Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ระบบจัดเก็บเอกสาร เชื่อมโยงการเข้าถึงเอกสารขององค์กรไว้ในระบบเดียว

บทความเกี่ยวกับ ” ระบบจัดเก็บเอกสาร

 

ในยุคแห่งดิจิทัล องค์กรคุณควรเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง อันดับต้นๆเลยคือเรื่องของงานเอกสารทุกอย่างภายในองค์กร ขึ้นต้นว่าเอกสารคือต้องสำคัญแน่นอน แล้วถ้ามีข้อมูลสำคัญขององค์กร คุณควรจะเก็บรักษาไว้ที่ไหนดีล่ะ ? ถ้าเป็นเอกสารต้นฉบับ ก็ต้องใช้แวร์เฮ้าส์ในการจัดเก็บให้ปลอดภัย  แต่ก่อนที่จะนำเอกสารไปจัดเก็บนั้น ต้องทำเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เสียก่อน เพื่อให้เรามีไฟล์เอกสารที่สามารถเรียกใช้งานได้ วิธีการนี้เรียกว่า การสแกนเอกสาร เพื่อนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากสแกนเอกสารมา เอกสารก็จะเป็นไฟล์ภาพ ถ้าเราอยากนำไปใช้งานต่อจะต้องทำอย่างไร? แน่นอนก็ต้องแปลงไฟล์รูปภาพให้เป็นตัวหนังสือเสียก่อน วิธีนี้เรียกว่าการ OCR ( Optical Character Recognition ) แล้วจึงนำไปใช้ต่อในโปรแกรม Office ต่างๆได้ง่ายขึ้นนั่นเอง

document

แล้วถ้าองค์กรเอกสารเยอะขึ้นต้องทำอย่างไร ?

เมื่อเอกสารเริ่มจัดการยากขึ้นจึงจำเป็นต้องมี ระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้การใช้งานด้านเอกสารสะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งในปัจจุบัน ซอฟแวร์จัดเก็บเอกสาร เหล่านี้ได้ถูกพัฒนาอยู่ตลอด ทำให้เราสามารถใช้งานด้านเอกสารได้สะดวกและคล่องตัวกันมากยิ่งขึ้น เพราะมันสามารถ ค้นหาเอกสารได้ง่ายและเร็ว แถมยังสามารถ คัดลอก ย้าย ลบ อัพเดท และ Export ไฟล์เอกสาร ออกมาได้ง่ายๆอีกด้วย นอกจากนี้ยังมีในเรื่องของ การเรียกดูเอกสารหรือเซ็นอนุมัติ ที่ปัจจุบันผู้บริหารหรือหัวหน้าส่วนต่างๆไม่จำเป็นต้องพกปากกกากันอีกต่อไป เรียกได้ว่าทุกวันนี้ ระบบจัดเก็บเอกสาร ปัจจุบันถือว่าตอบโจทย์คนทำงานแบบสุดๆ แถมข้อมูลต่างๆล้วนถูกเก็บไว้ในส่วนกลาง ทั้งองค์กรสามารถเรียกใช้เอกสารได้ทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีเรื่องการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานเอกสารเพื่อเพิ่มความปลอดภัยเข้าไปอีก เพียงเท่านี้ก็จะหมดปัญหาเรื่องการยกแฟ้มเอกสารไปให้เซ็นกันเป็นตั้งๆแล้ว

 

ถ้าอยากได้ระบบจัดเก็บเอกสารดีๆ ที่นี่เลยครับ K&O

ระบบจัดเก็บเอกสารทำอะไรได้บ้าง?

ระบบการ Approved เอกสารภายในองค์กรได้จากทุกที่

หลายๆครั้งที่เวลามีการเซ็นอนุมัติเช่น เอกสารเวียน เอกสารสั่งงาน หรือ การประชุมสัมนาที่ต้องใช้ลายเซ็น ระบบก็สามารถเชื่อมการเซ็นเอกสารของผู้เกี่ยวข้องในองค์กรได้ในเอกสารฉบับเดียว โดยที่ไม่ต้องส่งต่อกันเซ็นหรือเดินไปส่งเอกสารตามแผนกต่างๆ ซึ่งระบบสามารถลดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างดี

การเรียกดูเอกสารออนไลน์

 

ผู้ใช้สามารถเรียกดูเอกสารออนไลน์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วเปิดไฟล์ในแอพพลิเคชั่นอื่น นอกจากนี้ยังสามารถเรียกดูไฟล์ในฟอร์แมตอื่น ๆ อย่าง Office ไฟล์ภาพ รูปถ่าย เอกสารที่ได้รับการสแกน ไฟล์วีดีโอ และไฟล์เสียง ด้วยระบบบริหารจัดการเอกสารได้อีกด้วย

 

ระบบสืบค้นสำเร็จรูป Focus การค้นหาเอกสารได้ตามต้องการ

ด้วยเครื่องมือสืบค้นทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้จะพบเอกสารสำคัญได้สะดวกและรวดเร็ว เลือกสืบค้นได้ทั้งแบบธรรมดา โดยค้นหาข้อมูลหรือคุณสมบัติที่ต้องการด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของ K&O  หรือเลือก “สืบค้นข้อมูลขั้นสูงแบบปรับแต่งได้เพื่อค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นโดยระบุคุณสมบัติเฉพาะ

 

ระบบ Work flow ที่มีประสิทธิภาพเชื่อมโยงการใช้งานเอกสารในองค์กร

ระบบ Work flow ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการของ K&O ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการตรวจทานและอนุมัติ หรือกระบวนการทางธุรกิจหลายขั้นตอนที่ซับซ้อนกว่า

รวม GoogleDocs & MS Office เข้าไว้ด้วยกัน

อัพเดทข้อมูลสะดวกรวดเร็วด้วยการทำงานที่ไร้รอยต่อของ Microsoft Office & GoogleDocs เพียงผู้ใช้เลือก “แก้ไขออนไลน์” เพื่อใช้งานโปรแกรม Microsoft Office ที่เหมาะสม (Word Excel หรือ PowerPoint) เมื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ระบบบริหารจัดการเอกสาร Alfresco จะอัพโหลดไฟล์ใหม่ สร้างเอกสารเวอร์ชั่นใหม่โดยอัตโนมัติ

การควบคุมดูแลเวอร์ชั่นเอกสาร

การระบุเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุดไม่ใช่เรื่องง่ายหากมีการอัพเดทและแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารโดยผู้ใช้หลายคน โซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของเรามีระบบควบคุมเวอร์ชั่นเอกสารที่สามารถติดตามรายละเอียดการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร ว่าผู้ใช้คนใดแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารฉบับไหนอย่างไรในเวลาใด รองรับทั้ง Major Updates (Version 1 เป็น Version 2) และ Minor Updates (Version 1.1 เป็น Version 1.2)

 

กลุ่มและประเภทคุณสมบัติ

เรียกดูคุณสมบัติพื้นฐานของเอกสารที่จัดเก็บอยู่ในระบบได้ เช่น ชื่อไฟล์ หัวเรื่อง และคำอธิบาย แต่ลูกค้าสามารถระบุคุณสมบัติพิเศษเพิ่มเติมได้ (เช่น เลือกบันทึกมูลค่าของสัญญา วันสิ้นสุดสัญญา และชื่อของผู้จัดจำหน่ายได้ในกรณีที่เป็นหนังสือสัญญา) ระบบยังให้คุณกำหนดกลุ่มคุณสมบัติ (Aspect) เพื่อรวบรวมคุณสมบัติต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน ให้คุณเรียกใช้ aspect “สัญญา” ในการสร้างคุณสมบัติเฉพาะ

 

เอกสารถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการดำเนินธุรกิจทุกประเภท การทำธุรกรรม หรือหนังสือต่างๆ เพราะเป็นสิ่งที่จะใช้เป็นหลักฐานในการอธิบายเรื่องต่างๆ ให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น และยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะยืนยันในการกระทำเรื่องต่างๆ ได้อย่างชัดเจน ซึ่งเรื่องของเอกสารต่างๆ เหล่านี้มักจะสร้างปัญหาให้กับองค์กรหลายๆ แห่งเป็นอย่างมาก เนื่องจากว่าเอกสารเหล่านี้บางครั้งถ้าหากเก็บไว้ด้วยตัวเอกสารที่เป็นกระดาษเองเมื่อนานไปก็อาจจะเกิดการสูญสลาย หรือหากไม่สูญสลายหากเกิดเรื่องต่างๆ ที่คาดไม่ถึง อาทิ ไฟไหม้ น้ำท่วม เอกสารเหล่านี้ก็พร้อมที่จะกลายเป็นเศษกระดาษทันที

คำตอบที่ดีที่สุดก็คือ เราก็สามารถที่จะคัดลอกไฟล์ต่างๆ เหล่านี้เก็บไว้ได้หลายๆ ที่ หากกลัวว่าไฟล์ต้นฉบับที่สแกนไว้จะมีปัญหาเท่านี้ก็ไม่ต้องกลัวว่าจะเป็นอีก 10-20 ปี เอกสารตัวนี้ก็ยังคงอยู่กับเราเหมือนเดิม

ที่สำคัญนอกจากเรื่องของอายุการใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลภายในเอกสารแล้ว เรื่องของสถานที่จัดเก็บก็เป็นสิ่งที่จะช่วยประหยัดพื้นที่ได้อีกหลายเท่าตัว เพราะเอกสารกองโตทั้งหลายจะถูกบรรจุเข้าไปอยู่ในรูปแบบของไฟล์งานที่ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ในการเก็บให้มากมายอีกต่อไป เท่านี้ก็คงพอจะเห็นแล้วว่าการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์มันมีประโยชน์และคุณค่ามากแค่ไหน

 

Q-Doc ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีที่สุดในไทย

Related Articles