Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Digitization Process มีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร

Digitization Process

สวัสดีครับผม AdminP จะมาพูดถึง Digitization Process ว่ามันมีประโยชน์อย่างไรกับชีวิตประจำวันและกับองค์กรกันครับ

Digitization คือกระบวนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบ Analog มาเป็นข้อมูลแบบ Digital ซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นของการนำข้อมูลดิจิทัลเพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งคำว่า Analog ไม่ได้แปลว่าต้องเป็นสัญญาณ Analog อย่างเดียวเท่านั้น แต่หมายถึงทุกสิ่งในธรรมชาติที่สามารถจัดเก็บแล้วนำมาใช้ซ้ำได้หรือใช้ประโยชน์ด้านอื่นๆได้ครับ ตัวอย่างเช่น การแปลงภาพถ่ายให้เป็นไฟล์ภาพ การนำบทเพลงที่แต่งเสร็จแล้วมาทำให้เป็นไฟล์เพลง หรือการแปลงหนังสือและเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-book เป็นต้น

Digitization

สังเกตุไหมครับว่าก่อนหน้านี้ แผนที่โลกของเรายังเป็นเพียงแค่แผ่นกระดาษอันใหญ่ๆเท่านั้นเอง แต่ในปัจจุบันนี้แผนที่เหล่านั้นกลับกลายมาเป็นเจ้า Google Map ที่เราใช้บอกเส้นทางในการเดินทางกันอยู่เป็นประจำ อธิบายแบบนี้พอจะเห็นภาพกันแล้วใช่ไหมครับ พูดง่ายๆ มันคือการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ต่อหรือสามารถนำไปใช้ซ้ำได้อีกนั่นเอง ซึ่งปกติแล้วไฟล์ทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของเราโดยส่วนใหญ่แล้วก็จะถูกแปลงเป็นดิจิตอลหมด ส่วน Digitization Process นั้นก็คือ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลนั่นเองครับ

 

แล้วถ้าเรานำ Digitization Process มาใช้กับองค์กรจะเกิดประโยชน์ด้านใด?

 

document management

 

1.การสแกนและจัดเก็บเอกสารภายในองค์กร

ซึ่งโดยทั่วๆไป ข้อมูลต้นฉบับที่มีอยู่ในสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ เช่นบันทึกที่สำคัญ รายงานการประชุม ภาพวาดต้นฉบับและเอกสารอื่นๆ มักจะไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ในระยะเวลานาน เนื่องด้วยเหตุผลหลายอย่าง เมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในบันทึกเหล่านี้ตัวหนังสือจะจืดจางลง สื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆก็จะเปราะหรือขาด และในที่สุดเอกสารก็ใช้ไม่ได้อีกต่อไป ซึ่งแน่นอนว่าการเก็บไว้นานๆ มักมีโอกาสทำให้เอกสารเหล่านี้อาจสูญหายหรือชำรุดได้ตลอด เว้นแต่จะมีวิธีการอื่นในการจัดเก็บหรือคัดลอกเอกสารที่้ดีกว่าเท่านั้น ซึ่งก็โชคดีที่เทคโนโลยีในปัจจุบันมีสิ่งที่เหมาะสมสำหรับการเก็บรักษาเอกสารที่มีค่าเหล่านั้น

ซึ่งถ้าพูดถึงการนำ Digitization Process มาใช้กับองค์กรนั้น สิ่งแรกเลยที่องค์กรต่างๆนิยมใช้กันมากขึ้นก็คือ การสแกนเอกสารกระดาษให้เป็น PDF, การใช้ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร รวมถึง ระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นต้น เพราะนอกจากจะช่วยลดปริมาณพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารให้กับองค์กรแล้ว มันยังช่วย Save cost ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารในระยะยาวได้อย่างมาก แถมถ้าเรานำมาใส่ Index ก็จะช่วยทำให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้นไปอีก และข้อดีอีกอย่างนึงคือการเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล เนื่องจากเราสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ และยังสามารถสำรองข้อมูลไว้ใช้ในการกู้คืนข้อมูลที่สูญหายในกรณีที่เกิดภัยพิบัติต่างๆได้อีกด้วย

 

OCR

 

2.การ OCR เอกสารเพื่อการแก้ไขและค้นหา

ก่อนอื่นต้องรู้ก่อนว่า OCR นั่นย่อมาจาก Optical Character Recognition (OCR) ซึ่งเป็นกระบวนการของการแปลงสื่อสิ่งพิมพ์ เช่นกระดาษ นิตยสาร สัญญา หรือข้อมูลอะไรก็ตามที่อยู่ในรูปของเอกสารกระดาษ ให้กลายเป็นเป็นข้อความ หรือให้มีความฉลาดมากขึ้นกว่าการเป็น ข้อความธรรมดา ก็คือสามารถบันทึกไปเป็นไฟล์ประมวลผลคำที่สามารถแก้ไขได้ง่าย และบันทึกเก็บไว้ได้ ด้วยเทคโนโลยีนี้ได้เปิดโอกาสให้สามารถเลือกใช้วัสดุ หรืออุปกรณ์อื่นๆเพื่อใช้ในการสำรองข้อมูล โดยพื้นที่ที่ใช้งานที่ก็ไม่ต้องมาก ซึ่งต่างกับการเก็บข้อมูลที่ยังคงอยู่ในรูปแบบของการะดาษ เทคโนโลยี OCR ยังได้รับผลกระทบเป็นอย่างมากกับแนวทางแห่งการจัดเก็บข้อมูล แบ่งปันข้อมูล และ แก้ไขข้อมูล ก่อนที่เทคโนโลยี Optical Character Recognition นี้เกิดขึ้น ถ้ามีคนต้องการเปลี่ยนหนังสือให้ไปเป็นข้อมูลในโปรแกรมการประมวลผลคำ แต่ละหน้าๆของหนังสือเล่มนั้น จะต้องพิมพ์คำแล้วคำเล่าจนครบ

 

e-Learning Platform

 

3.การใช้ระบบการเรียนรู้ผ่าน e-Learning

โดยปกติแล้วองค์กรต่างๆมักจะมีการจัดอบรมสัมนาเพื่อพัฒนาองค์กร และให้ความรู้ความเข้าใจต่อพนักงาน โดยมีการเช่าสถานที่เช่นโรงแรม รีสอร์ต ที่พักต่างๆ เพื่อการอบรม มีค่าอาหารประชุม หรืออาหารในแต่ละมื้อ ซึ่งทำให้เกิดความสิ้นเปลืองต่องบประมาณและค่าใช้จ่ายขององค์กร ด้วยเหตุนี้จึงมีการจัดอบรมเรียนรู้โดยระบบ e-Learning ซึ่งมีทั้งแบบทดสอบอบรม ทั้งก่อนและหลังอบรมอีกด้วย เนื่อจากช่วยประหยัดด้านค่าใช้จ่ายได้จำนวนมาก แถมผู้เรียนยังสามารถเรียนรู้ย้อนหลังได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย

 

video conference

 

4.การใช้ Video Conference

หลายองค์กรเริ่มนิยมใช้การ  Video Conference สำหรับการประชุมสัมนากันอย่างกว้างขวางขึ้น ซึ่งปกติแล้วเวลาเดินทางไปประชุมตามที่ต่างๆโดยส่วนมาก มักจะเสียเวลาในการเดินทางอย่างมาก ยิ่งถ้ามีการประชุมในที่ไกลๆด้วยแล้วก็จะใช้เวลานานขึ้น และในปัจจุบันหลายองค์กรจึงมีการปรับเปลี่ยน นโยบายโดยการนำ Video Conference เข้ามาใช้แทนที่การประชุมแบบเดิมๆ ทำให้ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้อย่างมาก

 

แอปพลิเคชั่นฯ

 

5.การใช้ซอฟแวร์ หรือ แอปพลิเคชั่นมือถือ

โดยปกติแล้วเวลาที่มีการยื่นเอกสารมาขอกู้เงินต่างๆ ในองค์กรที่เป็นสถาบันทางด้านการเงิน มักมีการส่งเอกสารมาเป็นต้นฉบับหรือสำเนาที่เป็นกระดาษ แต่ในปัจจุบันนี้ ลูกค้าเองสามารถนำส่งไฟล์เอกสารต่างๆเป็นไฟล์ดิจิตอลได้ทั้งหมดแล้ว โดยผ่านทางซอฟท์แวร์หรือ แอปพลิเคชั่นมือถือ ในระบบต่างๆที่ถูกเขียนขึ้นเฉพาะทางทำให้ลูกค้าเกิดความสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาถ่ายเอกสาร หรือปริ้นเอกสารแบบเดิมๆ ช่วยให้ประหยัดทรัพยากรกระดาษรวมถึงค่าเดินทางในการนำส่งเอกสารอีกด้วย

 

แอปพลิเคชั่น

 

6.การใช้เว็บแอปพลิเคชั่นสำหรับองค์กร

ปกติแล้วเวลามีการเบิกเงินสดโดยส่วนมากหลายๆสำนักงานที่เป็นสาขาย่อยขององค์กร มักจะส่งเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือบิลต่างๆมาทางไปรษณีย์ แต่ในปัจจุบันจะเปลี่ยนเป็นการคีย์ข้อมูลพร้อมแนบหลักฐานผ่านทางเว็บไซต์ หรือ ผ่านเว็บแอปพลิเคชั่น เพื่อการเบิกจ่ายเงินได้รวดเร็วสะดวกยิ่งขึ้น โดยที่ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายตกหล่นอีกต่อไป

 

Document signing

 

7.การเซ็นรับเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จากเมื่อก่อนที่เคยต้องเซ็นรับเอกสาร หรือพัสดุด้วยกระดาษก็เปลี่ยนมาเป็นการเซ็นรับพัสดุผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือในองค์กรที่ต้องมีการเซ็นอนุมัติ ทุกวันนี้ก็เซ็นผ่านระบบดิจิตอลทั้งหมด ทำให้รวดเร็วทันสมัยและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

 

ประโยชน์ในแง่ของการปรับปรุงองค์กรให้ทันสมัยขึ้น เพื่อลดเวลาการทำงานให้สะดวกง่ายแต่มีประสิทธิภาพ

DigitizationProcess ในองค์กรมีความเกี่ยวข้องกันกับกลยุทธ์ด้านเครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บรักษาพวกไฟล์ต่างๆที่สำคัญต่อองค์กร โดยจะส่งมอบเนื้อหาและเอกสารขององค์กรให้สามารถใช้งานต่อหรือสร้างเวอร์ชั่นใหม่ๆได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทันกับยุคสมัยและการแข่งขันในตลาดโลก

  • เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของการแปลงเป็นดิจิตอลในสภาพแวดล้อมปัจจุบันและประเมินความเสี่ยงในอนาคต
  • เพื่อพัฒนาวิสัยทัศน์ในการดึงดูดลูกค้าและสร้างการเติบโตที่สร้างผลกำไรโดยใช้เทคโนโลยีดิจิตอล
  • เพื่อการวางแผนการ ในการเป็นคลังข้อมูลที่ดีที่สุดในอนาคต โดยเชื่อมโยงกับประสบการณ์ของลูกค้า
  • เพื่อจัดเตรียมองค์กรให้ประสบความสำเร็จเพื่อเปลี่ยนแปลงแนวทางการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ
  • เพื่อพัฒนาแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมและเพื่อสร้างทีมผู้นำที่เชี่ยวชาญด้านดิจิทัล

Digitization ทำให้การเข้าถึงเข้าถึงและแชร์งานทำได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นเอกสารต้นฉบับโดยทั่วไปสามารถเข้าถึงได้ในลักษณะของแฟ้มเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่หากเอกสารนั้นเป็นดิจิทัลพนักงานหลายคนในองค์กรสามารถใช้งานพร้อมกันได้ ดังนั้นจึงได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับสแกนเอกสารสำหรับองค์กรยุคใหม่ กระบวนการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อขยายความได้เปรียบทางการแข่งขันและเร่งการเติบโตด้านของผลกำไร

ในสภาพแวดล้อมปัจจุบันที่ลูกค้าต้องการให้ข้อมูลทั้งหมดจากซัพพลายเออร์ (Supplier) นั้นสามารถเข้าถึงข้อมูลในรูปแบบเอกสารได้สะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอดีตองค์กรอาจไม่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้ เพราะเหตุนี้ องค์กรที่ยังเป็นระบบเก่าๆจึงจำเป็นที่ต้องปรับเปลี่ยนมาใช้กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัล  เพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นของลูกค้า ซึ่งในเรื่องนี้องค์กรจะต้องดำเนินการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างจริงจัง เพื่อให้สะดวกต่อการติดต่อประสานงานกัน และมีความพร้อมในการใช้งานตลอดเวลา โดยให้สอดคล้องกับยุคสมัย ซึ่งเป็นสิ่งช่วยอำนวยความสะดวกต่อลูกค้าและกำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในยุคปัจจุบัน

 

ติดตามข้อมูลข่าวสารสินค้าและบริการได้ที่นี่

 

Related Articles