Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ระบบเอกสาร iso การเตรียมเอกสารการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ

Electronic Content Management

ระบบเอกสาร iso การเตรียมเอกสารการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพเป็นขั้นตอนแรก ๆ  ของการพัฒนาระบบคุณภาพ ข้อสำคัญของการดำเนินงานในขั้นนี้ คือ ผู้ที่จะช่วยดำเนินการศึกษาสถานภาพและประเมินความถูกต้องและมีความเหมาะสมนั้นต้องมีความเชี่ยวชาญในเรื่องมาตรฐาน ISO 9000  โดยสามารถตีความประยุกต์ใช้ในกิจการขององค์การได้เป็นอย่างดี
ในขั้นตอนการเตรียมเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ (ฉบับร่าง) นั้นจำเป็นต้องมีการเตรียมผู้รับผิดชอบเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ สิ่งที่ดีและเป็นประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์การในระยะยาวก็คือผู้เขียนควรเป็นบุคลากรขององค์การเอง โดยองค์การอาจจัดตั้งคณะทำงานพัฒนา/เขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ในการนี้ผู้ที่จะเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพควรจะได้ผ่านการฝึกอบรมหลักสูตรการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ (ISO 9000 Documentation) ทั้งนี้เพื่อจะได้มีความรู้ความเข้าใจ มีทักษะและได้รับการถ่ายทอดประสบการณ์จากวิทยากรเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ทำให้การเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับการปฏิบัติจริงขององค์การการฝึกอบรมดังกล่าวอาจจัดในรูปแบบของการฝึกอบรมภายใน (In-house Training) โดยที่ปรึกษาระบบการบริหารคุณภาพที่มีความเชี่ยวชาญก็ได้ จะเป็นการประหยัดและสะดวกต่อบุคลากรขององค์การเอกง

ระบบการบริหารคุณภาพISO 9001:2015มีการกำหนดเกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศไว้ในข้อกำหนดที่ 7.5เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรได้พิจารณาเอกสารสารสนเทศที่มีความจำเป็นต่อการมีประสิทธิภาพของระบบการบริหารคุณภาพ โดยพิจารณาขอบเขต และประเภทของกิจกรรมในแต่ละกระบวนการ ความซับซ้อน และความสัมพันธ์ในระหว่างกระบวนการ เพื่อให้มีการสร้างและปรับปรุงเอกสารสารสนเทศที่ทันสมัย ตามข้อกำหนดที่7.5.2ด้วยรูปแบบของเอกสาร ภาษาที่ใช้ การชี้บ่งประเภทและชื่อเอกสาร ชื่อหน่วยงาน หมายเลขอ้างอิง และวันที่ที่มีผลบังคับใช้ รวมถึงการทบทวนและการอนุมัติ ตามความเหมาะสมและเพียงพอ

นอกจากนี้ระบบการบริหารคุณภาพISO 9001:2015ยังให้ความสำคัญกับการควบคุมเอกสารตามข้อกำหนดที่ 7.5.3เพื่อให้มั่นใจว่า เอกสารมีความพร้อม และเหมาะสมกับการใช้งานในสถานที่และเวลา เมื่อมีความจำเป็น เอกสารจะได้รับการป้องกันอย่างเพียงพอจากความสูญเสียการเป็นความลับ จากการใช้งานที่ไม่เหมาะสม หรือจากการสูญเสียความถูกต้อง ดังนั้นการควบคุมเอกสารสารสนเทศตามระบบISO 9001:2015จึงมีความสำคัญอย่างมาก ในอันที่จะต้องดำเนินการอย่างถูกต้องและเพื่อให้มั่นใจว่า เอกสารสารสนเทศในระบบจะต้องมีการแจกจ่าย การเข้าถึง การค้นหา และการใช้งานที่เหมาะสม การจัดเก็บ และการถนอมรักษา รวมถึงการที่จะสามารถอ่านออกได้ การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสาร การเก็บรักษาและการทิ้งทำลายเอกสาร

ทั้งนี้ระบบการควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพISO 9001:2015นี้ ยังรวมถึงเอกสารสารสนเทศที่มาจากแหล่งภายนอก ซึ่งองค์กรพิจารณาว่ามีความจำเป็นสำหรับการวางแผนและการปฏิบัติงานของแต่ละกระบวนการ ก็ต้องได้รับการชี้บ่งและมีการควบคุมตามความเหมาะสมตามระบบการบริหารคุณภาพISO 9001:2015อีกด้วย

วัตถุประสงค์

1.เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงความสำคัญของการควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015เข้าใจการจัดทำ และการปรับปรุงระบบเอกสารสารสนเทศ ตั้งแต่การกำหนดรหัสเอกสาร การกำหนดรูปแบบเอกสาร วิธีกำหนดชื่อและประเภทเอกสารในระบบ วิธีการชี้บ่งความทันสมัย การปรับปรุงแก้ไขเอกสาร

2.เพื่อให้สามารถควบคุมเอกสารในระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจในความพร้อมและความเพียงพอ เหมาะสมของเอกสารกับการใช้งานในแต่ละกระบวนการ

3.เพื่อให้สามารถทำการแจกจ่าย การเข้าถึง การค้นหา การใช้งาน การเก็บรักษาระบบเอกสารสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.เพื่อให้สามารถทำการควบคุมเอกสารสารสนเทศในระบบตั้งแต่ การออกเอกสารใหม่ การเปลี่ยนแปลงแก้ไข การยกเลิกเอกสาร และการขอทำลายเอกสารในระบบได้อย่างถูกต้อง เพี่อป้องกันมิให้เกิดความสับสนหรือความเสียหายที่อาจเกิดจากการควบคุมเอกสารที่ไม่ดีเพียงพอ

วิธีการฝึกอบรม

1.บรรยายเนื้อหาหลักทฤษฎี

2.อธิบายตัวอย่างประกอบที่ชัดเจน

3. Workshopเพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติงานจริงได้

4. Pre-test, Post-test

หลักสูตรนี้เหมาะกับ

1. DCCเจ้าหน้าที่ดูแลระบบเอกสาร,เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร

2. QMRตัวแทนฝ่ายบริหารมือใหม่ หรือQMRที่ต้องการทบทวนเคล็ดลัยการควบคุมเอกสารสารสนเทศ ให้มีประสิทธิภาพ

3.หัวหน้าฝ่าย,หัวหน้าแผนกของแต่ละหน่วยงาน

4.ผู้บริหาร,ผู้จัดการฝ่าย,ผู้จัดการแผนก

การจัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพ ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9001 ระบุให้ผู้ประกอบการต้องจัดระบบคุณภาพโดยให้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร หรือเขียนในรูปสื่อต่าง ๆ ก็ได้ องค์กรจะต้องยึดมั่นปฏิบัติไปตามที่เขียนไว้นั้นเพื่อเป็นหนทางที่จะสร้างความมั่นใจว่า ผลิตภัณฑ์จะเป็นไปตามที่กำหนดอย่างแน่นอน

การเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ
                    ในขั้นตอนนี้ควรมีการแบ่งคณะทำงานพัฒนา/เขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ มีหัวหน้ากลุ่มและเลขานุการกลุ่ม ทั้งนี้เพื่อรับผิดชอบเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพซึ่งหากเริ่มต้นจากการจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติ (Procedure)  ก็ควรจัดทำแผนภูมิ การดำเนินงานการผลิต/การให้บริหาร (Business Flow Chart) ขององค์การ
ขั้นตอนการเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ เริ่มต้นจากกลุ่มผู้รับผิดชอบช่วยเขียนและปรับปรุง (ฉบับร่าง) ด้วยตนเอง หลังจากนั้นต้องทำการทบทาวนและปรับปรุงในที่ประชุมกลุ่มทำงาน โดยหัวหน้ากลุ่มทำหน้าที่ประธานและเลขานุการกลุ่ม ทำหน้าที่ช่วยจดบันทึกเมื่อแก้ไขปรับปรุงเรียบร้อยแล้วจึงให้ที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญ (ซึ่งทำหน้าที่ช่วยศึกษาสถานภาพการดำเนินงานขององค์การในขั้นตอนการเตรียมการจัดทำเอกสารระบบคุณภาพ) ตรวจประเมินอย่างละเอียด หากผ่านก็ดำเนินการจัดพิมพ์หากไม่ผ่านก็ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขใหม่ให้ถูกต้องเหมาะสม
1.2.3   การอนุมัติและประกาศใช้เอกสารระบบการบริหารคุณภาพ  ระบบเอกสาร iso
หลังจากดำเนินการจัดพิมพ์เอกสารระบบการบริหารคุณภาพแล้ว ต้องผ่านการทบทวนโดยผู้ที่ฝ่ายบริหารกำหนด เช่น อาจจะเป็น MR หรือ QMR ก็ได้โดยกำหนดไว้ในระเบียบวิธีปฏิบัติที่เกี่ยวกับการควบคุมเอกสารขององค์การ หากไม่ผ่านหรือมีข้อแก้ไขอีกต้องทำการแก้ไขปรับปรุงและจัดพิมพ์ใหม่ให้เรียบร้อยแล้วจึงให้ผู้มีอำนาจตามที่กำหนดไว้ทำการอนุมัติและประกาศใช้ต่อไป
เมื่อเอกสารระบบคุณภาพผ่านการทบทวน อนุมัติ และประกาศใช้แล้ว ในระยะแรกเป็นระยะของการปฏิบัติจริง หากจำเป็นต้องมีการแก้ไขเนื่องจากเอกสารไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติจริง หรือไม่สามารถปฏิบัติได้จริงก็ต้องดำเนินการแก้ไขเอกสาร ในทำนองตรงกันข้ามหากพบว่าเอกสารถูกต้องสมบูรณ์ สอดคล้องกับข้อกำหนดตามมาตรฐาน ISO 9001 : 2000 เป็นไปตามหลักการผลิตหรือการให้บริการขององค์การและเหมาะสมกับการดำเนินงานที่ควรจะเป็นขององค์การแล้ว อาจต้องพิจารณาปรับปรุงการปฏิบัติให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ซึ่งในทางปฏิบัติอาจทำได้โดยการทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้อง มีการจัดฝึกอบรมเฉพาะกลุ่มเป็นกรณีไปเมื่อมีความสอดคล้องระหว่างเอกสารระบบคุณภาพและการปฏิบัติจริงทั้งระบบแล้ว ก็ต้องดำเนินการประกาศใช้เอกสารระบบคุณภาพในส่วนของฉบับที่ปรับปรุงและผ่านเอกสารระบบคุณภาพเข้าสู่กระบวนการควบคุมเพื่อคงไว้ซึ่งระบบคุณภาพที่มีประสิทธิภาพตลอดไป

วัตถุประสงค์ของการจัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพ

เอกสารระบบคุณภาพ อันเป็นข้อกำหนดที่มาตรฐาน ISO 9001 ต้องการนั้น กำหนดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานระบบคุณภาพ ISO 9001

2. เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานตามมาตรฐานเดียวกัน

3. เพื่อให้มีการควบคุมอย่างสม่ำเสมอ

4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประสานงานดีขึ้น

5. เพื่อให้การทำงานต่อเนื่อง สม่ำเสมอ แม้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ

6. เพื่อเป็นแนวทางในการตรวจติดตามคุณภาพภายใน

7. เพื่อใช้ใช้เป็นสื่อในการฝึกอบรมบุคลากร

 

ประเภทของเอกสาร

เอกสารที่กล่าวในข้อกำหนดประกอบด้วย
– นโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ

– คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)

– เอกสารขั้นตอนการทำงาน(Document procedure) ที่มาตรฐานนี้กำหนด

– เอกสารที่จำเป็นที่กำหนดโดยองค์กรเอง

– บันทึกที่กำหนดโดยมาตรฐานฉบับนี้

 

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

 

Related Articles