Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

การสร้างผลลัพธ์ OKRs กับการทำงานที่บ้าน

okrs

ทำงานอย่างไรให้มีผลลัพธ์ ( OKRs ) ในช่วงวิกฤติของ Covid 19 นี้ มีหลากหลายบริษัทด้วยกันที่ใช้นโยบาย work from home กันมาสักพักแล้ว และก็มีอีกหลาย ๆ บริษัทที่สนใจอยากจะเริ่มใช้นโยบายนี้บ้าง แต่มีความกังวลว่าจะใช้อย่างไรให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด เพราะบางบริษัทนั้นยังกังวลว่าจะทำอย่างไรให้สามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่พนักงานเหล่านั้นจะไม่อู้ หรือไม่ทำงาน หรือจะทำอย่างไรให้พนักงานมีความรับผิดชอบในงานได้เหมือนตอนที่อยู่ในที่ทำงาน

ทำงานที่บ้าน

ด้วยเหตุนี้เราจึงต้องมีการปรับใช้แนวคิด OKR ในการทำงานของบริษัทให้ได้ผลในช่วง work from home นี้

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของงานตามที่ตั้งไว้

‘ OKRs ’ หรือ ‘Objective & Key Results’ คือแนวคิดการตั้งเป้าหมายหลัก เพื่อหาว่าจุดสำคัญที่นำไปสู่เป้าหมายคืออะไร ทำอย่างไร และต้องสามารถวัดผลได้ด้วย ขณะที่แนวทางการปฏิบัตก็จะต้องมีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งส่งผลให้มีหลายองค์กรมีการนำไปปรับใช้กันอย่างแพร่หลาย

ขณะที่ OKR จะเสริมให้การ work from home เกิดประสิทธิภาพได้มากนั้น พนักงานทุกคนจะต้องมีเป้าหมายของตัวเอง เพื่อทำให้ผู้บริหารไม่ต้องกังวลว่าพนักงานเขาจะทำงานไหม หรือเขาจะควบคุมตัวเองได้ไหมอย่างไร ถ้าผู้บริหารทำให้เกิดความเชื่อมั่นว่าพนักงานเขารับผิดชอบงานได้ และทำให้ความรับผิดชอบเขาชัดเจนว่ามีเป้าหมายอะไรในแต่ละไตรมาส ก็จะช่วยยกระดับของการทำงานที่บ้านขึ้นไปอีก

ทำงานที่บ้าน แล้วจะประเมินผลการทำงานอย่างไร

การประเมินผลการทำงานสามารถทำได้เหมือนการเข้ามาทำงานที่บริษัทหรือสำนักงานแบบเดิมได้ แต่ต้องอาศัยความใกล้ชิดกันมากขึ้น ไม่ให้การการสื่อสารนั้นตกหล่น หรืออาจต้องมีการพูดคุยหรือประชุมเล็กๆกัน ในช่วงเช้าก่อนเหมือนการ Check In ว่าเมื่อวานทำอะไร งานอะไรเสร็จไปแล้ว แล้ววันนี้จะทำอะไรเพิ่มเติมเป็นต้น

ส่วนการพูดคุย หรือประชุมอีกครั้งในตอนเย็นอาจทำได้ในตอนแรกก่อนที่จะเริ่มให้พนักงานทำงานที่บ้าน แต่เมื่อพนักงานเข้าใจรูปแบบการทำงานที่บ้านแล้ว ก็สามารถคุยแค่ตอนเช้าอย่างเดียวก็ได้ แต่สิ่งสำคัญคืองานที่ทำในแต่ละวันยังตอบโจทย์เป้าหมายขององค์กรอยู่ไหม แล้วแต่ว่าบริษัทใช้การประเมินผลแบบ KPI หรือ OKR ซึ่งอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์

work form home

ซึ่ง OKRs จะแตกต่างกับ KPI ในแง่ความยืดหยุ่น โดย KPI จะเซตเป้าหมายใน 1 ปีเช่นกัน เเต่เพราะต้องผูกติดกับโบนัสหรือการประเมินผลงาน ทำให้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการทำงาน ซึ่ง OKR จะมีเป้าหมาย 1 ปี แต่จะแบ่งการทำงานระยะสั้นเพื่อเรียนรู้และปรับปรุงตลอดเวลา และเน้นที่ผลสำเร็จของบริษัท รวมถึงมีกระบวนการประเมินผลงานพนักงานอีกแบบ โดยจะดู ‘ระหว่างทาง’ ที่ไปถึงเป้าหมาย ซึ่งส่วนนี้จะสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานกล้าที่จะทำวิธีใหม่ ๆ หรือมีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างไร ดังนั้น การวัดผลแบบ OKR จะช่วยให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรค์ เพราะทำงานอย่างยืดหยุ่น จึงต้องเอา OKR มาใช้ เพื่อให้เราสามารถวัดผลให้เห็นภาพชัด

work okrs

นอกจากแนวคิดการทำงานแบบ OKR แล้ว ความพร้อมด้านอินฟาสตรักเจอร์ที่วางไว้ตั้งแต่แรกก็ช่วยให้การทำงานแบบ work from home เริ่มได้ง่าย ทั้งการใช้แต่ Notebook ไม่ใช้ Desktop และเตรียมโปรแกรมไว้พร้อม อีกทั้งแนวคิดการทำงานแบบ lean ที่พยายามใช้คนให้น้อยที่สุด อะไรที่ต้องทำซ้ำก็ใช้ดิจิทัลแทนเพื่อความคล่องตัว ก็ช่วยได้มาก

อีกส่วนที่สำคัญคือ ควรมีข้อกำหนดในการทำงานที่มีการแบ่ง Level อย่างชัดเจน เพื่อรองรับ ‘รีโมตเวิร์กกิ้ง’ หรือการทำงานจากทุกที่ โดยเป็นข้อตกลงที่พนักงานรับรู้ร่วมกันว่าคนที่ไม่เข้าออฟฟิศหายไปใน Level ใด ได้แก่

OKR home

1.ทำทุกอย่างเหมือนเดิมแค่ไม่ได้อยู่ออฟฟิศ 2.ติดต่อได้บ้างไม่ได้บ้าง เช่น กำลังเดินทาง 3.Live Standby และ 4.Offline หรือ ลางาน ซึ่งระหว่างนี้จะมีคนแบ็คอัพงาน

ดังนั้น เราต้องเริ่มเขียน OKR ตั้งแต่ระดับบนจนถึงระดับผู้ปฏิบัติงาน โดยจะเริ่มเซ็ทเป็นไตรมาส แต่ไม่ได้ตายตัวมีการปรับตามสถานการณ์ โดยสามารถกำหนดเป้าหมายจากข้างบนลงมาข้างล่าง (Top Down) และสามารถส่งฟีดแบคขึ้นไปข้างบน (Bottom Up) ทั้งนี้ทั้งนั้น เป้าหมายใหญ่ยังต้องอยู่” ระหว่าง work from home ทุกอย่างก็ยังเดินหน้า

อีกสิ่งที่สำคัญคือต้องมีการกำหนดระยะเวลาการส่งงานอย่างชัดเจน ตามความเร่งด่วนของงาน เช่น ภายใน 1 ชั่วโมง ภายในวันนี้ หรือภายในสัปดาห์นี้

ผลตอบรับจากพนักงานที่ทำงานที่บ้าน

การทำงานที่บ้านสามารถตอบโจทย์ของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะบางสถานการณ์ เช่น การจราจรติดขัด น้ำท่วม หรือเจ็บป่วยเล็กๆ น้อยๆ พนักงานสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้เลย หรือในบางกรณีพนักงานไม่ได้ติดปัญหาอะไรเลย แต่ต้องการใช้สมาธิ นั่งทำงานเงียบๆ ใช้ความคิดคนเดียวที่บ้านก็ได้เช่นกัน

work buti

ปฎิสัมพันธ์ระหว่างการทำงานคือปัญหาที่เจอ

ในแง่ของปฎิสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานก็มีความต่างเช่นเดียวกัน เพราะการทำงานที่บ้านอาจไม่สามารถคุยกันได้โดยตรง เหมือนกับการทำงานในสำนักงานที่สามารถเดินไปหาที่โต๊ะเพื่อคุยกันได้ตลอดเวลา

ดังนั้นต้องมีการกำหนดวิธีการสื่อสารที่จะใช้อย่างชัดเจน เช่น การสื่อสารระดับทางการให้ส่งอีเมล เรื่องอื่นๆ ให้ส่งข้อความหากันได้ ส่วนเรื่องที่ต้องปรึกษากันหลายคนให้ใช้การ VDO Conference ไปเลยเพื่อสร้างความชัดเจน ป้องกันการสับสน และหลังจาก VDO Conference จบแล้วให้สรุปประเด็นส่งอีเมลหากันอีกทีเพื่อยืนยันความเข้าใจในการทำงาน เพราะหากเข้าใจไม่ตรงกันกว่าจะรู้ตัวก็เป็นช่วงเย็น ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

 

การให้พนักงานทำงานที่บ้าน ต้นทุนแทบไม่เปลี่ยน

ปกติแล้วบริษัทลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อตอบโจทย์ให้พนักงานทำงานที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดว่าจะต้องเป็นการทำงานที่สำนักงาน หรือที่บ้านเท่านั้น เทคโนโลยีพวกนี้ส่วนใหญ่เป็นการทำงานบน Cloud ใช้งานที่ไหนก็ได้ บนทุกอุปกรณ์

ดังนั้นจึงใช้โปรแกรมเดิมที่มีอยู่ได้เลย แต่ไม่ควรเป็นโปรแกรมสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป ควรใช้งานโปรแกรมเฉพาะสำหรับธุรกิจองค์กร เพราะมีการจัดการ ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในระดับต่างๆ ของคนในบริษัทได้ง่ายกว่า เช่น G Suite ของ Google ที่มีราคาเพียง 5-6 ดอลลาร์สหรัฐ หรือประมาณ 160-190 บาทต่อผู้ใช้ 1 คน สามารถใช้งานได้ครบทั้งอีเมลองค์กร ปฎิทิน การจัดการเอกสาร รวมถึง VDO Conference ด้วยโดยเสียเงินซื้อแพคเกจในแต่ละเดือน

คำถามคือการจะทำงานที่บ้าน ( work from home ) ให้เกิดผลลัพธ์ตาม OKRS จะต้องทำอย่างไรบ้าง

 

1) การจะ work from home จะมีประสิทธิภาพสูงสุดกับพนักงานระดับ white collar หรือพนักงานที่มีประสบการณ์ทำงานมาระยะหนึ่ง และไม่ work กับพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์เลย หรือประสบการณ์น้อย เพราะการทำงานที่บ้านต้องมีความรู้ (ที่ไม่ต้องการให้มีคนสอนตลอดเวลา) มีประสบการณ์ (เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ หรือตัดสินใจได้เองระดับหนึ่ง) และที่สำคัญคือ มีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จของงาน (ไม่ใช่จำนวนเวลาที่ใช้ในการทำงาน เพราะไม่มีใครมานั่งจับเวลา) ทั้งหมดที่กล่าวมาพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์จะมีข้อจำกัด

2) พนักงานต้องการมีความพร้อมในการใช้เทคโนโลยีทุกรูปแบบ เพราะต้องมีการสื่อสารกันได้ตลอดเวลา (ทางไลน์ ทางวิดีโอคอล และอื่นๆ) รวมทั้งมีทักษะในการใช้ฟังก์ชั่น review ในแอปต่าง ๆ ให้คล่อง เพราะงานจะต้องทบทวนผ่านแอป ไม่ได้นั่งอธิบายกัน) จุดนี้พนักงานที่มีข้อจำกัดคือพนักงานที่ไม่เก่งเทคโนฯนั่นเอง

3) ลักษณะงานต้องเป็นงานที่เป็นโครงการ หรือเป็นชิ้นงาน หรือไม่เกี่ยวข้องกับใครทาง face-to-face เช่น call center, IT help desk เป็นต้น ถัดไปผมมีเคล็ดลับที่น่าสนใจสำหรับพนักงานที่ทำงานที่บ้านให้ได้งานจริง ๆ มาฝาก โดยนำมาจากคำแนะนำของกลุ่มคนที่ทำงานที่บ้าน

– สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคนทำงานที่บ้าน คือ ต้องรู้ว่าจะต้องทำอะไรในแต่ละวัน และต้องมีวินัยที่จะทำให้เสร็จ

– ต้องมีการใช้การเก็บข้อมูลใน cloud ให้เป็นประโยชน์จะทำให้ไม่มีข้ออ้างที่จะไม่มีงานทำเวลาออกไปข้างนอก

– ต้องแต่งตัวทุกวัน (ถ้าไม่แต่งตัวจะมีความรู้สึกว่าวันนี้สบาย ๆ ไม่ใช่วันทำงาน อันนี้สำคัญมาก)

– ต้องสร้างวินัยในการพบเพื่อน ไม่ใช่ปล่อยให้เพื่อนแวะมาหาได้ที่บ้านตลอดเวลา จนไม่มีเวลาทำงาน (คือต้องทำตัวเหมือนอยู่ออฟฟิศ คือเวลาอยู่ออฟฟิศจะนัดเพื่อนกินข้าวกันได้ แต่ให้เพื่อนเข้ามาทำงานด้วยไม่ได้)

work home

– ต้องปฏิเสธให้เป็น คือการทำงานที่บ้านไม่ใช่เป็นวันว่างของเรา แต่เป็นการเปลี่ยนสถานที่ทำงาน ไม่ใช่ใครชวนไปไหนก็ไปหมด

– แม้ในบ้านเองก็ต้องมีการสื่อสารให้สมาชิกในครอบครัวทราบว่าเวลาไหนห้ามรบกวน เวลาไหนเข้ามาได้ (มีคำแนะนำให้ติด post-it 3 สี แดง (ห้ามรบกวน) เขียว (เข้ามาได้) และเหลือง (เช็คก่อน)

– ลงทุนในการสร้างออฟฟิศที่บ้านให้น่าทำงานที่สุด (มีคำแนะนำด้วยว่าให้ลงทุนกับการซื้อเก้าอี้ทำงานจริง ๆ เพราะไม่เช่นนั้นการทำงานเป็นเวลานาน ๆ จะเป็นปัญหาปวดหลัง ปวดตัว และกลายเป็นข้ออ้างให้ไม่ยอมทำงาน)

– หาเวลาโทร.คุยกับหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานทุกวันเพื่อเช็กอินว่าสิ่งที่ทำอยู่ถูกต้องตามความคาดหวังหรือไม่ เพราะเราไม่มีโอกาสพบกัน face-to-face เพื่อถามหรือ confirm ประเด็นต่าง ๆ

work form home เป็นนโยบายที่มีข้อดีมากกว่าข้อเสีย แต่อย่างไรก็ตาม ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร ธรรมชาติธุรกิจ และงาน รวมทั้งความพร้อมของพนักงาน เพราะอย่าลืมว่าการทำงานที่บ้านให้ได้งานนั้นสำคัญที่สุด คือ ความรับผิดชอบของพนักงาน (ที่จะทำงานให้สำเร็จ) โดยไม่ต้องมีคนติดตามดูทุกวัน ถ้าเราไม่แน่ใจอาจเริ่มด้วยการทำงานที่บ้านบ้าง (3 วัน) แล้วเข้ามาเช็กอินที่ออฟฟิศบ้าง (2 วัน) ก็น่าจะเป็นการทดลองเริ่มต้นที่ดีได้

ขอบคุณรูปภาพสวยๆจาก  Freepik

 

บทควมอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

มาเปลี่ยนวิธีการทำงานขององค์กรมุ่งเน้นผลลัพธ์ด้วย OKR 

 

Related Articles