Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

การสแกนเอกสารแบบดิจิตอลมี “ประโยชน์” มากแค่ไหน ใครรู้บ้าง?

ประโยชน์ ของสแกนเนอร์ จะช่วยรักษาคุณภาพของภาพ หรือข้อมูลเหล่านั้น ให้คงทนถาวร มากกว่าการเก็บในรูปของเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในยุคอินเทอร์เน็ตด้วยแล้ว สแกนเนอร์ จะยิ่งเพิ่มความสะดวก ในการจัดทำข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น สแกนรูปภาพ สำหรับใช้ตกแต่งเว็บไซต์ หรือจัดเก็บเป็นอัลบั้ม หรืออยู่ในไฟล์ข้อมูล

ยุคนี้ต้องถือว่า สแกนเนอร์ เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วง ที่มีความจำเป็นสำหรับผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่แพ้ อุปกรณ์ต่อพ่วงประเภทอื่นๆ เนื่องจากหน้าที่ของอุปกรณ์ ชิ้นนี้ ก็คือ การเก็บข้อมูลที่เป็นภาพกราฟก ภาพถ่าย หรือเอกสารไว้ในฮาร์ดดิสก์ภายในคอมพิวเตอร์ เรียกว่า เป็นการจัดเก็บเอกสารที่เคยอยู่ในรูปของกระดาษ ให้ไปอยู่ในรูปแบบดิจิตอล

แม้หลายคนเริ่มมองว่า กล้องดิจิตอลจะมาเป็นอุปกรณ์อีกชิ้นที่มาเป็นทางเลือกใหม่ให้กับผู้ใช้ ข้อดีของกล้องดิจิตอลความสะดวกให้กับผู้ใช้มากกว่าเครื่องสแกนเนอร์ โดยเฉพาะความสะดวก และความรวดเร็วของกล้องดิจิตอลที่มีมากกว่าสแกนเนอร์ เพราะผู้ใช้สามารถ download รูปภาพจากกล้องดิจิตอลใส่ลงในฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่องได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านการสแกนภาพให้ยุ่งยาก

ซึ่งแนวโน้มในอนาคตของเครื่องสแกนเนอร์ นอกจากจะถูกแทรกซึมด้วยกล้องดิจิตอล ที่จะเข้ามาทดแทนเครื่องสแกนเนอร์ในบางส่วน โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วในการบันทึกภาพแบบปัจจุบันทันด่วน และต้องมี “ประโยชน์” ต่อผู้ใช้งานอย่างมากที่สุด

เอกสารกองท่วมหัว-ประโยชน์ที่จะได้รับ

การสแกนเอกสารแบบดิจิตอลมี “ประโยชน์” อะไรบ้าง? มาอ่านกัน…..

1. ประหยัดพื้นที่สำนักงาน และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี 

การจัดเก็บเอกสารกระดาษ คุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้ สำนักงานลดพื้นที่ ในการจัดวางตู้และ การจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงาน เพราะการทำงานในสำนักงาน ที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละออง ที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

2. ประหยัดเวลา พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมง

 ในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหา เอกสารที่เป็นดิจิตอล ภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลา ไปทำงานอื่น ที่สร้างราย ได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น

3. การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง

ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมด ถูกจัดเก็บไว้ที่เดียว ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่า จะหาเอกสารและข้อมูล ได้จากที่ไหน การอัพเดต เอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบ ติดตาม การเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

4. แบ่งปันได้ง่าย

ไฟล์เอกสารดิจิตอล ช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปัน ข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญ ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสาร ระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

5. ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

ง่ายมากสำหรับเอกสารกระดาษ ที่จะหายไปหรือหาไม่พบ เมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียน ในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสาร ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้น จะถูกเก็บในระบบ ที่เข้าถึงได้ง่าย ไม่มีกระดาษหลุดหายออกไป จากตู้หรือหาไม่พบ

6. ประหยัดเงิน

มีการประเมินว่าบริษัท ในสหรัฐอเมริกาเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 8 พันล้านเหรียญต่อปี ในการจัดการเอกสารกระดาษ พนักงานสำนักงานทั่วไป ในสหรัฐอเมริกาใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปี บริษัทของคุณเสียค่าใช้จ่าย ในการจัดการข้อมูล ในรูปแบบกระดาษมากกว่า ที่คุณคิด! ด้วยการแปลงเอกสาร เป็นดิจิตอล บริษัทจะประหยัดเงินทั้งหมด ที่ใช้ในการพิมพ์ การจัดเก็บและจัดเก็บเอกสาร

7. ปลอดภัยยิ่งขึ้น

เอกสารกระดาษนั้นมีความเสี่ยง ต่อการถูกขโมยข้อมูล สูญหายและภัยพิบัติ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูล แบบดิจิทัลข้อมูลจะได้รับการป้องกัน ที่ดีกว่าจากภัยคุกคามเหล่านี้ และสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูล ด้วยการจำกัดสิทธิและป้องกันด้วยรหัสผ่าน การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ ว่าข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น รายงานทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า การกำหนดราคาและอื่น ๆ จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย จากการละเมิดความปลอดภัย บนระบบ Document Management Software บริษัทสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใด ถูกเข้าถึงเมื่อใดโดยผู้ใช้ รายใด ด้วยการจัดเก็บเป็นดิจิตอล การสำรองข้อมูลสามารถทำได้ง่ายและคุ้มค่า เอกสารดิจิตอลยังปราศจาก ความเสี่ยงจากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม

8. การเก็บถาวรง่ายขึ้น

เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิตอลการจัดระเบียบและการเก็บ รักษาข้อมูลธุรกิจทำได้ง่ายและรวดเร็ว เป็นประโยชน์อย่างมาก ต่อทั้งพนักงานปัจจุบันและอนาคต ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลธุรกิจที่จัดเก็บเป็นระเบียบ

9. มาตรฐานการตรวจสอบที่ดีขึ้น

การตรวจสอบกลายเป็น เรื่องเครียดหากเอกสารสำคัญหายไปหรือหายาก การสแกนเอกสารยังช่วยลดความเสี่ยง ของการถูกลงโทษหรือปรับ จากการตรวจสอบ ช่วยให้ บริษัทปฏิบัติตาม ข้อผูกพันทางกฎหมายและข้อบังคับได้ง่ายขึ้น

10. คุณมีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

การสแกนเอกสารไม่เพียงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมด้วย มันลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึก เครื่องเขียนและไฟฟ้า สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ ของบริษัท และช่วยรักษาป่าไม้ของโลก

บริษัทที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้น จะมีชื่อเสียงที่ดีขึ้น ดังนั้นการสแกนเอกสารจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ช่วยให้ข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลที่มีค่าทั้งหมดได้รับการคุ้มครองอย่างดี และยังรักษาสิ่งแวดล้อมด้วย  เพื่อเป็น “ประโยชน์” แก่คุณในการประหยัดเวลาและเงินของคุณเอง

Related Articles