Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ระบบงาน workflow ช่วยธุรกิจของคุณได้!! จริงหรือไม่ ? มาดูกัน….

workflow01

มีระบบเวิร์กโฟล์ว คือ การบริหารจัดการ กระบวนการทางธุรกิจ และทางเดินเอกสารแบบอัจฉริยะ ที่ผู้ใช้สามารถสร้างเองได้ง่ายๆ โดยวิธีการลากและวาง (drag & drop) โดยระบบเวิร์กโฟล์ว จะสามารถเลือกตัวบุคคลหรือผู้อนุมัติเอกสารเองได้ โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดให้ และยังมีระบบตรวจสอบตัวเอง หรือ workflow self-tester ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญ ที่จะช่วยตรวจสอบ ความถูกต้องในการสร้างเวิร์กโฟล์ว ซึ่งจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาด ในการทำงานลงไปได้อย่างมาก

เวิร์กโฟลว์ หรือกระแสงาน เป็นชื่อที่ใช้เรียกกิจกรรมต่างๆ ที่ทํากันตามลําดับอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่ต้นจนจบ กิจกรรม ในกระแสงานจะเริ่มต้นขึ้นเมื่อ ได้รับการกระตุ้นจากอินพุต หรือข่าวสาร และ เมื่อกิจกรรมแรก ดําเนินการเสร็จแล้ว ก็จะส่งมอบภาระให้กิจกรรมอื่นๆ ทําต่อๆกันไปจนกระทั้งจบกิจกรรมในกระแสงาน หรือจนกว่าจะถึงกิจกรรมสุดท้าย ที่ไม่สามารถจะทําให้กิจกรรมอื่นๆ ทํางานได้อีกต่อไป เมื่อพิจารณาในแง่นี้ เราอาจจะกล่าวได้ว่า คําว่า กระแสงาน มุ่งเน้นที่การเคลื่อนที่ ของข้อมูลและสารสนเทศ จากกิจกรรมหนึ่ง ไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ต่อเนื่องไปเรื่อยๆจนจบงาน ที่จะต้องทํากับข้อมูลหรือกิจกรรมนั้น

การบริหารจัดการสำหรับองค์กร

สำหรับองค์กร การใช้ระบบงานเวิร์กโฟล์ว สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และยังสามารถพัฒนากระบวนการทำงานของธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพดีขึ้นได้ด้วย มาตรฐานการทำงานอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน ที่มีประสิทธิภาพ ไม่เฉพาะแต่สายงาน แต่สามารถใช้ได้กับทุกภาคส่วนธุรกิจเลยคะ

เวิร์กโฟลว์ประกอบด้วย รูปแบบการจัดระเบียบและการจัดรูปแบบที่ซ้ำได้ ซึ่งใช้งานได้โดยการจัดโครงสร้างทรัพยากรอย่างเป็นระบบ ลงในกระบวนการที่เปลี่ยนวัสดุ ให้บริการหรือประมวลผลข้อมูล สามารถอธิบายได้ว่าเป็นลำดับ การปฏิบัติงานการทำงาน ของบุคคลหรือกลุ่มการทำงาน ขององค์กร ของพนักงานหรือกลไก ที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

จะมีแบบอย่างสำหรับผู้ใช้ ในการออกแบบสำหรับ Flow งานแบบต่างๆและองค์กร แบบต่างๆ การออกแบบ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกเวลา และแต่ละ Flow งานสามารถออกแบบให้อยู่ในรูปแบบฟอร์มเอกสาร เพื่อให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล และสามารถเชื่อมกับระบบฐานข้อมูลได้

สามารถใช้งานโดยอิสระ หรือเชื่อมต่อกับระบบปัจจุบัน เพื่อให้ตรงความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ซึ่งระบบนี้จะเป็นการลดการใช้กระดาษช่วยลดภาวะโลกร้อนได้อีกด้วย 

ประโยชน์หลักๆ ของระบบงาน Workflow คือ การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงาน และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร

Workflow04

10 เหตุผลดีๆ!! ที่ระบบงาน workflow สามารถช่วยให้เกิดประโยชน์แก่ธุรกิจต่างๆได้

1. ช่วยให้ผู้บริหาร มองเห็นภาพรวม ของกระบวนการทำงาน

ทำให้สามารถ คัดแยกและกำจัด ขั้นตอนที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ ในกระบวนการ (non-value added process) ออกได้ การปรับปรุงหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงาน จะทำให้ได้งาน ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บางขั้นตอนในกระบวนการทำงาน สามารถดำเนินการคู่ขนานกันไปได้ แทนที่จะต้องรอดำเนินการ ไปตามลำดับขั้นตอน

2. ขั้นตอนของงานแต่ละงาน

สามารถมอบหมายไปยังบุคลากร ที่มีทักษะการทำงาน ที่เหมาะสม แทนที่จะมอบหมาย ให้ใครก็ได้ ที่ว่างอยู่หรือที่ต้องการจ่ายงาน ให้เพราะไม่มีอะไรทำ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อคุณภาพของงานได้

3. ผู้บริหารสามารถ ให้เวลาในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ

ผู้บริหารสามารถให้เวลา ในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ ดีกว่าที่จะต้องมาทำงาน ระดับปฏิบัติทั่วไปทุกๆวัน หรือมาคอยแก้ปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ซึ่งระบบนี้ จะทำให้องค์กรเติบโตทางธุรกิจได้

4. ช่วยจัดหาหรือเตรียมคำตอบ

สำหรับข้อกังขาหรือประเด็นต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงที่ ต้องการการตัดสินใจ หรือจำเป็น ต้องดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง จึงช่วยให้ผู้ได้รับมอบหมายงาน เพิ่มขีดความมั่นใจ ในการรับมือกับประเด็นต่างๆ ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพ ของงานที่ทำสำเร็จ

5. เวิร์กโฟลว์ ช่วยตอบคำถามต่างๆ เช่น

  • ที่จริงแล้วงานที่ฉันจะต้องทำ มีขั้นตอนอะไรบ้าง
  • ฉันกำลังจะทำงานนี้ เพื่อใครบ้าง 
  • ฉันควรจะใช้เวลาเท่าใด ในการดำเนินงานขั้นตอนนี้
  • มีใครอีกบ้าง ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนี้
  • ถ้าฉันตัดสินใจ ดำเนินงานไปแบบนี้ จะเกิดผลอย่างไร เป็นต้น

6. ใช้กำกับการทำงาน

ตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ ทำให้สามารถมั่นใจ ได้ว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินงาน ไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ (โดยเฉพาะงานที่อาจผิดพลาดได้ง่ายเพราะมนุษย์) และผ่านการตรวจเช็ค ทุกสิ่งที่ควรทำ จนครบในขั้นตอนนี้ แล้วก่อนที่จะส่งผ่านไปดำเนินการ ในขั้นตอนต่อไป

7. ลดการทำงานเอกสารและการติดตามเอกสาร

ทำให้ลดการสูญเสีย และประหยัดเวลาได้มาก ทำให้เกิดการส่งต่องานต่อไป ตามขั้นตอน ภายในกระบวนการ อย่างสม่ำเสมอ ต่อเนื่อง จึงไม่มีงานค้าง แช่ที่หน่วยงานใด เพื่อรอส่งต่อออกไป อันอาจจะทำให้งานตกหล่น หาย หรือลืมทิ้งไว้ได้

8. ทำให้มองเห็นกระบวนงานได้ชัดเจน

สามารถจะติดตามงานที่ต้องการได้อย่างทันที ทำให้หัวหน้างานมองเห็นกระบวนงานที่สำคัญในทุกขั้นตอน ทำให้สามารถมองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่เป็นคอขวด และสามารถบริหารจัดการงานได้ ตลอดทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ต้นจนจบ

9. การตัดสินใจที่เคยทำโดยบุคคล

จะสามารถตัดสินใจได้ ผ่านระบบงาน บนพื้นฐานของข้อมูล ทางธุรกิจที่สามารถ สร้างขึ้นได้ เพื่อสะท้อนการตัดสินใจของมนุษย์

10. สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล

ทำให้มีการจัดเก็บข้อมูล ของเหตุการณ์และสิ่งต่างๆ ที่ดำเนินการไว้ครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร

” เพียง 10 เหตุผลนี้ ก็สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้อย่างมีระบบ ระเบียบ และมีประสิทธิภาพ ที่ดีในการทำงานกับองค์กรมากขึ้นแล้วน่ะคะ ” 

Workflow02

ฉะนั้น ระบบเวิร์กโฟลว์ สำหรับธุรกิจปัจจุบัน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ นอกเหนือจากระบบ ERP , HR ที่ทุกคนคุ้นเคย เพราะระบบเวิร์กโฟลว์ จะช่วยให้เกิดการเชื่อมต่อกันของข้อมูลในแต่ละ Application ช่วยให้เกิดความต่อเนื่อง ลดการทำงานที่เป็น Manual เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกันของพนักงานในองค์กร

Related Articles