การเบิกจ่ายอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจขนาดเล็กมีสิ่งที่ต้องทำดีกว่าเสียเวลามากมายในการจัดการการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์
แต่อาจต้องใช้เวลาเจ็ดถึง 10 วันในการรับเช็คกระดาษในมือของซัพพลายเออร์ และนั่นอยู่ด้านบนของวันหรือสัปดาห์ที่ใบแจ้งหนี้จะสานผ่านกระบวนการอนุมัติของผู้ซื้อ
ตอนนี้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินทำงานจากที่บ้าน
ตำหนิวิธีที่ล้าสมัยที่ธุรกิจส่วนใหญ่ชำระเงินและจัดการ ยิ่งธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กเท่าใด โอกาสที่คุณจะจ่ายให้ซัพพลายเออร์ของคุณด้วยเช็คกระดาษและพึ่งพาสเปรดชีตในการกระทบยอดทั้งหมดก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
พิมพ์เช็ค
ไล่ลงการอนุมัติ
บรรจุซองจดหมาย
การกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร
ตอบคำถามซัพพลายเออร์
ทั้งหมดนี้ – กินส่วนใหญ่ของวันการเงินมืออาชีพ
แต่แม้แต่ธุรกิจที่เปลี่ยนไปใช้การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ก็ยังประสบปัญหาในการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ตรงเวลา นั่นเป็นเพราะพวกเขาใช้โซลูชันแบบสแตนด์อโลนที่ผสานรวมกันอย่างหลวม ๆ พอร์ทัลธนาคารและเครือข่ายแบบวงปิดเพื่อจัดการวิธีการต่าง ๆ ที่พวกเขาใช้ในการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ ในหลายกรณี โซลูชันการชำระเงิน พอร์ทัล และเครือข่ายเหล่านี้ไม่ได้เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การบัญชีของธุรกิจขนาดเล็กหรือแอปพลิเคชันการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ด้วยซ้ำ ส่งผลให้มีการป้อนคีย์ด้วยตนเองมากขึ้น
แบนเนอร์-แกนกลาง-มืด
ธุรกิจขนาดเล็กมักใช้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความสัมพันธ์ กับซัพพลายเออร์มากเกินไปจนทำให้กระบวนการชำระเงินที่เสียหายนั้นไม่ได้รับการตรวจสอบ ค่าใช้จ่ายในการปรับการชำระเงินล่าช้า ส่วนลดการจ่ายเงินก่อนกำหนดที่พลาดไป (ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเฉลี่ย 2% ของจำนวนเงินที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด) และเวลาที่เสียไปของพนักงานนั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว นั่นเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำนวนมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ดำเนินการตามวิธีการที่พวกเขาทำและจัดการการชำระเงินของผู้จัดหาโดยอัตโนมัติ โดยใช้โซลูชันการชำระเงินแบบฝังตัว
วิธีลดเวลาในการจ่ายซัพพลายเออร์
โซลูชันการชำระเงินแบบฝังจะเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การบัญชีแบบเดิมหรือแอปพลิเคชัน ERP ได้อย่างราบรื่น เพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินสามารถชำระเงินจากภายในโซลูชันที่พวกเขาใช้ทุกวันเพื่อจัดการการเงินของบริษัทได้โดยตรง ผู้ใช้สามารถทำหรือกำหนดเวลาการชำระเงินหนึ่งรายการหรือมากกว่าได้ทันทีด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง และเทคโนโลยีรองรับการชำระเงินทุกประเภท (รวมถึง Automated Clearing House, Real-Time Payment , Mastercard Send , cross-border และ cryptocurrency) และการชำระเงินใด ๆ (รวมถึงเรียลไทม์)
โซลูชันการชำระเงินแบบฝังตัว ชั้นนำนำเสนอการเชื่อมต่อธนาคารแบบเปิด ทำให้ธุรกิจสามารถเริ่มต้นการชำระเงินจ ากบัญชีธนาคารที่มีอยู่ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าหรือเติมเงินในบัญชีธนาคารอื่นล่วงหน้า
โซลูชันการชำระเงินแบบฝังช่วยให้การชำระเงินขาออกคล่องตัวในสี่วิธี:
ลดเวลาพนักงาน
การชำระเงินและการจัดการการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์อาจใช้เวลาทั้งวันของผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน เจ้าหนี้ การค้า จะซับซ้อนมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตและขยายตัวไปทั่วโลก ประสิทธิภาพที่ได้รับจากโซลูชันการชำระเงินแบบฝังตัวช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในกิจกรรมที่สร้างการเติบโต การชำระเงินครั้งเดียว หรือ จำนวนมากสามารถทำได้ทันทีหรือกำหนดเวลาด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง
การจัดการการชำระเงินทั้งหมดจากพอร์ทัลเดียวทำให้ไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบหลายระบบ ข้อมูลการชำระเงินจะกระทบยอดในแบบเรียลไทม์และอัปโหลดไปยัง ERP ของบริษัทโดยไม่ต้องใช้คีย์คู่หรือสเปรดชีต และตอบคำถามเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินได้ทันทีสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน
กระบวนการที่เร็วขึ้น
การชำระเงินสามารถเริ่มต้นได้ภายในไม่กี่วินาที และประเภทการชำระเงินบางประเภทสามารถฝากได้ภายในเวลาไม่นาน เพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ของการชำระเงินล่าช้า การชำระเงินทันทีช่วยขจัดบทลงโทษในการชำระล่าช้า ทำให้ซัพพลายเออร์ที่มีคุณค่ามีความสุข และลดปริมาณการโทรเข้าและอีเมลจากซัพพลายเออร์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับจุดยืนของสิ่งต่างๆ
ปรับปรุงการจัดการเงินสด
โซลูชันการชำระเงินแบบฝังช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินสามารถมองเห็นการชำระเงิน ที่รอดำเนินการ อยู่ระหว่างดำเนินการ และที่เสร็จสิ้นได้แบบเรียลไทม์ ดังนั้นจึงไม่ต้องคาดเดาใดๆ เกี่ยวกับภาระผูกพันทางการเงินของบริษัท การเชื่อมต่อธนาคารแบบเปิดช่วยขจัดการคาดเดาจำนวนเงินในบัญชีธนาคาร การเบิกจ่ายอิเล็กทรอนิกส์
เทคโนโลยีนี้ยังทำให้ตัวชี้วัดอัจฉริยะ เช่น มูลค่าของการชำระเงินในกระบวนการ มูลค่าของใบแจ้งหนี้ที่พร้อมจ่ายโดยซัพพลายเออร์ และ มูลค่าของการชำระเงินในช่วงเวลาหนึ่งอยู่ที่ปลายนิ้วของผู้มีอำนาจตัดสินใจ และสามารถชำระเงินได้ทันทีหรือกำหนดเวลาที่กระแสเงินสดจะดีขึ้น
ติดตั้งง่าย
ธุรกิจขนาดเล็กทราบดีว่าการพิมพ์และเช็คทางไปรษณีย์ทำให้เสียเวลาอย่างมาก แต่มีเพียงไม่กี่ธุรกิจ ที่ต้องการใช้โซลูชันการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้เวลานานและซับซ้อน โซลูชันการชำระเงินแบบฝังช่วยแก้ปัญหานี้ได้
เทคโนโลยีที่ใช้ SaaS ถูกปรับใช้ภายในเวลาไม่นาน การผสานรวมที่สร้างไว้ล่วงหน้ากับ ERP ยอดนิยม เช่นQuickBooks , Acumatica , Sage Intacctและอื่นๆ ช่วยขจัดความซับซ้อนทางเทคนิค และโมดูลการเริ่มต้นใช้งานออนไลน์จะแนะนำผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินผ่านกระบวนการเชื่อมต่อโซลูชันกับซอฟต์แวร์บัญชีของบริษัทหรือ ERP และธนาคาร
ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากสามารถเริ่มชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ภายในไม่กี่ชั่วโมงหลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการปฐมนิเทศ ด้วยการสนับสนุนการชำระเงินทุกประเภทหรือระบบการชำระเงินผ่านพอร์ทัลแบบครบวงจร ธุรกิจขนาดเล็กสามารถพักผ่อนได้อย่างสบายใจโดยที่รู้ว่าเทคโนโลยีสามารถรองรับความต้องการทางธุรกิจในอนาคตของพวกเขาได้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
