การนำเอา ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เข้ามาเพื่อปรับปรุงและแก้ไขปัญหาเอกสารสำหรับองค์กร

video conference

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร สำหรับองค์กร

จากรายละเอียดปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ในขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารที่ยุ่งยาก ทำให้ความสะดวกในการค้นหาเอกสารและการเข้าถึงเอกสารทางราชการ นั้น เกิดปัญหา ด้วยเหตุนี้จึงได้มีการดำเนินการ นำเอาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เข้ามาเพื่อปรับปรุงและแก้ไขปัญหา เพื่อพัฒนากระบวนการทำงานแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และเ ป็นประโยชน์สูงสุดกับทางราชการ เพื่อการเข้าถึงเอกสาร ของทางราชการที่ง่ายสะดวกรวดเร็วของผู้ใช้งานทั้งองค์กร

 

โดยจะกล่าวถึงกระบวนการการทำงานในแบบเดิมซักเล็กน้อย โดยขะของยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดดังนี้

ตัวอย่างเช่น ภายในองค์กร อาจจะมีการแบ่งกลุ่มการบริหารงาน ออกเป็น 4 ส่วนได้แก่ กลุ่มบริหารงานวิชาการ กลุ่มบริหารงานงบประมาณ กลุ่มบริหารงานบุคคล และ กลุ่มบริหารงานทั่วไป เป็นต้น ซึ่งโครงสร้างขององค์กรในแต่ละวัน อาจจะมีปริมาณของเอกสาร เข้ามาเฉลี่ย วันละ 20 ถึง 50 ฉบับโดยอาจมีหนังสือราชการ จากหน่วยงานต้นสังกัด หรือสำนักงานอื่นๆ โดยกลุ่มงานบริหารหลัก ของหน่วยงานหรือองค์กร อาจจะยังมีหน่วยงานย่อยอีกหลายๆกลุ่ม เพราะฉะนั้น เป็นไปได้ที่เอกสารขององค์กรจะมีจำนวนมาก หากไม่มีการบริหารจัดการเอกสารที่ดีแล้วนั้นการทำงานจะไม่มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน

 

ซึ่ง ในส่วนของระบบการจัดการเอกสาร ตามแบบกระบวนการทำงานเดิมนั้น เริ่มต้นจากการรับหนังสือ เข้าลงทะเบียนรับเล่มที่หนังสือเข้า วัน เวลา ด้วยการจดมือลงสมุดบันทึก และ ส่งหนังสือเข้าฉบับจริง โดยใส่แฟ้มของผู้บริหาร ต่อไปหลังจากผู้บริหาร ได้เกษียณหนังสือเรียบร้อยแล้ว อาจจะเอาฉบับจริงใส่แฟ้มไว้ และ ส่งต่อฉบับสำเนาให้กับรองผู้บริหาร ของแต่ละฝ่ายต่อไป ซึ่งรองผู้บริหารที่ได้รับหนังสือฉบับนั้น ก็จะส่งมอบต่อให้กับหัวหน้าแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือส่งมอบให้พนักงานผู้ดูแลงานโดยตรง หลังจากนั้น จะเก็บเอกสาร ฉบับสำเนาที่ได้รับมาเก็บใส่แฟ้มไว้ก่อน ที่จะไปปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย และหากต้องการค้นหาหรือบันทึกข้อความ ขอหนังสือราชการที่ต้องการแนบในโครงการหรือหนังสือราชการอื่นๆนั้นอาจจะใช้เวลาในการค้นหาเป็นเวลานานกว่าจะหาพบหรือบางครั้งก็อาจจะเกิดปัญหา เอกสารสูญหายอันเนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น

ซึ่ง Project work Flow ของการค้นหาเอกสารในแบบเดิมนั้นจะค่อนข้างยุ่งยาก โดยจะเห็นได้ว่ากระบวนการจัดเก็บเอกสารนั้นมีการทำสำเนาเอกสารแล้วเก็บเอกสารตัวจริงใส่แฟ้ม จัดเก็บเอกสารหรือใส่ตู้เซฟไว้ ก่อนที่จะส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องต่อไปซึ่งใช้เวลานานกว่าเอกสารจะส่งถึงมือผู้ปฏิบัติงานโดยตรง โดยคร่าวๆเรามัก จะคุ้นชินว่า การสืบค้นเอกสารแบบเดิมมักเริ่มต้นจาก ผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหาร ต้องการเอกสาร จึงเดินเข้าไปที่ตู้เก็บแฟ้มเพื่อหาแฟ้มในการเก็บเอกสารนั้นไว้ถ้าหากไม่เจอ ให้หาแฟนถัดไปเรื่อยๆจนกว่าจะเจอซึ่งในกระบวนการสืบค้นเอกสารแบบเดิมนั้นใช้เวลานานเช่นกัน

 

ประเด็นและปัญหา ในกระบวนการการจัดเก็บเอกสาร แบบเดิมนั้นหลังจากที่ผู้บริหารได้เกษียณหนังสือราชการเรียบร้อยแล้ว จะเก็บเอกสารฉบับจริงใส่แฟ้มไว้ ที่ห้องสำนักงาน ของผู้บริหาร ตัวจะส่งต่อ ฉบับสำเนาไปให้กับรองผู้บริหารและฝ่ายอื่น รวมถึงแผนกที่เกี่ยวข้องบางครั้งเอกสารมีการสูญหายระหว่างทางก่อนที่จะถึงมือผู้ปฏิบัติงานจึงทำให้เกิดความล่าช้าทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ ส่วนกระบวนการค้นหาเอกสารแบบเดิมนั้น สามารถเดินเข้าไปที่ตู้เอกสารค้นหาแฟ้มที่เก็บเอกสารและค้นหาเอกสารที่อยู่ในแฟ้มนั้นเช่นหากต้องการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้อง กับใบขออนุมัติการใช้เงินในโครงการต่างๆ ที่ต้องการนำไปประกอบเอกสารเพื่อเบิกเงิน อาจเริ่มต้นด้วยการ เดินไปที่ห้อง ค้นหาตู้เอกสารในแฟ้ม หาใบสำเนาใบขออนุมัติการใช้เงิน ในโครงการต่างๆ และค้นหาเอกสารในแฟ้มโดยเรียงตามเลขที่ของใบอนุมัติการใช้เงินเป็นต้น เนื่องจากตู้จัดเก็บเอกสารมีจำนวนหลายตู้และเป็นจำนวนแฟ้มหลายแฟ้มขั้นตอนดังกล่าวจึงใช้เวลาค่อนข้างมากกว่าจะพบเอกสารที่ต้องการนำไปใช้

 

ต่อมาโปรเซส workflow การสืบค้นเอกสารในแบบใหม่และ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เป็นกระบวนการการจัดเก็บเอกสารในแบบใหม่นั้นมีขั้นตอนการดำเนินการที่เพิ่มเข้ามาใหม่คือการสแกนเอกสารในรูปแบบของไฟล์ PDF และอัพโหลดไฟล์เพื่อเข้าจัดเก็บ ในระบบของ edms เป็นการ สำเนาเก็บไว้เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารฉบับจริง

สารแบบใหม่จากเดิมที่การค้นหา คือเดินเข้าไปหาแฟ้มจัดเก็บเอกสาร ที่เป็นตู้เอกสารและค้นหาแต่กระบวนการใหม่ นี้จะเป็นการสืบค้นเอกสารที่ผู้ใช้งานจะต้องลงทะเบียนและเข้าสู่ระบบผ่าน Web Browser ก่อนการใช้งานทุกครั้งเพื่อเป็นความปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงเอกสารที่มีความสำคัญมาก หลังจากนั้นผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการโดยการพิมพ์ keyword ของเอกสารที่ต้องการด้วยความสะดวกรวดเร็วภายในระยะเวลาไม่นานหลังจากนั้นผู้ใช้งานเอกสารสามารถดูแลเอกสารที่ต้องการได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาให้เปลืองทรัพยากรกระดาษและยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อใช้งานได้ในครั้งถัดไป

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles