Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

กลยุทธ์ในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการ จัดการเอกสาร ภายในองค์กรองค์กร

จัดการเอกสาร

กลยุทธ์ในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการ จัดการเอกสาร ภายในองค์กรองค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานราชการ ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง จากการใช้การจัดการเอกสารด้วยมือ มาเป็นการจัดการเอกสารให้แบบอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีการกำหนดแผนแม่บท และ วางแผนกลยุทธ์ ในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในองค์กรเสียก่อน เพื่อให้เป็นที่ยอมรับ และ สามารถเปลี่ยนแปลงไปด้วยความเรียบร้อย เพราะถ้าหากไม่มีการวางแผนอย่างเป็นระบบแล้ว ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะด้านสำหรับเจ้าหน้าที่ ที่ต้องใช้งาน รวมถึงการสนับสนุนจากผู้บริหาร และ การกำหนดแผนกลยุทธ์นั้น ควรคำนึงถึงสิ่งต่างๆดังต่อไปนี้

 

1 การนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้จะต้องได้ประโยชน์อย่างแท้จริง

จึงจะเป็นแรงผลักดันให้เจ้าหน้าที่ใช้ประโยชน์จากระบบอย่างจริงจังโดย ต้องพิจารณาถึงความเข้ากันได้กับระบบการทำงานของหน่วยงานและเหมาะสำหรับข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาโดยมีการเปลี่ยนแปลงระบบเอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ อยู่เสมอซึ่งกฎระเบียบ นั้นจะ ต้องเปลี่ยนแปลง ไปตาม การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2 เมื่อนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้จะต้องทำให้เกิดประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้น

เช่น ประสิทธิภาพของกระบวนการการผลิตเอกสาร จะต้องมีประสิทธิภาพในการกระจายเอกสาร ให้ทั่วถึงกันโดยสามารถใช้งานได้อย่างคล่องตัวรวดเร็วและสามารถสื่อสารแล้วเข้าใจกันแม้อยู่คนละสถานที่ก็ตาม

3 ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความปลอดภัยจากภัยคุกคามต่างๆ

ได้เพราะระบบจะต้องมี การป้องกันอย่างเพียงพอ จากข้อมูล ที่จะถูกทำลายหรือการสูญเสียข้อมูลการฝ่าฝืนความลับและความปลอดภัย จากการลงข้อมูลต่างๆ

 

กลยุทธ์ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร จะกล่าวโดยสรุปได้ว่า การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในอนาคตการที่จะนำระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้นอกจากจะต้องได้รับการสนับสนุน จากผู้บริหารอย่างเต็มที่แล้ว จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรขึ้นด้วย และ ต้องมีการกำหนดแผนกลยุทธ์ ในการนำเอาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในองค์กรเพื่อให้องค์กร สามารถยอมรับและใช้ กันอย่างจริงจังโดยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตขึ้นมานั้นจะต้องมีมาตรฐานที่จะสามารถจัดเก็บและสามารถเปิดใช้งานได้ในอนาคต

 

โดยประโยชน์ของการ จัดการเอกสารด้วยระบบ มีดังนี้

1 ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารกระดาษ

2 ช่วยในเรื่องของการค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

3 สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและความปลอดภัยของข้อมูลได้

4 สามารถทำการสำรองข้อมูลและเก็บรักษาข้อมูลได้ง่ายกว่า

5 ช่วยส่งเสริมการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

สรุปขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมที่ง่าย และไม่มีความเป็นระเบียบนั้น หากต้องการค้นหาเอกสารที่ต้องการ มักจะส่งผลทำให้เกิดปัญหา การใช้เวลานานในการค้นหา จึงจำเป็นต้องมีการจัดทำกระบวนการจัดการเอกสารแบบใหม่ เพื่อให้ระบบการจัดการจัดเก็บเอกสาร และการสืบค้นเอกสาร เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม โดยวิธีการจัดทำกระบวนการจัดการเอกสารแบบใหม่นั้น จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ โดยอ้างอิงข้อมูลจากแนวคิดและทฤษฎีต่างๆ มาใช้ด้วย รวมถึงซอฟแวร์ที่อยากจะแนะนำสำหรับงานเอกสารขององค์กรเพื่อให้ท่านสบายใจนั่นก็คือ ซอฟต์แวรจัดเก็บเอกสาร Ecm viewer

Ecm viewer เป็นโปรแกรมที่จัดอยู่ในประเภทการจัดการเอกสาร Document management Software เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสาร ประเภทต่างๆ และ สามารถสืบค้นเอกสารต่างๆได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยมีเครื่องมือการจัดการไฟล์ ที่หลากหลาย มีหน้าจอแสดงรายชื่อไฟล์ และ สามารถจัดเรียงไฟล์ ดูไฟล์ ลบไฟล์ แก้ไขไฟล์ เอกสารต่างๆอย่างสะดวก และ มีการกำหนดสิทธิ์ ของผู้ใช้งานในแต่ละคน ในการเข้าถึงไฟล์เอกสารอีกด้วย แล้วเรื่องของการค้นหาเอกสารนั้น สามารถค้นหาเอกสารด้วยคำค้นหา keyword จากชื่อเอกสารได้โดยตรง อย่างถูกต้องและแม่นยำ ทั้งยังรองรับการทำงานในลักษณะของ web Application เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งปันเอกสารให้ผู้อื่นได้ ตามสิทธิ์ที่กำหนดเอง เช่น อ่านได้ ดาวน์โหลดได้ ลบไฟล์ได้ ดังนั้นโปรแกรมนี้จะช่วยประหยัดเวลา ในการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างยอดเยี่ยมเลยทีเดียว นอกจากประสิทธิภาพของโปรแกรมที่ท่านจะได้รับอย่างเต็มเปี่ยมแล้ว ด้วยนวัตกรรมในการจัดการระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยลดปริมาณการเก็บเอกสารด้วยกระดาษ และ ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้อีกด้วย

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles