Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

องค์ประกอบของ ECM เพื่อการจัดการข้อมูลสำหรับองค์กร

Document signing

องค์ประกอบของ ECM
ตอนนี้การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ โดยในระบบจะมีส่วนประกอบต่างๆ ดังเช่นว่า

1. การจัดการข้อมูลเอกสารในหน่วยงาน (Document Management) เป็นคลังเก็บของจัดเก็บข้อมูลที่มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามองค์ประกอบการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน มีการจัดแจงสิทธิ์ให้กับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานที่ต่างกัน โดยเจ้าหน้าที่มีบทบาทอัพโหลดไฟล์ ดาวน์โหลดไฟล์ ค้นหาไฟล์ ฯลฯ

2. การจัดการรายละเอียดบนเว็บ (Web Content Management) ข้อมูลบางสิ่งบางอย่างจำต้องเผยแพร่สู่ข้างนอกหน่วยงาน โดยเหตุนี้ในระบบ ECM ก็เลยได้รวมการจัดการรายละเอียดบนเว็บ เพื่อไม่ยุ่งยากต่อการเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่เผยแพร่

3. การจัดการข้อมูลไฟล์ดิจิตอล (Digital Asset Management) ไฟล์ดิจิตอลมิได้มีเพียงแต่ไฟล์ Word, Excel, PowerPoint แล้วก็ PDF แต่ว่ายังรองรับการอัพโหลดรวมทั้งจัดแจงไฟล์ได้ทุกชนิด

4. การทำงานด้วยกันเป็นกลุ่ม (Collaboration) เป็นข้อสำคัญที่ทำให้การจัดการหน่วยงานมีคุณภาพสูงมากขึ้น เนื่องมาจากในระบบ ECM มีโมมองลสำหรับเพื่อการส่งต่อเอกสาร กระบวนการทำวงจรรูปแบบการทำงานของหน่วยงาน (Workflow) แล้วก็มีการปรับปรุงแก้ไขเอกสารด้วยกัน

แนวทางการจัดแจงระบบ ECM และ องค์ประกอบของ ECM

1. การนำเอกสารเข้าระบบ (Capture) เป็นการนำเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ ถ้าเกิดเอกสารเป็นกระดาษ จำเป็นต้องทำสแกนแล้วบันทึกเป็น PDF แล้วบันทึกเข้าระบบ หากต้องการจะให้การสแกนบริบูรณ์ขึ้นควรที่จะใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition: OCR)

2. การจัดการเอกสาร (Manage) เป็นวิธีการทำงานกับเอกสารในระบบ ECM อย่างเช่น การกำหนดข้อมูลอื่นๆเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร ฯลฯ

3. การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) มีการบริการคลังเก็บข้อมูลเอกสาร เป็นการบริการค้น การแบ่งประเภทและชนิดเอกสาร ระบบฐานข้อมูลเอกสาร เป็นการเก็บเอกสารดิจิทัลเชิงวัตถุ และก็เทคโนโลยีสื่อจัดเก็บข้อมูล เป็นส่วนประกอบเบื้องต้นสำหรับในการจัดเก็บเอกสาร

4. การสำรองข้อมูลเอกสาร (Preserve) ระบบ ECM กำหนดให้มีการแบ็กอัพข้อมูลเอกสารในระยะยาวโดยใช้สื่อจำพวกต่าง ส่วนใหญ่จะจัดเก็บในฮาร์ดดิสก์

5. การจัดส่งเอกสาร (Deliver) เป็นการดัดแปลงเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วจึงมอบเอกสาร อาทิเช่น ดัดแปลงเอกสารให้อยู่ในแบบอย่างไฟล์ PDF แล้วกระทำเข้ารหัส (Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกหน่วยงาน ฯลฯ

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ Open Source ที่ใช้เป็นระบบ ECM

Alfresco

Alfresco เป็นระบบจัดแจงรายละเอียดรวมทั้งเอกสารสำหรับหน่วยงาน (ECM) ที่คุณสามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์หรือขณะเปิด Firewall ช่วยทำให้คุณจัดเก็บและก็แชร์เอกสารต่างๆที่จำเป็นต้องต่อการประกอบธุรกิจทุกหมวดหมู่ สามารถจัดตั้งบนแท็บเล็ตเพื่อสบายต่อการนำพา แล้วก็ใช้งานบนระบบคลาวด์ได้อย่างเต็มความสามารถ

 

Nuxeo

Nuxeo เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ECM ที่ปรับปรุงด้วยภาษา Java EE เหมาะสมกับการใช้แรงงานกับหน่วยงานขนาดใหญ่ มีส่วนประกอบปฏิบัติงานสำคัญๆอาทิเช่น ฟังก์ชันจัดแจงเอกสาร การทำงานด้วยกัน การจัดการวิธีการทำธุรกิจ การจัดการทรัพย์สินดิจิตอล รวมทั้งสามารถปรับแต่ว่ารวมทั้งขยายความสามารถได้ตามความอยากได้ของหน่วยงาน

 

KnowledgeTree

KnowledgeTree เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์จัดแจงเอกสารที่เป็นโอเพนซอร์สชั้นหนึ่งในเชิงการค้าระบบการจัดการเอกสารที่ดีไซน์มาสำหรับ SMB รวมทั้งใช้งานแผนก ไม่ยุ่งยากต่อการใช้เว็บไซต์และก็ Microsoft Windows การเชื่อมต่อ

 

เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร

K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กรมากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสารที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles