Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ E-DOC มีความสำคัญอย่างไรต่อหน่วยงานราชการ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานเอกสารของหน่วยงานราชการ ในปัจจุบันนั้น มีความสำคัญมากต่อองค์กร และส่วนมากล้วนแต่เป็นเอกสาร ที่เป็นกระดาษ นอกจากนี้ ยังมีแนวโน้มว่า เอกสารจะเพิ่มมากยิ่งขึ้น

ทำให้กระบวนการ จัดเก็บเอกสารเหล่านั้น ไม่สามารถทำได้ อย่างเต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร แต่ละองค์กรมีการจัดการ เก็บรักษาเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อผู้ใช้สามารถนำมา

ทำประโยชน์สูงสุดให้แก่องค์กร ประหยัดค่าใช้จ่าย และสะดวกรวดเร็ว ในการทำงาน ในบทความนี้ จึงได้ทำการศึกษา กระบวนการบริหารงานเอกสาร แบบเดิม และ คิดแนวคิด หลักการ ทฤษฎี งานวิจัย และ เทคโนโลยีต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องที่สามารถนำมาประยุกต์เพื่อใช้พัฒนาประสิทธิภาพของการบริหารจัดการเอกสาร ในลักษณะการบริหารแบบใหม่ จากการค้นคว้าผลงานวิจัยและบทความที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ และ อินเทอร์เน็ต เพื่อใช้ในการบริหาร จัดการเอกสาร ซึ่งพบผลวิจัย และ บทความที่สอดคล้อง ใกล้เคียงกับแนวคิดดังกล่าว สามารถนำมาเป็นแนวทาง ในการพัฒนา ระบบบริหารจัดการงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพดังตัวอย่างต่อไปนี้

 

อังษณา อรุณรัติยากร [1] งานวิจัยนี้กล่าวถึงระบบที่ใช้ในการควบคุมดูแลและจัดการเอกสารต่างๆโดยทำการพัฒนาเครือข่าย ภายในองค์กร และมีการจัดเก็บรายละเอียด เกี่ยวกับเอกสาร

ไว้ในฐานข้อมูล ส่วนแฟ้มเอกสาร จัดเก็บไว้ในระบบแฟ้มข้อมูล ระบบคลังเอกสาร ที่พัฒนาขึ้นนี้ เป็นต้นแบบสำหรับ ใช้บริหารเอกสารบนเครือข่ายภายในองค์กรเมื่อทำการทดสอบโปรแกรม

โดยการนำเอกสาร เข้ามาจัดเก็บแก้ไขลบและค้นคืนเอกสารพบว่าได้ผลเป็นที่น่าพอใจ

กาลัญญูเกียรติชัยนาม [2] งานวิจัยนี้กล่าวถึงการจัดการเอกสาร ภายในองค์กร ซึ่งในปัจจุบัน ถูกเก็บเป็นลักษณะแฟ้มทั้งหมด และ กระดาษซึ่งยากในการค้นหา และ จัดหมวดหมู่ จึงได้พัฒนาระบบนี้ขึ้นมา เพื่อเก็บเอกสาร และช่วยการจำแนกประเภท ของเอกสาร เพื่อแจ้งเตือน วันหมดอายุของเอกสาร ในกรณีเอกสาร มีการต่ออายุ อีกทั้งยังเพิ่มความสะดวก ในการค้นหาเอกสาร ได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยระบบ จะใช้ภาษา asp.net ในการพัฒนา และใช้ Microsoft SQL Server เป็นเครื่องมือ ในการสร้างฐานข้อมูล และการจัดเก็บข้อมูล โดยระบบนี้จะสามารถลดขั้นตอน การทำงาน ของแผนกจัดการเอกสาร และ ลดเวลา ในการค้นหา หรือ จำแนกเอกสาร และยังช่วยลดต้นทุน ค่าปรับ ในกรณีเอกสารต้องมีการต่ออายุอีกด้วย

ประโยชน์ เมื่อองค์กรมีการนำเอาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการดำเนินการจัดการเอกสารเพื่อการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจะได้รับประโยชน์ดังนี้ 1 ไม่สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเช่นตู้โต๊ะแฟ้มเป็นต้น 2 สามารถลดการสิ้นเปลืองทรัพยากรและลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมได้ 3 สามารถเข้าถึงและค้นหาเอกสารในระบบได้อย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น 4 สามารถสำรองเอกสารฉบับจริงไว้ในระบบได้

 

ศรัญญา ส(งศรี [3] งานวิจัยนี้ กล่าวถึงการใช้งานระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เบื้องต้น เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัย คณะศึกษาศาสตร์ มีนโยบายในการ นำระบบสารสนเทศ เข้ามาใช้ในการดำเนิน งาน ด้านต่างๆ ภายในคณะ และ มีวัตถุประสงค์ ให้บุคคลภายในคณะ ได้มีการติดต่อสื่อสาร กันอย่างสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เข้ามาใช้ในการบริหารบุคลากรภายในคณะ เกี่ยวกับงานสารบรรณ การรับส่งหนังสือ เพื่อให้สามารถ รับทราบข้อมูลข่าวสาร และเอกสารราชการ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และ เป็นการลดการใช้กระดาษมากขึ้น โดยกองกลางสำนักงานมหาวิทยาลัย และหน่วยงานที่ริเริ่ม ในการนำโปรแกรม ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ในการลดการใช้กระดาษ ให้มากขึ้น

 

โดยกองกลางสำนักงานของมหาวิทยาลัย เป็นงานริเริ่มในการนำโปรแกรม ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้งานสารบรรณ เพื่อทำให้เกิดประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงานดังกล่าว โดยเริ่มจากการจ้างหน่วยงาน ภายนอกจัดทำโปรแกรม ระบบการจัดเก็บเอกสาร สำนักงานอัตโนมัติ หรือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้นได้มอบหมายให้ สำนักคอมพิวเตอร์เป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบ ดูแลและปรับปรุงพัฒนา ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้มีความสะดวกรวดเร็ว ทันสมัย และ รองรับต่อความต้องกา รของผู้ใช้ ในแต่ละหน่วยงาน ซึ่งมหาวิทยาลัยได้ดำเนินการขยายการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำนักงานเลขานุการคณะสถาบันต่างๆในมหาวิทยาลัย และได้มีการอบรมฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

ให้มีการจัดการความรู้ ให้กับผู้ปฏิบัติงาน ด้านสารบรรณ ระดับคณะ และ เจ้าหน้าที่ภาควิชา เป็นประจำทุกปี เพื่อเป็นการเพิ่มพูนความสามารถ ในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถนำมาประยุกต์ใช้ กับการดำเนินงาน ภายในคณะต่อไป ในฐานะผู้ปฏิบัติงาน ด้านสารบรรณ ระดับคณะสามารถสนองวัตถุประสงค์ ของคณะในด้าน

การนำ ระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามา ให้บริการ กับบุคลากรภายในคณะได้ โดยการสนับสนุน ให้บุคลากรในคณะ ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ควบคู่กับการรับส่งหนังสือ แบบเดิม

 

เพื่อให้บุคลากรภายใน สามารถรับส่งหนังสือภายในได้ ถูกต้อง ปลอดภัย และ มีประสิทธิภาพ อีกทั้งเป็นการประหยัดงบประมาณ ของคณะ ในการนำกระดาษหน้าเดียว มาใช้พิมพ์หนังสือ ที่รับผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นการประหยัด ทรัพยากรในคณะ ได้อีกด้านหนึ่ง ด้วยทั้งนี้คณะได้สนับสนุน ให้บุคลากรสายสนับสนุน ภายในคณะเริ่มใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

มาระยะหนึ่งแล้วดังนั้น เพื่อให้การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีประสิทธิภาพ และ มีประสิทธิผลมากขึ้น บุคลากรทั้งคณะ ควรให้ความร่วมมือในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

 

เพื่อใช้ในการรับส่งหนังสือ ข่าวสารระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือโปรแกรมระบบงาน ที่สนับสนุนการทำงานโดยเกี่ยวเนื่องกับ เอกสารข้อมูลทรัพยากรและแลกเปลี่ยนข้อมูลการภายในองค์กรซึ่งประกอบด้วยส่วนต่างๆให้สามารถทำงานสัมพันธ์กันจนเกิดเป็นผลงานที่มีประสิทธิภาพเป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อชนิดต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles