ วัตถุประสงค์ อัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้เมื่อทำงานกับใบแจ้งหนี้จำนวนมากและผู้ขายหลายราย แม้ว่าการจับภาพตามเทมเพลตจะช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูล แต่เทมเพลตมักจะพัง หากคุณกำลังประมวลผลเอกสารเพียงพอที่ผู้ขาย 10, 20 หรือ 30 รายสามารถเปลี่ยนแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ได้ในครั้งเดียว จะทำให้เทมเพลตของคุณเสียหาย และคุณจะต้องใช้เวลาในการแก้ไข
ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดคือความสามารถในการจับภาพอัจฉริยะเพื่อสแกนเอกสารทั้งหมดและดึงข้อมูลที่คุณต้องการจากเอกสารนั้น คุณสามารถสร้างข้อกำหนดของเอกสารหนึ่งฉบับสำหรับใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะใช้ได้กับผู้จัดจำหน่ายที่แตกต่างกัน 100 ราย แม้ว่าเทมเพลตของพวกเขาจะมีการเปลี่ยนแปลง
พิจารณาจำนวนผู้ขายและจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณดำเนินการ เราขอแนะนำการจับภาพอัจฉริยะ หากคุณประมวลผลภาพ 60,000 ภาพต่อเดือน ซึ่งอาจหมายถึงใบแจ้งหนี้ 20,000 ใบ หากรวมกับใบบรรจุภัณฑ์ 20,000 ภาพและใบสั่งซื้อ 20,000 ใบ หากคุณอยู่ในสนามเบสบอลนั้น การจับภาพอย่างชาญฉลาดจะเป็นโซลูชันที่ทรงพลังสำหรับคุณ
ระบบ การจัดการเอกสารที่คุณใช้อาจมาพร้อมกับตัวเลือกการบันทึกอัตโนมัติ หรือคุณอาจต้องเพิ่มเข้าไป คุณตัดสินใจได้ว่าต้องการใช้ระบบอัตโนมัติในระดับใดเพื่อช่วยแก้ปัญหาความไร้ประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ เป้าหมายคือการทำให้เป้าหมายการทำงานอัตโนมัติสอดคล้องกับงบประมาณของคุณ
เรามักจะใช้ประโยชน์จากการเปรียบเทียบนี้กับลูกค้าของเรา การจับอัจฉริยะจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรเมื่อใด และเทมเพลตมาตรฐานจะทำงานให้เสร็จเมื่อใด หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือมีข้อสงสัย Loffler สามารถช่วยประเมินความต้องการในการจัดการเอกสารของคุณได้ ระบบเก็บข้อมูลอัตโนมัติ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
